Nieuws

10 praktische thuiswerk-tips van een fulltime remote team

Jeroen De Paepe (ArchiSnapper) • 30 maart 2020

Als je dit leest, heb je de eerste #blijfinuwkot-weken overleefd. Oef! We leerden massaal wat het betekent om remote te werken. Iets waar sommigen misschien al jaren over droomden werd werkelijkheid. Al was het dan niet in de beste omstandigheden. Remote werken, dat doet onze partner ArchiSnapper elke dag, al 10 jaar lang. 'We kozen daar natuurlijk zelf voor, het werd ons niet opgelegd', klinkt het. Het betekent minder files en minder nodeloze meetings. Kortom: meer focus. Maar hoe ben je zeker dat je team effectief aan het werk is (en niet heel de dag Netflix kijkt)? Uiteraard speelt vertrouwen een belangrijke rol, maar ook een goede organisatie en duidelijke afspraken maken het verschil. Ontdek hieronder 10 tips die jou hopelijk ook helpen er het beste van te maken.

Dit artikel verscheen origineel op de ArchiSnapper blog en werd geschreven door Jeroen De Paepe, oprichter van ArchiSnapper.

 

TIP 1: Breng routine in je dag

Routine is de basis van rust in je hoofd. En dat brengt dan weer de nodige focus en energie met zich mee voor een productieve werkdag.

 

Als je buitenshuis gaat werken, zijn er enkele stapjes die je doorloopt alvorens je begint te werken: opstaan, klaarmaken, ontbijten, lunch maken, de rit naar het werk, collega’s groeten …

 

Al deze stappen zorgen ervoor dat jouw brein de kans heeft zich voor te bereiden op een nieuwe werkdag. Als je een alternatieve routine inbouwt nu je van thuis werkt, geef je jouw brein ook in deze nieuwe omstandigheden de nodige voorbereidingstijd.

 

Schrijf eventueel kort uit van wanneer tot wanneer je werkt, wanneer je pauze neemt, wat je in die pauze gaat doen (bewegen, koffie/thee/smoothie drinken … ) welke blokken van de dag je gebruikt voor welke taken.

Geef jezelf enkele dagen tijd om aan deze nieuwe routine te wennen, pas aan waar nodig en je zal zien dat het jou al snel de nodige rust brengt. Hoe hectisch je dagen er momenteel ook uitzien.

 

TIP 2: Vertrouw elkaar

De vraag die mij het meest gesteld wordt als thuiswerker: “Hoe worden jouw uren gecontroleerd?” Het antwoord: “Niet.” Huh? Écht niet.

 

De focus ligt op het resultaat, niet op het aantal uur per dag iemand “bezig” is geweest. Bij ArchiSnapper wordt geen tijd verspild aan micro managen, monitoren en controleren. We werken volgens het motto “Geef vertrouwen aan je team, en ze stellen je niet teleur.”

 

Dat is trouwens ook toepasbaar wanneer je werkt op kantoor. Op kantoor weet je dat iemand aanwezig is, maar ook niet meer dan dat. Het is niet omdat iemand naar een scherm zit te turen dat die persoon betekenisvol werk aan het verrichten is. Het is niet omdat iemand om 9u inklokt en 17u weer uitklokt dat die heel de dag productief is geweest.

 

De vraag “Hoe weet ik of mijn team aan het werk is?” is eigenlijk irrelevant. Als iemand profiteert van de situatie om weinig of niets te doen, dan ligt het probleem bij die persoon. Niet aan het al dan niet remote werken.

 

Belangrijker: coach/help/begrijp je werknemers, en ze werken vanuit intrinsieke motivatie. De situatie zal niet misbruikt worden. Integendeel, de vrijheid en flexibiliteit die je geeft/krijgt, wordt gebruikt om meer betekenisvol werk gedaan te krijgen.

 

 

TIP 3: Stuur het onderling overleg bij

Elkaar dagelijks zien op kantoor maakt het makkelijk om kort af te stemmen over taken en projecten. Nu dat wegvalt is het belangrijk om nieuwe routines in te bouwen waardoor dit overleg kan plaatsvinden en niet iedereen op een eiland terecht komt.

 

Bij ArchiSnapper bellen wij met het marketing team bijvoorbeeld één keer per week om de weekplanning te overlopen. We starten de week met te vertellen wat we de voorbije week gedaan hebben, wat de plannen voor de komende week zijn, of er zaken zijn die ons werk blokkeren, en hoe we dat dan gaan oplossen.

 

Wij zijn natuurlijk al enkele jaren ‘gerodeerd’ dus misschien is één keer per week voor jouw team te weinig. Waarom niet elke ochtend even kort bellen om te bespreken wat die dag gedaan moet worden? Na een tijdje merk je vanzelf of dit wat meer of minder mag zijn.

 

Om het overzicht te bewaren kan je een simpele project management tool gebruiken zoals bijvoorbeeld Trello. Je maakt een lijstje met “TO DO” waar elk kaartje een aparte taak is, een lijstje met “DOING” en een lijstje met “DONE”. Discussies over het topic kunnen rechtstreeks in Trello gevoerd worden, zo blijft alle communicatie gebundeld en gaat niets verloren. Wat extra belangrijk is als je elkaar (even) fysiek niet ziet.

 

TIP 4: Maak duidelijke afspraken

Communication is key. En al zeker als je elkaar niet ziet. Ontmijn frustraties voor ze escaleren en zorg dat jouw verwachtingen en die van je manager of team duidelijk zijn. Zorg voor goede afspraken, en check ook regelmatig of de omstandigheden het nog steeds toelaten deze na te komen.

 

Is het haalbaar voor jouw team om op compleet verschillende uren te werken? Is er permanentie nodig? Verwacht je bereikbaarheid tussen bepaalde uren? Is er een minimum aantal uren dat je prestaties verwacht per dag? Gelden er andere regels in deze crisistijden? Wil je dat het team incheckt en op voorhand aangeeft van wanneer tot wanneer gewerkt wordt zodat je iemand niet stoort tijdens zijn vrije uren? Wat gebeurt er indien iemand door omstandigheden toch afspraken niet kan nakomen? Gelden er andere verlofregels?

 

Praat erover, vertel zelf hoe jij er tegenover staat, vraag (én geef) feedback. Stel gerichte vragen zodat je zeker weet dat iedereen eerlijk antwoord geeft. Leg de lat niet te hoog en stel je flexibel op. Je zal zien dat dit geapprecieerd wordt en dat iedereen geneigd is nog meer zijn best te doen om het beste van de situatie te maken.

 

Ook als je samenleeft en al zeker als je kinderen hebt is het nodig om duidelijke afspraken te maken, zowel met je kinderen (daarover verder meer), als met je partner/andere huisgenoten.

 

Spreek bijvoorbeeld op voorhand af waar en wanneer je werkt – misschien is het wel leuk om je dagplanning i.f.v. eventuele meetings/calls op elkaar af te stemmen zodat jullie samen pauze kunnen nemen?

 

TIP 5: Reken niet op onmiddellijk antwoord

Overdrijf niet met de chat. Deze vraagt misschien wel een kleine mindshift. Maar je zal zien dat je er als team snel de vruchten van plukt. Wij zijn absolute voorstanders van werken ‘in the zone’. Werken ‘in the zone’ en continu bereikbaar zijn gaan absoluut niet samen. Daarom werken wij met “asynchrone communicatie”.

 

Dat houdt in dat we elkaar zo min mogelijk proberen uit the zone te halen door te bellen, berichten te sturen op chat, te whatsappen of zoals je het in een kantoorsituatie zou doen: elkaar op de schouder te tikken.

 

Voor remote werken betekent dit dat wij voor niet dringende zaken werken via project management tools zoals Trello – je bekijkt feedback/vragen/opmerkingen als je er zelf klaar voor bent – of via mail. Onze mail notificaties staan af, we checken op regelmatige tijdstippen of er iemand iets nodig heeft van ons.

 

Belangrijk is dat we er zélf voor kiezen wanneer we dit doen. Ook hier maakten we als team duidelijke afspraken over. Voor echt dringende zaken kan bellen of “pingen” via Skype of andere programma’s natuurlijk wel.

 

Wat we uit ervaring leerden, is dat van alle gevallen die je op het eerste zicht als dringend zou classificeren, er (business-wise) slechts 10% écht dringend zijn. Je kan bijvoorbeeld ergens aan werken en input of feedback willen van een collega. Voor jou is jouw taak op dat moment prioritair. Je collega daarentegen, werkt op dat moment aan iets totaal anders. Als je even uitzoomt kom je al snel tot de vaststelling dat je gerust even kan wachten op feedback en dat het niet noodzakelijk is om jouw collega uit zijn focus te halen zodat je zelf verder kan. In dat geval stuur je best een mailtje in plaats van hem te bellen of aan te spreken op chat.

 

Meer over asynchrone communicatie lees je hier.

 

TIP 6: Wordt het rustiger? Werk AAN je bedrijf!

Net zoals vele andere sectoren ligt de bouw momenteel stil. Hoe lang het zal duren weet niemand, maar één ding is zeker: bij de pakken blijven zitten is geen goed idee. Je zou het kunnen zien als de uitgelezen kans om je bedrijf klaar te stomen voor de toekomst. Eindelijk tijd voor al die zaken die door de dagelijkse rush telkens op de lange baan geschoven worden: tijd om AAN je bedrijf te werken. Grijp nu je kans om op lange termijn het verschil te maken tussen een middelmatig en een goed bedrijf – ook in termen van winstgevendheid.

 

Probeer van je bedrijf een machine te maken, eentje die kan draaien op automatische piloot. Probeer ervoor te zorgen dat er van jouw kant zo weinig mogelijk interventies nodig zijn in de dagelijkse werking van je bedrijf, zo kan jij je focussen op zaken die je graag doet en goed kan, zaken die vaak het verschil maken.

 

Denk aan:

  • Automatisering van (bedrijfs)processen die nu nog manueel lopen
  • Het grondig verkennen van software die je ooit gekocht hebt maar die je misschien nog niet ten volle gebruikt

 

Ook op marketing vlak zijn er zaken waar je nu aan werkt, en later de vruchten van plukt:

  • Update je website en social kanalen met nieuwe content, referenties en foto’s
  • Kijk eens na of je jouw ranking op Google niet kan verbeteren
  • Misschien is er wel nog ruimte voor verbetering op vlak van social proof

 

Kortom: als er voor jou minder drukke tijden aanbreken: zie het als een opportuniteit om aan je business te werken, zodat je er sterker dan ooit staat wanneer de Corona-storm is gaan liggen.

 

TIP 7: Maak tijd voor een call met je team – zet je camera aan

Social distancing staat niet gelijk met sociaal isolement. Gelukkig kunnen we nog communiceren, en beschikt iedereen over een pc met webcam of toch tenminste een smartphone met whatsapp of facetime.

 

Hou je (team)meetings dus bij voorkeur via videocall. Als je dit niet gewoon bent is het aanvankelijk wat onwennig, maar het zien van het gezicht van je collega’s zorgt voor empathie en vertrouwen, je ziet lichaamstaal en gezichtsuitdrukking en het helpt gewoon om je minder geïsoleerd te voelen.

 

Voor het organiseren van video calls gebruiken wij meestal Skype, maar voor calls met grotere groepen zijn Zoom of Google Hangouts handiger.

 

Nog enkele praktische tips om deze calls voor iedereen zo aangenaam mogelijk te laten verlopen:

  • Mute je microfoon wanneer je niet spreekt: zo vermijd je onnodig omgevingslawaai, of ruis, voor iedereen
  • Probeer mensen te laten uitspreken: video calls vragen veel bandbreedte en er komt al snel vertraging op de verbinding. Onderbreek je de spreker, dan komt er verwarring.
  • Wordt de verbinding te traag, schakel dan over naar een call zonder video, niets irritanter dan een gesprek dat voortdurend hapert.
  • Probeer de call te beperken tot een max. van 5 personen, meer werkt gewoon niet. Wordt er vooral informatie gegeven vanuit enkele personen, dan kan het wel. Vraag dan zeker aan alle andere deelnemers om hun microfoon te muten.

 

TIP 8: Signaleer dat je aan het werk bent

Deze tip is vooral van toepassing als er kinderen in huis zijn. Niet elke leeftijd begrijpt even goed wat er aan de hand is, maar sommige visuele signalen maken het ook voor hen duidelijk dat mama of papa even niet gestoord mag worden.

 

Je kan bijvoorbeeld werken met een lichtje voor kindjes die nog niet kunnen lezen, zoals Steven Gielis doet, of een tekening of ander duidelijk signaal. Zolang zij maar begrijpen wat de bedoeling is.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Een bericht gedeeld door Steven Gielis | ZITDAZO (@stevengielis_) op

Als je in dezelfde ruimte werkt kan werken met een hoofdtelefoon een duidelijk signaal zijn. Draagt mama of papa de hoofdtelefoon, dan moeten de kindjes (of andere huisgenoten) zich in stilte bezighouden.

 

Komen de kindjes toch even onverwacht in beeld is dat natuurlijk niet het einde van de wereld, we’re all in the same boat! En erger als dit zal het waarschijnlijk toch niet worden.

TIP 9: Get dressed for work

Hoe aanlokkelijk het aanvankelijk ook klinkt: werken in je pyjama is niet voor iedereen weggelegd. Ook wij hebben allemaal wel eens een pyjama dag, maar we zijn het er allen over eens dat we frisser (ok ja, dat kan je letterlijk nemen) aan de dag beginnen nadat we een douche genomen hebben, of tenminste onze ‘werk outfit’ aangetrokken hebben. Dat is dan geen maatpak of deux-pièce, een comfortabele outfit waar je je goed in voelt volstaat. Doe je dit elke dag, dan wordt dit deel van je routine en maakt je brein zich klaar om aan de werkdag te beginnen.

 

Werk jij wel het best in je pyjama? Doe dat dan vooral! Denk wel even na of je er presentabel genoeg uitziet als je van plan bent om deel te nemen aan een videocall.

 

TIP 10: Houd het comfortabel

Het ziet er naar uit dat het thuiswerken nog wel enkele weken zal duren, dus je maakt het jezelf best zo aangenaam mogelijk.

 

Zorg voor een ergonomische werkhouding

  • Zoek de meest comfortabele stoel, bij voorkeur een bureaustoel met armleuningen
  • Plaats je laptop scherm op ooghoogte, als je een extern keyboard hebt kan je je laptop gewoon op een stapel tijdschriften, of een kratje plaatsen, indien niet zijn er enkele handige, en niet noodzakelijk dure hulpstukken die je kan aanschaffen zoals bijvoorbeeld een laptopstandaard.
  • Heb je thuis nog een monitor of oude televisie staan? Gebruik deze dan als tweede scherm. Hier zie je hoe je dit installeert voor Windows 10 of Mac.
  • Doordat je meestal meer tijd doorbrengt achter je computer dan dat je dit op kantoor zou doen, raakt je pols sneller overbelast. Een ergonomische muismat kan dit euvel voorkomen.

 

Niet enkel de set-up van je werkplek moet goed zijn, het is liefst ook een plek waar je graag zit. Heb je kinderen, maak dan je bureau op een plek waar je ongestoord kan werken of ongestoord kan video call’en. Idealiter heb je een aparte ruimte met genoeg licht, en lucht!

 

Is het niet mogelijk om een aparte ruimte in te richten? Dan kan het ook deugd doen om af en toe eens af te wisselen van plaats. In normale tijden zouden we dan kunnen zeggen “ga eens naar een koffiebar of co-work space” maar vandaag is het realistischer om te stellen dat je eens van de keukentafel naar de zetel, naar je bed en terug naar je bureau kan gaan. Hier bestaat geen one-fits-all oplossing: test wat voor jou het beste werkt.

 

Recht je rug: bouw een stand-up desk

Als je thuiswerkt zit je automatisch veel langer achter je computer, je slaat geen praatjes aan de koffieautomaat, hebt geen meetings waardoor je eens even niet achter je scherm zit, of draait je niets eens om op je stoel om een collega te helpen. De uren die je aan je scherm gekluisterd doorbrengt zijn veel hoger. Zelfs met de meest ergonomische bureau set-up doet het eens deugd om van houding te veranderen. Ga op zoek naar een plaats waar je kan rechtopstaand kan werken.

 

Ziezo

10 tips. Van ervaren thuiswerkers voor nieuwe – of minder ervaren – thuiswerkers. Ik hoop van harte dat je hiermee aan de slag kan. Wie weet zorgt deze opgelegde situatie voor wat beweging en nieuwe inzichten bij bedrijven die zich al jarenlang verzetten tegen eender welke vorm van thuiswerk.