NAV PARTNERS

De bewijswaarde van e-mail

www.nav.be > De kennisdatabank > Juridische tipsrubriek > De bewijswaarde van e-mail

Het gebruik van e-mail als een modern communicatiemiddel is vandaag een gangbare praktijk geworden. De vraag stelt zich of de keuze voor communicatie via e-mail juridische gevolgen heeft vergeleken met de communicatie via andere kanalen zoals per brief. In het bijzonder stellen zich twee problemen met name enerzijds de vraag naar de bewijswaarde van de e-mail en anderzijds de vraag of en wanneer de e-mail geacht wordt te zijn ontvangen.

 

 

 

 

 

 

 

Een onderscheid dient te worden gemaakt tussen een situatie waarbij partijen bij overeenkomst regels vaststellen inzake de te gebruiken communicatiemiddelen en een situatie waarbij dergelijke contractuele regeling niet voorhanden is. Indien een overeenkomst bijvoorbeeld bepaalt dat elke kennisgeving dient te gebeuren per aangetekend schrijven dan zal een kennisgeving per e-mail in principe niet volstaan. Het is ook mogelijk contractueel te bepalen dat kennisgevingen per e-mail mogelijk zijn, al dan niet met specifiek toegevoegde afspraken over de ontvangst ervan. Indien er geen overeenkomst voorhanden is of indien de overeenkomst hierover niets bepaalt, dient te worden teruggegrepen naar de hierna weergegeven regels van het gemeen recht.

 

De wetgever voegde in 2000 een artikel 2281 toe aan het Burgerlijk Wetboek betreffende de waarde van kennisgevingen per e-mail. Overeenkomstig deze bepaling kan een kennisgeving per e-mail gelijk worden gesteld aan een schriftelijke kennisgeving, zelfs indien deze geen handtekening bevat voor zover tenminste de geadresseerde niet om deze handtekening gevraagd heeft of de geadresseerde er wel om vroeg en de kennisgever zonder onnodig uitstel een origineel ondertekend exemplaar heeft nagezonden. Dergelijke kennisgeving heeft dan uitwerking vanaf de ontvangst van de e-mail door de bestemmeling. Gebruik maken van een ontvangstbevestiging lijkt hierbij zeker nuttig. Kortom, correspondentie per e-mail hoeft niet minderwaardig te zijn t.o.v. deze per brief. De hamvraag blijft deze naar het moment van ontvangst, wat evenwel bij een gewone brief niet anders is.

 

Het voorgaande neemt niet weg dat rechtbanken soms wat omzichtiger omspringen bij het beoordelen van de bewijswaarde van een e-mail aangezien moet worden vastgesteld dat een e-mail, dewelke verzonden en ontvangen wordt in digitale vorm, gemakkelijker vatbaar is voor contaminatie. Zo is het niet ondenkbaar dat subtiele wijzigingen worden aangebracht in de tekst van een e-mail of dat de datum van verzending wordt vervalst alvorens deze aan de rechtbank (gewoonlijk in een uitgeprinte versie) ter beoordeling wordt voorgelegd. Enige oplettendheid, rekening houdende met de omstandigheden van de zaak, is dus wel geboden. Zo aanvaardde het Hof van Beroep te Gent bijvoorbeeld e-mails niet als bewijs daar de tegenpartij betwistte deze e-mails ontvangen te hebben, de e-mail niet via het internet maar via een interne bedrijfsmail werd verzonden en het volgens de aangestelde deskundige mogelijk was dat de verzender van de e-mail de tijdsklok van het systeem had aangepast teneinde de e-mail te antidateren (Gent 10 maart 2008, T.G.R. 2009, 28.).

 

Naast het uitwisselen van loutere correspondentie kan men ook rechtshandelingen vastleggen via elektronische weg in plaats van ze ‘op papier te zetten’. Hoewel moet vastgesteld worden dat sommige rechtshandelingen voor hun totstandkoming aan bepaalde vormvereisten (bijv. een geschrift) gebonden zijn, komen de meeste contracten nochtans tot stand enkel en alleen door de wilsovereenstemming tussen partijen, zonder vereiste van enige formaliteit. Dat neemt niet weg dat voor het bewijs van deze contracten een geschrift kan nodig zijn. Immers, voor het bewijs dienen de regels van het Burgerlijk Wetboek te worden gevolgd dewelke in sommige gevallen een geschrift voorop stellen. In handelszaken is het bewijs weliswaar vrij doch ook daar kan een schriftelijk stuk (ongeacht of dit getypt of handgeschreven is) wel nuttig zijn.

 

Welnu, de wetgever heeft met dergelijk vormvereiste van een geschrift gelijkgesteld ’een opeenvolging van verstaanbare tekens die toegankelijk zijn voor een latere raadpleging, welke ook de drager en de transmissiemodaliteiten ervan zijn‘, d.i. bijvoorbeeld e-mailverkeer. Met een handtekening wordt gelijkgesteld ’een geheel van elektronische gegevens dat aan een bepaald persoon kan worden toegerekend en het behoud van de integriteit van de inhoud van de akte aantoont‘. Bedoeld wordt onder meer de gekwalificeerde handtekening omschreven in de wet op de elektronische handtekening. Het vastleggen van een rechtshandeling via elektronische weg kan dan ook een modern alternatief zijn voor een geschrift als bewijs van een overeenkomst.

 

Als besluit mag dan ook worden gesteld dat aan e-mails wel degelijk bewijswaarde toekomt, zowel voor loutere correspondentie als zelfs voor het sluiten van overeenkomsten. Enige omzichtigheid bij het verzenden van een e-mail is dan ook geboden.

 

Katrijn Van der Maat

GSJ advocaten
 

Laatste update: 09/05/2012