Jouw takenpakket

Jouw rol: onthaalmedewerker team O

Je maakt deel uit van team office management (Team O) en neemt samen met je collega’s verantwoordelijkheid op voor het onthaal en de ondersteuning van de administratie en kantoororganisatie. Je werkt dagelijks samen met onze architecten, projectteams en het managementteam, en je vormt daarbij een belangrijke schakel tussen interne noden en externe bezoekers. Je werkt zelfstandig en proactief, maar stemt vlot af met je collega’s om taken te verdelen, prioriteiten te bepalen en de continuïteit te garanderen.

Jouw takenpakket

• Je bent onderdeel van het team office management en kan goed samenwerken om het onthaal en de administratieve taken tot een goed einde te brengen. Onderstaande taken vormen een gedeelde verantwoordelijkheid voor Team O.

• Onthaal & Representatie (Permanentie):

  • Zorgen voor de permanente bezetting en het onthaal gedurende de werkweek.

  • Hartelijk ontvangen van klanten, partners, leveranciers en andere bezoekers.

  • Beheer van de telefonie en algemene mailbox.

  • Zorgen voor een professionele en gastvrije sfeer. bewaakt de uitstraling van het kantoor: onthaalzone, vergaderzalen en de algemene eerste indruk.

  • Je handelt communicatie en administratie af met discretie, professionaliteit en zorg.

• Kantoorbeheer & Facility ('Huishouden'):

  • Verantwoordelijk voor de orde, netheid en uitstraling van het kantoor (inclusief het coördineren van schoonmaakpersoneel en onderhoud, aanvullende dagelijkse nazorg en nazicht).

  • Mede-beheer van voorraden en bestellingen (kantoormateriaal, keukenartikelen, drank, boeken, tijdschriften, etc.).

  • Het regelen van logistiek (bijv. inboeken van: koeriers, lichte ICT-ondersteuning, telefonie, printers,...).

  • Coördinatie en opvolging van de lunch binnen het bureau (inclusief nazorg)

• Ondersteuning organisatie Evenementen & Catering:

  • Plannen, voorbereiden en mede-organiseren van interne en externe evenementen (bijv. mensen ontvangen voor presentaties, klantenevenementen, lezingen,...).

  • Verzorgen van catering en bestellingen voor vergaderingen, events of lunch.

  • Zorgen voor de nodige voorbereidingen in de werkruimte/vergaderzalen.

• Administratieve Ondersteuning & Acquisitie samen met Team O:

  • Beheer van de inkomende en uitgaande post.

  • Agendabeheer van de collectieve agenda’s

  • Je bent onderdeel van het team Office en kan goed samenwerken om grotere administratieve taken tot een goed einde te brengen.

  • Je structureert administratieve documenten en bewaakt dat informatie actueel, volledig en tijdig beschikbaar is.

  • Je houdt project- en klantenfiches in de database nauwkeurig up-to-date.

Wat verwachten wij van jou?

• Je hebt een graduaat of professionele bachelor in onthaal en administratie of gelijkwaardig door aantoonbare ervaring

• Enkele jaren relevante werkervaring in een vergelijkbare rol is een plus net zoals Interesse in architectuur of de culturele sector is.

• Je bent communicatief sterk (vloeiend in Nederlands, kennis van Engels en/of Frans is een troef).

• Je bent een organisatietalent, werkt zeer nauwkeurig en proactief. Je ziet werk liggen en pakt dit zelfstandig op, met oog voor detail.

• Je blijft rustig en flexibel bij wisselende prioriteiten en deadlines.

• Je bent beschikbaar voor dagelijkse permanentie op kantoor. Een deeltijdse invulling is bespreekbaar.

• Je hebt een goede kennis van Microsoft Office; ervaring met Google Workspace is mooi meegenomen.