Het probleem: teammeetings vreten tijd
In veel bureaus is de vennoot of de senior medewerker de wandelende database van to do’s, deadlines en lessons learned. Dit leidt tot micromanagement: je checkt of een medewerker gedacht heeft aan de archeologienota voor de vergunning of je stuurt mails om een update van het project te vragen.
Medewerkers tasten soms in het duister over wat ze moeten doen. Teammeetings, die eigenlijk dienen om de koers te bepalen, worden zo al snel een opsomming van: “Wat is de status van project X? Heb je die offerte verstuurd?”. Voor je het weet, ben je uren verder zonder knopen door te hakken.
Zo moet het niet: een medewerker die vastloopt omdat die niet weet welke documenten nodig zijn voor bijvoorbeeld een sloopopvolgingsplan. Of een vennoot die tijd verspilt aan het najagen van updates, terwijl die zou moeten focussen op een nieuwe wedstrijd of het binnenhalen van projecten. In een sector waar de marges krap zijn, is er weinig ruimte om kostbare tijd te verspillen.
Afvinklijsten en visuele borden als oplossing
Een snelle manier om projectstatussen op te volgen is een simpele afvinklijst, opgedeeld in ‘to do’, ‘in progress’ en ‘done’. Dit geeft in één oogopslag inzicht. Versterk dit met een visueel Kanban-bord, in Notion (of in een ander projectmanagementprogramma zoals Microsoft Planner) en laat medewerkers dat dagelijks updaten. Gebruik extra labels zoals ‘Klein taakje’, ‘Wachten op’, aangevuld met ‘Review nodig’ of ‘Nagekeken’. Zo zien vennoten direct wat er speelt.
Twee extra tips:
- Voeg bijkomende info toe, zoals “Zie mail stedenbouw ontvangen op 04/12/2025”, voor extra context die je later nog van pas kan komen.
- Maak duidelijk wie de taak moet doen. Zo wacht je niet op elkaar.
Afvinklijsten en borden maken je team zelfstandiger. Medewerkers weten wat ze moeten doen en vinken taken af zonder jouw input. Dit bespaart tijd – geen uitzoekwerk – en zorgt dat ze de slimste weg kiezen. Lessons learned, zoals ‘Verslag vooroverleg stedenbouw toevoegen’, voeg je toe als checklist bij de taak ‘documenten opladen op omgevingsloket’, zodat kennis niet verloren gaat.
