Het beroep van de architect
Onmisbare tools en handige tips bij het management van je eigen bureau
Emilie Lachaert • 5 september 2022
Het voorontwerp, ontwerp, de bouwaanvraag, het uitvoeringsdossier, de werfopvolging, de epb-reglementering, veiligheidscoördinatie… Het lijstje van zaken die je als (startende) architect moet doen en opvolgen is behoorlijk lang, zeker als je meerdere lopende werven hebt. Maak daarom van bij de start werk van structuur in je administratie, planning en project management.
Werfopvolging met ArchiSnapper
“Voor werfverslagen gebruik ik ArchiSnapper”, vertelt architecte Kaatje De Boelpaep (Paul De Boelpaep Architecten). “In die handige app kan je per werf een dossier maken. Je voegt meteen alle contactpersonen toe met wie je samenwerkt. Zo blijft elke partij up-to-date van het project. Bij een werfbezoek vul je in steeds dezelfde, herkenbare lay-out in wat de opmerkingen waren en hou je bij welke items opgelost werden. ArchiSnapper bespaart je tijd en is een heel efficiënte, gebruiksvriendelijke tool voor werfopvolging.”
Architecte Kaatje De Boelpaep
Aan de slag met je administratie
“De perfecte tool voor administratie heb ik nog niet gevonden”, bekent architecte Lien Hulstaert (Elle architectuur). “Ik ben een heel analytisch en efficiënt persoon en stel dus wel hoge eisen aan zo’n systeem. Momenteel werk ik met Archisoft om de administratie van mijn bureau op te volgen. Maar het systeem is soms te traag en je moet veel zelf uitzoeken. Ik verneem van collega’s dat ze nog vooral Word en Excel gebruiken om hun administratie up-to-date te houden.”
“Voor project management zou Teamleader (work management software om te verkopen, factureren en werk te plannen, nvdr) een goeie tool kunnen zijn. Sinds kort integreert Teamleader ook de GANTT-planning (een grafiek die als hulpmiddel gebruikt wordt voor projectmanagement, nvdr) in z’n systeem. Dat vind ik een pluspunt.”
Gebruik een tool voor tijdsregistratie
Als startende, zelfstandige architect is het niet makkelijk om in te schatten hoeveel tijd je aan de verschillende fasen in een bouw spendeert. Om de rendabiliteit van je projecten te evalueren en om correcte inschatting te kunnen maken bij je (toekomstige) projecten, is het bijhouden van je werkuren cruciaal.
Er zijn verschillende handige tijdsregistratie-apps, zoals Toggle, Hubstaff, Timely, … Maar ook met een old school agenda of een Excel-sheet kan je aan de slag. Wie inzicht heeft in waar z’n tijd als zelfstandige architect naartoe gaat, kan z’n agenda beter beheren en projecten nauwkeuriger begroten.
Ir. architecte Evy Waegeneire (NONA architectuur): “Wij maken gebruik van Productive. In die app kunnen we niet enkel de tijd tracken die elke medewerker aan een project en taak spendeert, maar ook alle projecten managen. Bovendien koppelen we er meteen onze facturatie aan. Het geeft mij een heel duidelijk overzicht van de fase waarin de lopende projecten zich bevinden en wat er precies gefactureerd kan worden.”
Ir. architecte Evy Waegeneire
Werk in blokken en plan pauzes in
Een goeie planning start met een duidelijke agenda. “Ik gebruik mijn agenda écht als planningstool, en niet enkel om afspraken te noteren”, vertelt architecte Kaatje De Boelpaep. “Ondernemerscoach Kaatje Spapen gaf me als tip om in mijn weekoverzicht eerst pauzes aan te duiden. Daarnaast werk ik vooral in blokken: ik plan vergelijkbare taken samen in of werk langer aan een zelfde project of thema. Door taken te bundelen verlies je minder tijd, omdat je aandacht niet voortdurend switcht van de ene naar de andere to do.”
“Wanneer je je weekplanning in je agenda zet, hou dan ook een blok tijd vrij om aan je eigen onderneming te werken. In die tijd werk je aan je branding, communicatie (website, sociale media), strategie voor de toekomst, etc.” Zo hou je de vinger aan de pols van je eigen onderneming en bouw je bewust je eigen architectenbureau uit met de accenten en waarden die jij belangrijk vindt.
Je management skills bijschaven
“De architectuuropleiding bereidt je niet voldoende voor op de uitdagingen bij het managen van je eigen bureau, maar dat is ook niet mogelijk”, aldus ir. architecte Evy Waegeneire (NONA architectuur). “De stage van twee jaar leidt wel tot extra inzichten en kennis, maar het hangt er heel erg van af waar je terechtkomt. Ik had het geluk om op twee zeer leerrijke stageplekken terecht te komen, waarbij ik van bij de start werd ingeschakeld in de verschillende fases van het project.”
“Je stageplek is inderdaad belangrijk om kennis te maken met alle andere aspecten van de job, naast ontwerpen. Zelf had ik minder geluk met mijn eerste stageplek, en werd ik door omstandigheden meteen in het diepe gegooid op een tweede stageplek: ik volgde op eigen houtje tientallen werven op”, vertelt architecte Lien Hulstaert (Elle architectuur). “Omdat ik mijn management skills en ondernemerszin als startende architecte met een eigen bureau nog meer wilde ontwikkelen, sloot ik me aan bij een ondernemersnetwerk, BNI. En ik volgde een opleiding bij business en ondernemersmentor Carl Van de Velde: heel leerrijk.”
Ook NAV zet in op workshops om je ondernemersskills als architect verder te ontwikkelen. In de Archipreneurworkshops gaan we heel praktijkgericht aan de slag met ‘planning & organisatie’, ‘marketing & branding’ en ‘kostencalculatie & prijssetting’. De ideale manier om als startende architect te pingpongen met collega’s en tegelijk heel wat bij te leren van specialisten.
Architecte Lien Hulstaert