Tijdens de kick-off van de klankbordgroep van de NAV Academy gaf ir.-arch. Stefan Hooijmans (B-architecten) een inkijk in de manier waarop het bureau kennis verzamelt, deelt en verankert. Met een honderdtal medewerkers, verschillende teams en drie locaties wordt kennisdeling er bewust georganiseerd.
Hun aanpak levert een aantal interessante lessen op, ook voor kleinere architectenbureaus.
1. Maak van kennisdeling een verantwoordelijkheid
Bij B-architecten wordt kennis centraal opgevolgd binnen het technisch platform. Ondanks de naam gaat het niet om een digitaal platform, maar om een werking die instaat voor de opbouw en het beheer van kennis binnen het bureau. De werking wordt hoofdzakelijk door één persoon getrokken, die hier drie dagen per week aan besteedt.
Daarnaast zijn er een tiental zogenaamde B-specialisten: medewerkers met een bijzondere affiniteit met thema's zoals brandveiligheid, akoestiek of houtbouw. Zij houden voor hun domein nieuwe regelgeving, normen en interessante opleidingen in de gaten.
Je hoeft daar als kleiner kantoor uiteraard geen volledig kennisplatform voor op te richten. Het principe erachter is wél interessant: maak kennisbeheer een expliciete verantwoordelijkheid. Wie houdt welke kennis bij en wie zorgt ervoor dat collega's die kennis ook kunnen vinden?
2. Niet iedereen hoeft dezelfde opleiding te volgen
Medewerkers van B-architecten worden aangemoedigd om opleidingen te volgen, maar dat gebeurt gericht. Is een opleiding relevant voor een project of expertisegebied, dan kan een medewerker die volgen. Medewerkers bespreken dit met hun teamleider of de beheerder van het technisch platform.
Ze houden daarnaast bij wie welke opleiding heeft gevolgd. Duikt later een vraag over dat onderwerp op, dan kunnen medewerkers niet alleen teruggrijpen naar het beschikbare opleidingsmateriaal, maar ook aankloppen bij de collega die zich er eerder in verdiepte. Die hoeft de gevolgde opleiding dus niet standaard intern te herhalen of samen te vatten: de kennis wordt beschikbaar op het moment dat een concrete vraag zich stelt.
“Het uitgangspunt voor de interne kennisdeling is bijzonder eenvoudig: wat zien we regelmatig fout lopen? Welke vragen keren terug? Welke fouten worden meermaals gemaakt?”
~ Stefan Hooijmans, B-architecten
3. Gebruik terugkerende fouten als input voor opleiding
Hun uitgangspunt voor de interne kennisdeling is bijzonder eenvoudig: wat zien we regelmatig fout lopen? Eigen projecten zijn een waardevolle bron. Welke vragen keren terug? Welke fouten worden meermaals gemaakt? En welke uitleg geef je als ervaren collega telkens opnieuw?
B-architecten vertaalt zulke signalen onder meer naar korte interne lunchlezingen van amper dertig minuten. De ambitie is niet om collega's in een halfuur volledig op te leiden, maar vooral om een reflex te creëren. Zodat iemand bij een volgend project tijdig denkt: hier moet ik rekening mee houden.
Voor een kleiner bureau is het natuurlijk niet altijd haalbaar om interne opleidingen of lezingen te organiseren. Maar ook daar begint het bij het herkennen van de vragen die telkens terugkomen. Deel die signalen gerust met NAV via onze digitale ideeënbus. Zo kunnen ze mee richting geven aan toekomstige opleidingen van de NAV Academy.
4. Zorg dat kennis niet alleen gedeeld, maar ook verankerd wordt
Een opleiding volgen of een lunchlezing organiseren is één ding. De kennis enkele maanden later terugvinden wanneer je ze nodig hebt, is iets anders.
Daarom probeert B-architecten kennis op verschillende manieren te verankeren. Regelgeving, technische documentatie en opleidingsmateriaal worden centraal per thema verzameld. Terugkerende aandachtspunten komen terecht in templates, checklists, ontwerprichtlijnen of het moederlastenboek.
Daarbij geldt ook: meer informatie is niet noodzakelijk beter. Na het samenvoegen van verschillende werkwijzen bleek een checklist met honderden punten vooral demotiverend. Vandaag kiest het bureau bewust voor een beperktere, werkbare checklist met de belangrijkste aandachtspunten per projectfase.
Kennisbeheer werkt pas als medewerkers de informatie ook daadwerkelijk gebruiken.
5. Kan AI helpen om kennis te vinden?
Hoe groter de verzamelde kennis wordt, hoe moeilijker het wordt om er snel de juiste informatie uit te halen. Ook daar experimenteert B-architecten ondertussen met AI.
Zo werkt het bureau bijvoorbeeld met Google NotebookLM, waarin vooraf geselecteerde bronnen worden samengebracht, zoals regelgeving, technische publicaties en slides van gevolgde opleidingen. Medewerkers kunnen daar vervolgens een vraag over stellen en krijgen niet alleen een antwoord, maar ook verwijzingen naar de gebruikte bronnen. Net die bronvermelding is een belangrijke meerwaarde: ze helpt om sneller bij de juiste informatie uit te komen en gericht verder te zoeken.
Kritisch blijven is daarbij essentieel. Ook zulke tools kunnen foutieve informatie geven, dus de antwoorden moeten steeds gecontroleerd worden.
Begin klein
Een architectenbureau van vijf medewerkers heeft andere mogelijkheden dan een organisatie met honderd collega's. Toch is de essentie van de aanpak schaalbaar.
Wie houdt nieuwe ontwikkelingen bij? Welke kennis ontbreekt vandaag in je projecten? Wie volgt een opleiding? Hoe maak je de opgedane kennis achteraf toegankelijk voor collega's? Waar bewaar je die informatie? En hoe zorg je ervoor dat een les uit een foutgelopen project niet verloren gaat zodra het volgende project begint?
Een kennisbeleid hoeft niet meteen een uitgebreid systeem te zijn. De aanpak van B-architecten toont hoeveel verschillende manieren er zijn om kennis binnen een kantoor te organiseren en toegankelijk te maken. Kies uit de tips hierboven wat bij jouw kantoor past en bouw van daaruit stap voor stap aan een manier om kennis te verzamelen, te delen en toegankelijk te houden.
