Je kan slechts stage lopen bij een architect die regelmatig op het tableau is ingeschreven en dit gedurende minstens 10 jaar. Voor een stage in het buitenland gelden dezelfde voorwaarden zoals hierboven vermeld.
Op deze regel kan de Orde een afwijking toelaten. Men kan ook stage lopen bij een architect die twee jaar op de lijst van de stagiairs stond en nadien 8 jaar op het tableau.

Een gehoorzaam medewerker te zijn; alle taken waarmee je voor het vervolmaken van je beroepsopleiding wordt belast in geweten te volbrengen; met alle andere leden van het bureau te werken in een geest van volkomen samenwerking; het beroepsgeheim te eerbiedigen.

Procedure voor een vlotte start van de stage
1. Zoek een stagemeester
2. Contacteer het secretariaat van de Orde van de Provincie waar uw stagemeester is ingeschreven.
Zij zullen u het volgende overmaken

• een aanvraag tot inschrijving;
• drie stagecontracten waarvan één, na ondertekening, moet worden gevoegd bij uw aanvraag tot inschrijving;
• twee exemplaren van het stagereglement dat wij u aanbevelen aandachtig te lezen en waarvan één, ondertekend met de vermelding “gelezen en goedgekeurd”, moet worden teruggestuurd naar de Orde;
• een exemplaar van het reglement van beroepsplichten.

3. Dien uw dossier in. Dit dossier bestaat uit volgende zaken:

• de aanvraag om inschrijving;
• een exemplaar van het stagecontract ondertekend door beide partijen;
• een recent getuigschrift van goed zedelijk gedrag;
• een afschrift van uw diploma gelegaliseerd door het gemeentebestuur of, bij ontstentenis, een attest van de instelling die het diploma heeft afgeleverd;
• twee foto’s, formaat identiteitskaart;
• een exemplaar van het stagereglement door de stagiair voor akkoord ondertekend.

Een stage zal pas kunnen ingaan op de eerste of de vijftiende van de maand volgend op het tijdstip van toekomen van de aanvraag op het secretariaat van de bevoegde provinciale Orde en mits volledigheid van alle documenten.

Zie ook verder: gespecialiseerde stages en stage in het buitenland

4.Contract
Daarnaast vraagt de Orde een kopij van het stagecontract. Dit dient eerst door de raad van Orde goedgekeurd voor de stage rechtsgeldig begint te lopen. Zo kan het zijn dat de datum van goedkeuring niet overeenstemt met datum van overeenkomst.
Maandelijks dient een kopij van de stagefiche waarin de prestaties van de stagiair vermeld staan aan de Orde overgemaakt. Als stagiair moet je deze fiches bijhouden en invullen. De stagemeester moet ze, voor ze opgestuurd worden naar de Orde, ondertekenen.
Om de zes maand wordt een tussentijds syntheseverslag opgemaakt door de stagemeester. Als stagiair maak je ook een semestrieel verslag op en maak je dit over aan de Orde.

5. Sociale zekerheid als zelfstandige.
De stage verloopt als zelfstandige (in 99 % van de gevallen), hiervoor heb je een aansluiting nodig bij een sociaal verzekeringsfonds voor zelfstandigen.

In je aangifte in de personenbelasting moet je je inkomsten vermelden in het vak ‘Baten’ (vak XVII in deel 2 van de aangifte, als je geen deel 2 gekregen hebt, moet je dat aanvragen). Dit houdt in dat je erelonen maar moet aangeven wanneer je ze ontvangen hebt, en niet van zodra je een factuur hebt opgemaakt. Je beroepskosten mag je bewijzen door middel van facturen of ontvangstbewijzen, of je kunt kiezen voor het wettelijk forfait (maximum 3.590 euro voor de inkomsten van 2010). Zelfstandigen in hoofdberoep moeten voorafbetalingen doen, anders wordt hun belasting verhoogd. Maar bij een eerste vestiging als zelfstandige krijg je een vrijstelling van deze verhoging gedurende de eerste 3 belastbare tijdperken, te rekenen vanaf de inschrijving op de lijst van stagiairs.

Contacteer vóór de stage de Orde van Architecten van jouw provincie om alle nodige formulieren te krijgen. Een lijst met stagemeesters kan meestal daar opgevraagd worden.

Leergangen worden niet aanvaard als stage. Het kan zijn dat de stagiair tijdens zijn stage aanvullende universitaire studies volgt als specialisatie in verband met architectuur, stedenbouw en aanverwante disciplines. In voorkomende gevallen kan het moeilijk zijn om per maand de gevraagde 120 uur klassieke stage te volbrengen. In dergelijk geval vragen de Raden dat tijdens deze periode de prestaties als stagiair bij de stagemeester minstens 100 uur per maand bedragen, de resterende 20 uur kunnen dan later ingehaald worden hetzij door meer uren te presteren hetzij door een evenredige verlenging van de stage. De goedkeuring moet voorafgaandelijk aan de stagemeester en aan de Orde gevraagd worden.

De bedoeling is dat de stagiair van de verschillende facetten van het beroep kennis neemt om, eens de stage beëindigd, beroepsverantwoordelijkheid te kunnen opnemen. De duur van de stage bedraagt minimaal 2 jaar. Een stage mag niet zomaar onderbroken worden. Hiervoor zijn bijzondere redenen voorhanden. Bij voorbeeld: het beëindigen van een bouwwerf, een werf die niet opstart,... Er is voorgaand advies vereist van de Raad. De onderbreking is van korte duur. Een te lange onderbreking kan als gevolg hebben, dat de gelopen stage niet meer telt! Drie jaar om de stage te beëindigen is aangewezen.
Tijdens de stageperiode mag de stagiair van stagemeester wisselen op voorwaarde dat deze stageperiode niet minder dan zes maanden bedraagt. Indien de Raad van de Orde oordeelt dat de stage ontoereikend is, dan kan de stage verlengd worden met een periode van één jaar. De stagiair dient zich, net zoals de gewone leden die ingeschreven zijn op het tableau, te houden aan deontologische regels. Indien een stagiair zijn verplichtingen niet nakomt, kan hij van de lijst geschrapt worden. De procedures hiervoor zijn analoog met deze van de gewone leden.

Het statuut van de stagiair is hetzelfde als de architecten leden van de Orde, dit kan zijn:
Zelfstandige of bezoldigde of ambtenaar. Bijzonder dient er op gelet dat , na de stageperiode, de vroegere stagiair niet valt onder het begrip SCHIJN-ZELFSTANDIGE indien hij verder werkt voor zijn stagemeester.

De stagiair die als zelfstandige optreedt is burgerlijk aansprakelijk voor zijn daden, ook al presteert hij onder gezag en voor rekening van zijn stagemeester. Sommige verzekeringspolissen afgesloten door de stagemeester dekken de beroepsverantwoordelijkheid van de stagiair die in opdracht van de stagemeester handelt. Voorwaarde is echter dat de stagemeester voorafgaandelijk het inherent risico aan zijn verzekeraar meldt (samenstelling van bureau = stagiair xxx). Van zodra je een eigen opdracht in hoedanigheid van zelfstandige architect start, moet je een eigen polis afsluiten. Naast je beroepsaansprakelijkheidsverzekening is het nuttig een algemene polis B.A. te onderschrijven (de zogenaamde “familiale verzekering” ).

Je moet je ook aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds en sociale bijdragen betalen. Vanaf 1 april 2010 moet deze aansluiting als zelfstandige in orde zijn uiterlijk de dag van de start van je activiteiten. Daarvoor ondertekent men een verklaring van aansluiting bij een sociaal verzekeringsfonds naar keuze. Doe je dit niet of pas later, dan riskeer je een administratieve boete van 500 tot 2.000 euro, word je automatisch aangesloten bij de Nationale Hulpkas en worden intresten aangerekend wegens laattijdige aansluiting. De bijdrageplicht begint vanaf de 1ste dag van het kwartaal waarin je je als zelfstandige vestigt. De sociale bijdragen worden berekend op je netto belastbaar inkomen van drie jaar terug. Dat inkomen is bij de start van je praktijk nog niet gekend. Daarom betaal je de eerste drie jaar voorlopige bijdragen, gebaseerd op ofwel een minimuminkomen (wat neerkomt op een sociale bijdrage van ongeveer 600 euro per kwartaal), ofwel een door jezelf geschat (hoger) inkomen. Achteraf, wanneer de definitieve inkomsten van het eerste volledige kalenderjaar bekend zijn, worden deze voorlopige bijdragen herzien. Merk op: wanneer je start aan het einde van een kwartaal, moet je de bijdrage voor een volledig kwartaal betalen. Daarom is het soms nuttig deze aanvang even uit te stellen tot het begin van het volgend kwartaal (b.v. activiteit starten per 1 oktober i.p.v. per 15 september).

In beginsel op het bureau van de stagemeester. Dit kan evenwel eveneens plaatshebben op een werf van de stagemeester of op een andere plaats. Maar hiervoor moet voorafgaandelijk een afwijking worden toegestaan vanwege de Orde.
De minimumprestatie bij je stagemeester bedraagt minimaal 120 uren per maand. In geen geval kan de stagiair zijn stage uitvoeren op zijn persoonlijk adres. Het is reeds meermaals voorgekomen dat een stagiair gedurende heel zijn stageperiode zijn eigen werkzaamheden bij hem thuis uitoefent en slechts bij een stagemeester pro forma ingeschreven is. Dit is dus duidelijk niet de bedoeling van de stage.

Als startende architect ben je verplicht om je in te schrijven in de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO). Dit doe je bij een ondernemingsloket. Er bestaan een tiental erkende ondernemingsloketten. NAV heeft een gepriveligeerde samenwerking met Zenito. De inschrijving kost 75 euro. Een lijst van de kantoren kan je terugvinden op www.zenito.be.
 

Dit zijn activiteiten binnen de bouwsector die niet gelijklopend zijn met deze van een architect doch indirect ermee in verband staan. Zo bijvoorbeeld: werken op een bureau voor stedenbouw en ruimtelijke ordening; expertises inzake gebouwen; restauratiewerken; … Dergelijke stages komen slechts éénmaal in aanmerking als geldige stage voor een periode van maximaal zes maanden.
Ten uitzonderlijke titel en mits voorafgaande goedkeuring van de Orde kan deze stage mogelijk verlengd worden (bvb in functie van de looptijd van een bouwwerf of een onderzoeksproject).
Deze gespecialiseerde stage moet voorafgaandelijk aangevraagd en goedgekeurd worden door de Orde en moet gesuperviseerd worden door een stagemeester. Hier geldt ook de ancienniteit.

Als stagiair mag je werken uitvoeren voor eigen rekening. Je mag echter alleen werken aanvaarden die je aankan en die je niet beletten de normale stageverplichtingen na te komen.
Deze werken gebeuren volledig onder jouw verantwoordelijkheid en niet van de stagemeester.
Je mag als stagiair onder geen enkel beding rechtstreeks met kandidaat-opdrachtgevers van de stagemeester onderhandelen om de opdracht voor eigen rekening binnen te halen.

De stage bij een aannemer wordt aangemoedigd als je daardoor dichter bij de uitvoeringsfase betrokken wordt. Dit wordt echter beschouwd als een “gespecialiseerde stage” en zal bijgevolg maximaal voor een periode van 6 maand kunnen.

Dit kan, na onbepaalde tijd bij schriftelijk akkoord van de stagemeester en de stagiair. De Orde van Architecten wordt daarvan op de hoogte gebracht met de reden van onderbreking. De stagiair kan dan van dag op dag een andere stage aanvatten. De aanpassing geeft geen verlies voor de stageduur behoudens indien de regelgeving m.b.t. de minimale stageduur (6 maanden bij éénzelfde stagemeester) dient te worden toegepast.

Deze stage moet voorafgaandelijk aangevraagd en goedgekeurd worden door de Orde en moet gesuperviseerd worden door een stagemeester met voldoende anciënniteit. Een binnenlandse stage wordt gelopen na de buitenlandse stage.

Ja, er moet een minimum periode van telkens zes maanden bij één en dezelfde architect worden doorlopen. Een kortere periode wordt veelal niet als geldig aanvaard door de Orde, zelfs in het geval u geen oorzaak van deze situatie bent. Raadpleeg bij twijfel de bevoegde provinciale Raad van de Orde.

De Wet van 1963 bepaalt dat niemand op het tableau van de Orde kan opgenomen worden zonder voorafgaandelijk een stage gedaan te hebben. Het doormaken van een stage is dus een wettelijke verplichting.
Op 13 mei 1965 werd het stagereglement als bijlage van een koninklijk besluit betreffende de stage gepubliceerd. Het recentste stagereglement werd gepubliceerd in maart 1992 door de Orde. De stage is in het leven geroepen om een aanvullende opleiding en praktische vorming te verzorgen.

Tot de provinciale Orde waar uw stagemeester onder valt, in dit geval de Orde van Architecten van Limburg.

In principe is dit onbeperkt doch de Raden van de Orde kunnen ingrijpen indien zij menen dat een stagemeester met een te groot aantal stagiairs onmogelijk op een behoorlijke manier zijn stagiairs kan begeleiden. De meeste provinciale Raden beperken echter het maximumaantal stagiairs per stagemeester tot twee. Meer bepaald worden twee stagiairs per stagemeester toegestaan indien één stagiair reeds 1 jaar stage achter de rug heeft.

Architecten zijn BTW-plichtig. Maar de architect-stagiair die alleen prestaties levert in opdracht van zijn stagemeester, moet zich nog niet registreren als BTW-belastingplichtige. Let wel op: van zodra je naast je activiteiten voor je stagemeester ook nog zelfstandig prestaties levert als architect, hoe gering ook (bijvoorbeeld plannen tekenen voor het uitvoeren van kleine verbouwingswerken), zal je voor het geheel van je activiteiten als een BTW-belastingplichtige beschouwd worden.
Een stagiair mag zich wel altijd als BTW-plichtige laten registreren. Dit kan interessant zijn omdat je als BTW-belastingplichtige BTW op je investeringen en kosten kunt recupereren. De BTW op investeringen die je gedaan hebt vooraleer je als BTW-belastingplichtige bent geregistreerd, bijvoorbeeld een computer die je als student hebt gekocht, kun je niet recupereren, zelfs niet gedeeltelijk (vroeger was dit anders).
 

Je registreert je als BTW-belastingplichtige door je ondernemingsnummer te laten activeren in het BTW kantoor. Voor prestaties geleverd voor een BTW-belastingplichtige persoon (b.v. je stagemeester) of voor een al dan niet BTW-plichtige vennootschap of VZW, moet je een factuur opmaken. Op je facturen moet je ten minste vermelden: je naam, je BTW-nummer, het volgnummer, de datum, de naam van de klant, zijn BTW-nummer indien hij BTW plichtig is, het bedrag van het ereloon (inclusief en exclusief BTW), het BTW-tarief en het BTW-bedrag. Voor diensten verricht in opdracht van een particulier hoef je geen factuur te maken. Het BTW tarief op erelonen van een architect is 21%. Per kwartaal moet je BTW-aangiftes indienen, uiterlijk op 20/01, 20/04, 20/07 en 20/10.

De BTW is in principe verschuldigd wanneer je een factuur hebt opgemaakt, maar voor architecten bestaat er een uitzondering waarbij de BTW maar opeisbaar is naarmate het ereloon geïncasseerd wordt. De voorwaarden voor deze uitzondering zijn dat je je beroep uitoefent als natuurlijk persoon of binnen een maatschap (dit is een vennootschap zonder rechtspersoonlijkheid, dwz: samenwerking tussen mensen zonder een 'echte' vennootschap op te richten) en dat je op je facturen het volgende vermeldt: “BTW niet aftrekbaar. Aftrek eventueel uit te oefenen aan de hand van het ontvangstbewijs voorgeschreven door het ministerieel besluit van 28 september 1992 of aan de hand van de ereloonnota die u, voorzien van een kwijting, zal worden uitgereikt na betaling van het ereloon”.