Nieuws

NAV maakt werk van betere aanbestedingsprocedures

Elise Noyez • 24 augustus 2022

Via haar leden krijgt NAV steeds meer meldingen van problematische en regelrecht slechte aanbestedingen. De aanbestedingsprocedures voor publieke opdrachten zijn al langer mikpunt van frustratie en discussie. Directeur Steven Lannoo legt de vinger nog eens op de wonde, licht toe hoe NAV het probleem wil aanpakken en werpt een blik op de leidraad Samen Stad Ontwerpen die het Team Stadsbouwmeester Gent onlangs in een poging tot verzoening lanceerde.

Steven Lannoo, directeur NAV

Afvalberg van ontwerpen

 

Te veel kandidaten, te hoge eisen, onbestaande of ontoereikende vergoedingen … Je kan heel wat kritiek geven op de huidige aanbestedingsprocedures voor architectuuropdrachten. De kern van de zaak, zo stelt Lannoo, is verspilling. “Bij elke aanbestedingsprocedure belanden er meerdere ontwerpen, soms in een vergevorderde staat van uitwerking, op de afvalberg. En dat gaat lang niet alleen over de ontwerpen die niet weerhouden werden. Vaak wordt ook het gewonnen ontwerp uiteindelijk overboord gegooid. In de zucht naar overwinning worden architecten bijna gedwongen een erg commercieel ontwerp voor te stellen, dat na de gunning vaak niet de beste oplossing blijkt, met als gevolg dat ze volledig opnieuw beginnen. Dat is een enorme hoop weggesmeten werk, geld en tijd.”

 

Aan de oorsprong van deze verspilling ligt vooral de manier van aanbesteden. “Overheden zijn gewoon om producten aan te besteden. Ze bekijken een aantal voorstellen en toetsen die aan een lijst met voorwaarden die ze op voorhand gesteld hebben. Zo kijken ze ook naar een gebouw: ze willen perfect weten hoe het eruit zal zien om daar hun beslissing op te baseren. Wat ze niet ten volle begrijpen, is hoeveel werk dat precies vraagt. Bovendien is zo’n aanbesteding van een gebouw voor heel wat overheden niet iets wat ze regelmatig of zelfs jaarlijks doen. Er is geen ervaring, geen voortschrijdend inzicht en geen leercurve.”

 

Het werk verlichten

 

Om dat besef te vergroten en verdere verspilling te vermijden, moeten er volgens NAV twee dingen gebeuren. Ten eerste moet de overheid de procedures efficiënter maken en de deliverables reduceren. Ten tweede moet ze bij veeleisende procedures een gepaste vergoeding voorzien.

 

“Er zijn wedstrijden waarin een vergunningsklaar ontwerp gevraagd wordt. In andere procedures zijn de vereisten officieel niet zo verregaand, maar zien we dat architecten toch enorme inspanningen doen om op die manier hun eigen kansen te verhogen. Terwijl je als aanbestedende overheid in essentie geen ontwerp nodig hebt om een architect aan te stellen. Net zoals in de privésector zullen een aantal referenties en eventueel een visienota in de meeste gevallen volstaan.”

 

Het woord ‘referenties’ heeft in het wedstrijdparcours nochtans een zure nasmaak gekregen. “Het klopt dat referenties vandaag een erg problematisch punt zijn in de procedures. Dat ligt niet aan de vraag naar referenties op zich, maar wel aan de manier waarop waarde toegekend wordt. Dat gebeurt vandaag vaak zuiver kwantitatief: enkel indien je de gevraagde referenties kan voorleggen, krijg je toegang tot de wedstrijd. Zo hebben we al wedstrijden gezien waarvoor uiteindelijk maar één architectenbureau in aanmerking kwam. Maar als je referenties opvraagt die niet noodzakelijk het programma of het budget van het vooropgestelde project reflecteren, maar bovenal de ambities en omstandigheden - een relatie met erfgoed, bijvoorbeeld, of een complexe stedenbouwkundige situatie -  en hen op die aspecten een kwalitatieve score toekent, dan zijn ze net heel waardevol.”

 

En dan is er nog één essentiële kanttekening. “De vereiste deliverables in wedstrijdfase moeten duidelijk in de aanbesteding omschreven zijn, zodat ze ook effectief afgedwongen kunnen worden. Van zodra er ruimte voor interpretatie is, zullen kandidaten elkaar proberen te overtroeven door extra werk en materiaal in te leveren. Zo houdt het probleem zichzelf in stand. Een onduidelijke omschrijving van de verwachtingen betekent de facto dat je een verregaand ontwerp vraagt. Door duidelijk te definiëren wat wel en niet gevraagd wordt, hebben overheden en jury’s een objectieve grond om kandidaturen die niet voldoen te weren. Meer aanleveren zal je kansen als architect in dat geval dus doen slinken in plaats van doen toenemen. En dat maakt het werk uiteindelijk voor iedereen lichter.”

Voor beeldbepalende projecten is een wedstrijd wel verantwoord. Maar als je die beslissing neemt, moet je ervoor willen betalen. Foto: Melopee, wedstrijd gewonnen door Xaveer De Geyter. © Marc Sourbron

Voor wat hoort wat

 

Tegelijk begrijpt NAV dat overheden in sommige omstandigheden wel een uitgebreid ontwerp vragen. “Wanneer het over een beeldbepalend project gaat, bijvoorbeeld, of wanneer je echt met een Design & Build-formule wil werken. Dan is het op zich verantwoord om een wedstrijd te organiseren. Maar als je die beslissing neemt, moet je ervoor willen betalen. Je vraagt van de deelnemende architecten een enorme inspanning, en daar moet een vergoeding tegenover staan. Vraag je enkel een beperkte visienota, dan is die vergoeding misschien niet nodig.”

 

Een wedstrijdvergoeding die in verhouding is met de gevraagde inspanning is volgens Lannoo van groot strategisch nut. “De vergoeding is nodig om opdrachtgevers attent te maken op wat ze nu juist vragen. We geloven niet dat er zonder vergoeding ooit voldoende gewaarwording zal zijn bij de opdrachtgevers. Pas wanneer ze ervoor moeten betalen, zullen ze inzien hoeveel werk er precies in zo’n ontwerp kruipt. En dat zal dan weer de incentive zijn om betere aanbestedingen uit te schrijven en de output te beperken. Zo gaat het hand in hand.”

 

Ingrijpen op twee niveaus

 

Om de procedures efficiënter te maken en bij veeleisende procedures een wedstrijdvergoeding te voorzien, neemt NAV initiatieven op twee niveaus: dat van de wetgever en dat van de opdrachtgevende overheden.

 

“In de eerste plaats willen we zoveel mogelijk van onze principes in de wetgeving overheidsopdrachten verankerd zien, zodat we een garantie zouden hebben dat ze toegepast worden. Dat is niet zo evident, maar we zien dat we hier en daar toch ogen openen en vooruitgang boeken. Zo ligt er een aanpassing van de wetgeving om KMO’s gemakkelijker toegang te geven tot overheidsopdrachten op tafel. In het voorontwerp van wet staat de nota dat wanneer er van de kandidaten een belangrijke creatieve of intellectuele inspanning gevraagd wordt, de opdrachtgevende overheid een wedstrijdvergoeding moet voorzien. Dat is nog niet gestemd, maar het is alvast een eerste stap voorwaarts.”

 

Op het niveau van de opdrachtgevende overheden zet NAV vooral in op bewustwording en het opstellen van aanstellingsleidraden. “Bij elke melding die we van architecten krijgen, nemen we contact op met de aanbestedende overheid. Het is best opvallend hoeveel opdrachtgevers op zo’n moment wel gehoor geven aan onze argumenten. Maar in bijna alle gevallen is het dan al te laat, en een volgende kans om het beter te doen krijgen ze doorgaans pas 10 jaar later. We moeten dus vroeger in het proces kunnen ingrijpen, bijvoorbeeld door hen een goede aanstellingsleidraad aan te bieden, die als voorbeeld en wegwijzer kan dienen wanneer ze een procedure opstarten.”

 

Zo’n aanstellingsleidraden heeft NAV in principe al, maar overheden vinden doorgaans niet de weg ernaartoe. “In zekere zin zijn wij ook een verdachte bron”, geeft Lannoo toe. “Als architectenvereniging vertegenwoordigen we nu eenmaal de belangen van de architect. Daarom is het belangrijk dat de leidraad vanuit een hogere overheid komt, maar dan met onze inbreng. Op Vlaams niveau zitten we daarvoor samen met de Vlaamse Bouwmeester en de VVSG en trachten we een evenwichtige aanbestedingsprocedure op te stellen die ieders belangen dient. Op federaal niveau volgen we vooral de vraag van de overheid naar sectorcharters over aanbestedingen op.”

Presentatie 'Samen Stad Ontwerpen' in Gent: een leidraad om ruimtelijke ontwerpopdrachten op een juridisch correcte manier én met oog op architectuurkwaliteit aan te besteden. - Foto: Selina Vanstalle

Architecten worden kritischer

 

Tot slot benadrukt NAV dat ook architecten een zekere verantwoordelijkheid dragen in het systeem. “In de privésector zou een dergelijke aanpak nooit aanvaard worden. Het is maar omdat publieke projecten zodanig interessant zijn en een hoog aanzien hebben, dat architecten de slechte voorwaarden slikken en het systeem dus in stand gehouden wordt. Al wijst het hoge aantal meldingen dat we tegenwoordig binnenkrijgen er wel op dat architecten alsmaar meer op hun strepen staan en dat er stilaan barsten komen in de schijnbare onaantastbaarheid van overheidsopdrachten. In die mate zelfs dat er op sommige aanbestedingen amper nog ingeschreven wordt. En dat is uiteindelijk het sterkste signaal dat we als sector kunnen stellen. Mochten we met z’n allen weigeren om deel te nemen aan wedstrijden met slechte voorwaarden, dan zouden er geen slechte wedstrijden meer bestaan.”

Samen Stad Ontwerpen

 

In Gent werkte het team van de stadsbouwmeester een leidraad uit om ruimtelijke ontwerpopdrachten op een juridisch correcte manier én met oog op architectuurkwaliteit aan te besteden. De leidraad werd op 1 juni aan de sector voorgesteld en de hele Groep Gent - de Stad, sogent en partnerorganisaties - gaat er vanaf nu mee aan de slag. Tot de belangrijkste krachtlijnen van de leidraad behoren onder andere de beperking van ontwerpwedstrijden tot beeldbepalende projecten, het verhogen van de slaagkansen door het beperken van het aantal kandidaten en het voorzien van een biedvergoeding bij ontwerpvoorstellen. Ook de selectie via een kwalitatieve beoordeling van referenties en de duidelijke inzet op de professionalisering van het opdrachtgeverschap worden door NAV als positieve punten benadrukt. Al rijzen er nog een aantal vragen omtrent onder meer duidelijkheid en afdwingbaarheid. Dat zal vooral de praktijk moeten uitwijzen.