Innovatie
6 essentiële tips voor elk architectenkantoor. Met Robrecht Vermant van BURO 2018
Jeroen De Paepe (ArchiSnapper) • 2 mei 2022
Team BURO 2018 - © bob reijnders
Dit artikel werd geschreven door Jeroen De Paepe, oprichter van ArchiSnapper.
1 - Bepaal jouw niche, en blijf er trouw aan
Veel architecten bieden een zo breed mogelijke dienstverlening aan, teneinde een zo breed mogelijk doelpubliek aan te trekken. Dat is een foute redenering. Als je iedereen probeert aan te spreken, trek je uiteindelijk niemand aan. BURO 2018 heeft vanaf dag 1 een aantal keuzes gemaakt, en is daar steeds trouw aangebleven.
Ze focussen op particuliere projecten, nieuwbouw en renovatie. Ze focussen op een minimalistisch stijl, met een sobere ratio, en uitgepuurde details. Zeer hedendaagse architecturale vormen.
Ze gaan voor een volledige ontzorging van de klant, door projecten van A tot Z op te volgen. Van voorontwerp tot afwerking van het interieur. Daar is een enorm behoefte aan. Meer en meer klanten zeggen: “Ik heb een drukke job en wil daarop focussen. Ik zoek een architect die begrijpt wat ik wil, en die het project volledig in handen neemt.”
Door deze duidelijke focus, die zich ook doortrekt naar de website en realisaties, trekt BURO 2018 een bepaald profiel van klanten aan. Dat zijn klanten die een realistisch budget hebben en die op zoek zijn een expert inzake kwalitatief minimalistisch design.
Kiezen voor een specifieke niche beperkt jou dus niet. Integendeel, het maakt je alleen maar aantrekkelijker voor jouw ideale prospect. Dat wil ook zeggen dat je af en toe NEEN moet kunnen zeggen, bv tegen een Fermettebouw, of een klein renovatieproject dat te ver gelegen is.
Neen zeggen tegen een prospect, dat is niet gemakkelijk en ook contra-intuïtief, want je hebt altijd de neiging om nieuwe projecten te willen binnenhalen en te groeien. Maar om waardering en voldoening te krijgen van je werk is het noodzakelijk om te werken voor de juiste klanten, en neen te zeggen tegen de andere.
“Er moet een connectie zijn langs beide zijden. Bepaalde stijlen laten wij volledig passeren. Probeer vooral goed te zijn in wat je graag doet. En als je een stijl of architecturale visie kiest, hou daar dan aan vast, ga daar volledig voor, en verkoop je niet aan klanten die je puur voor de tekenskills willen. Op termijn zal dat het meeste voldoening opleveren. Er moet ook een duidelijke visie zijn over budget. Als budget niet rijmt met de eisen, dan zeggen we dat meteen bij het begin van de samenwerking.”
2 - Hou het rendement van jouw projecten in de gaten
Bij BURO 2018 werken ze met een tarief per vierkante meter.
“Zodra het ontwerp klaar is, de vergunning ingediend is en de oppervlakte niet meer wijzigt kunnen wij het budget voor onze diensten opmaken. Het voordeel van een tarief per vierkante meter is dat dit niet afhangt van de keuzes die achteraf gemaakt worden. De keuze voor een bepaalde aannemer bijvoorbeeld, heeft geen enkele impact op ons ereloon. En als de klant nu een heel dure douchekraan kiest dan hoeven wij daar geen hoger ereloon voor te krijgen. Door het feit dat ons tarief niet afhangt van de gemaakte keuzes zal de klant ons advies als objectief onthalen en vaker geneigd zijn om het te volgen. Dat schept een vertrouwensband, wat de basis is voor een goede samenwerking.”
Aangezien het budget gekend is bij aanvang van het project, en aangezien ze het aantal gepresteerde uren per project goed bijhouden, kunnen ze bij BURO 2018 ook de rendabiliteit van hun afgewerkte en lopende projecten goed opvolgen.
“We hebben een time tracking-systeem. Als een medewerker bv. 3 uur werkt op een bepaald project dan zal die dat registeren, alsook de taak waarop gewerkt werd, bv. voorontwerp. Dit geeft ons een zicht op hoe het gaat met lopende projecten. Als voor een project dat in een bepaalde fase zit het aantal reeds gepresteerde uren hoger is dan verwacht, dan kan je daar eens naar kijken. Hoe komt dat? Is het de aannemer? Is het een moeilijk project? En zo kan je eventueel nog proberen ingrijpen. Na het project doen we dan nacalculatie en zo krijgen we een zicht op de winstgevendheid van afgewerkte projecten. Voor renovaties werken we niet per vierkante meter maar rekenen we een percentage van de effectieve kosten aan. De reden hiervoor is dat er bij renovatie in tegenstelling tot nieuwbouw vaak gaandeweg nog wijzigingen en bijsturingen zijn die een significante impact hebben op de tijd die wij er insteken.”
3 - Marketing? Begin met tevreden klanten
BURO 2018 doet weinig klassieke marketing, maar focust op klantentevredenheid.
“Als onze klanten tevreden zijn praten ze daarover met vrienden en familie, of posten ze iets op Pinterest. Reclame door onze klanten is veel authentieker dan eigen promotie. We focussen dus op het aanbieden van een topservice aan onze klanten. Een ander kanaal dat af en toe nieuwe klanten genereert is onze website, waar onze realisaties en projecten in uitvoering mooi gepresenteerd worden. We worden soms ook gevraagd voor publicaties, waarbij we een woning inzenden voor magazines als Belgisch Budget Bouwboek (BBB), Home Sweet Home, of Art of Living.”
4 - Goede werfopvolging: essentieel voor een succesvol project
Als deel van de strategie om de klant volledig te ontzorgen gaan de architecten van BURO 2018 vaak naar de werf. Werven op regelmatige tijdstippen bezoeken helpt om onregelmatigheden vroeg in het bouwproces te ontdekken zodat ze niet kunnen escaleren tot grote problemen.
“Zodra er iets relevant vastgesteld of afgesproken wordt moet er meteen een werfverslag gemaakt worden. Daar hameren wij op kantoor sterk op, om verschillende redenen.
- Discussies en zelfs juridische geschillen komen, helaas, af en toe voor in de bouw. Dat is een onvermijdelijke realiteit. Op dat moment is het werfverslag het allereerste waarnaar gegrepen wordt.
- Je kan wel goed overeenkomen met aannemers en ze vertrouwen dat gemaakte afspraken nagekomen worden. Maar als puntje bij paaltje komt zijn het de schriftelijke afspraken die tellen.
- Een goed werfverslag, met duidelijk gedocumenteerde observaties en afspraken is daarvoor het meest geschikte instrument. Als er geen reactie op komt wordt dit als ‘goedgekeurd’ beschouwt.
- Daarom zetten wij ook de overhandigde documenten in het verslag, bv wanneer de stabiliteitsplannen aan de aannemer overhandigd zijn. Opnieuw om misverstanden en discussies te vermijden.
- We werken ook regelmatig met aparte aannemers voor de verschillende loten zoals dakwerken, ramen, schrijnwerk, elektriciteit etc. Wij organiseren daarbij ook de planning, coördinatie, en afspraken tussen alle partijen.
- Hoe meer partijen, hoe hoger het risico op misverstanden of miscommunicatie. En, als gevolg daarvan, kostbare fouten en frustrerende vertragingen. Duidelijke werfverslagen, met beschrijving van wie wanneer waar moet zijn en wat moet doen zijn dan essentieel.
- Ook bij de startvergadering van elk lot, bv bij de opmeting van de ramen, maken we dan een verslag. Daarbij vermelden we alles wat afwijkt van het lastenboek en verwijzen we naar het detail.
Wij raden onze medewerkers aan om meteen na het werfbezoek het werfverslag af te werken en te verzenden met ArchiSnapper. Het werfverslag is een communicatiemiddel, ter vervanging van vele losse e-mails en telefoons.”
Foto’s zeggen meer dan woorden
Een werfverslagen tussen architect, hoofdaannemer en stabiliteitsingenieur kan soms wat omslachtig worden. Niemand leest graag lange stukken doorlopende tekst, ook aannemers niet. Ze hebben daar vaak gewoon de tijd niet voor. Dat verhoogt de kans dat bepaalde zaken uit het verslag gemist worden, wat dure gevolgen kan hebben. Een beknopt en visueel verslag met foto’s is vaak effectiever dan lange stukken tekst.
“Een goed verslag moet foto’s bevatten: een foto met cirkel werkt heel goed om een boodschap snel en duidelijk over te brengen. En niet elke aannemer leest onze plannen op dezelfde manier. Om misverstanden te vermijden voegen wij daarom vaak annotaties op grondplannen toe in onze verslagen, om zaken te verduidelijken.”
“Voor werfopvolging en werfverslagen gebruiken we ArchiSnapper. Dat werkt zeer goed voor ons.”
“We kunnen foto’s invoegen met annotaties, zaken aanduiden op een grondplan, vertrekken van het voorgaande verslag en punten overnemen en bijwerken, een verantwoordelijke toekennen aan een punt zodat iedereen zijn eigen punten kan bekijken, en meer. En we zijn nu ook planning aan het opstarten met ArchiSnapper.”
5 - Werken met klanten: bepaal de lijn, en behoud je trots
Het managen van klanten is niet altijd evident. Ze kunnen al eens (te veel) van mening wijzigen, herwerkingen vragen, een factuur betwisten, etc. Ook BURO 2018 worstelt hier soms mee en gaat wel eens te snel akkoord met gevraagde wijzigingen door de klant, wat vaak veel tijd kost.
“Tijdens de ontwerpfase nemen we de tijd die de klant nodig heeft. Het is ook wat aftasten en er is tijd en een paar iteraties nodig om in te schatten wat de klant wil. Maar eens de vergunning ingediend is en het aanbestedingsdossier opgemaakt is verandert dit. Als de klant dan nog met een drastische wijziging komt dan moeten we als architecten op onze strepen staan en meerwerk aanrekenen. In elke sector wordt dat soort werk vergoed, dus dat moet ook voor architecten zo zijn.”
"Of wanneer een aannemer zijn werk niet afmaakt en de klant daardoor de factuur voor onze diensten weigert te betalen. Dat is niet de schuld van de architect en dan moeten we als architect op ons strepen staan en betaald worden. We moeten vermijden dat we een uitgehold beroep worden, waarbij architecten bv. zomaar hun handtekening zetten onder een ontwerp. Gelukkig horen we dat veel collega’s dat niet doen.”
“Soms komen mensen bij ons met een offerte van een andere architect, die maar een fractie van de onze is. Wij gaan daar niet in mee en blijven bij de klanten die ons werk niet beschouwen als een noodzakelijke kost, maar het appreciëren en er de waarde van inzien. Dat zijn de goede samenwerkingen, waar we plezier en trots uithalen.”
“De moeilijkheid hierbij is dat het werk van architect minder tastbaar is. Een aannemer betaal je €20.000 en je krijgt er een mooie muur voor in de plaats. Bij een architect is de output voor sommige klanten minder tastbaar. De waarde die we als architect genereren is echter zeer groot: een goed ontwerp, energie-efficiëntie, duurzame materialen, fouten op de werf vaststellen en rechtzetten, noem maar op. Als architect moet je kiezen voor de klanten die die meerwaarde begrijpen.”
“Niet iedereen heeft de luxe om een klant te weigeren, maar het is cruciaal om toch te proberen de foute projecten te weigeren en te focussen op goede projecten voor goede klanten.”
6 - Werken met aannemers: wees objectief, denk op lange termijn
Als architect word je betaald door de klant. Dat wil echter niet zeggen dat je in discussies altijd partij voor de klant moeten kiezen.
"Wij proberen ook met aannemers relaties op te bouwen. De aannemer is voor ons geen tegenpartij, waar we zoveel mogelijk trachten van gedaan te krijgen op een bepaald project. Op elke werf is er wel eens een discussie, maar een werf duurt maanden of jaren, en we werken met die aannemers ook samen op andere werven. Wij proberen daarom altijd eerlijk te blijven in discussies, en gaan niet eenzijdig de kant van de klant te kiezen. Dus als de aannemer terecht een meerwerk vraagt ga ik dat ook verdedigen naar de klant. Als de klant merkt dat je altijd eerlijk bent, dan gaat hij dat appreciëren en jou ook in andere gesprekken en discussies volgen."
“Als wij onze afgewerkte projecten analyseren merken we dat problemen vaak ontstaan als we werken met nieuwe aannemers die via kennissen van de klant aangereikt worden, en niet gekend zijn met onze werkwijze en detaillering. Daarom werken wij graag samen met aannemers die al meerdere projecten voor ons tot een goed einde hebben gebracht, en dat werkt heel goed. Zij weten dat er in de toekomst nog werk kan komen, en dat schept vertrouwen. De aannemer ziet de samenwerking met ons als iets ruimer dan dit ene specifieke project. Door die langetermijnhouding gaat hij al eens wat verder als strikt nodig voor bepaalde aanpassingen of correcties. Uiteraard staan wij ook open voor nieuwe samenwerkingen.”
Conclusie
Werk met de juiste aannemers voor de juiste klanten op projecten die je graag doet en goed kan. Zo haal je waardering en appreciatie uit je werk, en geniet je een correcte vergoeding voor de waarde die je als architect realiseert.
Bedankt voor het boeiende gesprek, Robrecht, en veel succes nog aan jou en aan het ganse BURO 2018 team!