Het beroep van de architect

Boekhouding voor startende architecten: zo ga je goed voorbereid van start!

Emilie Lachaert • 12 september 2022

Wanneer je na je opleiding je stage of eerste werkervaring aanvat, komen er heel wat administratieve verplichtingen op je af. Begin je als zelfstandig (stagiair-)architect, dan moet je ook een boekhouding voeren. Wij vroegen raad aan de specialisten van SBB Accountants & Adviseurs over hoe je dat aanpakt. Zo neem je een vliegende start en kom je nadien niet voor onaangename verrassingen te staan.

Wat zijn de eerste stappen die je op het vlak van boekhouding moet ondernemen? 

Sofie Cillis, SBB Accountants & Adviseurs: “Je opent een aparte rekening die je specifiek voor je zelfstandige activiteit gebruikt. We geven stagiair-architecten altijd het advies om de maandelijkse vergoedingen op die rekening te laten storten. Als je iets moet betalen voor je zelfstandige activiteit, dan moet je dat ook van die rekening doen. Let er daarnaast op dat je van alle beroepsmatige uitgaven een bewijsstuk hebt. Uitgaven worden in de boekhouding verantwoord door middel van bewijsstukken: facturen, btw-bonnetjes of andere betaalbewijzen.” 

 

Hoe bepaal je voor welke ondernemingsvorm je kiest, en of je voor een enkelvoudige of dubbele boekhouding kiest? 

“De meeste stagiair-architecten starten met een eenmanszaak. In de praktijk merken we dat een vennootschap nog geen fiscaal voordeel voor hen oplevert. Na de stage kan je eenmanszaak omgevormd worden naar een vennootschap, als dat interessant zou blijken. Als je inkomsten beperkt zijn, is een vennootschap nog niet interessant. Een vennootschap is duurder in oprichting en ook de kost van een boekhouder is hoger bij een vennootschap. Het soort boekhouding - enkelvoudig of dubbel - hangt samen met de gekozen ondernemingsvorm.” 

Werken met een boekhouder 

Wanneer contacteer je eigenlijk het best een boekhouder? Neem je contact op vóór je start? 

“Ja, het liefst voor de start. Op die manier kan je geïnformeerd en correct opstarten. We overlopen dan het stappenplan van de opstart: wat moet in orde gebracht worden. We bespreken het voeren van de boekhouding. We vragen na welke kosten je zal maken, of je investeringen zal doen, …” 

 

Wat doet een boekhouder concreet voor je bij de start? En wat moet je zélf doen?  

“De boekhouder regelt in de praktijk meestal de opstartformaliteiten: aanvraag van je ondernemingsnummer, de inschrijving bij het sociaal verzekeringsfonds, de btw-vrijstelling aanvragen als je geen eigen opdrachten doet maar enkel in opdracht van je stagemeester werkt.” 

“Wij verwachten dat ondernemers regelmatig hun facturen, bewijsstukken, … digitaal aanleveren op ons boekhoudkundig platform. Dat heeft als voordeel dat je als starter zelf een goed zicht hebt op je cijfers. En wij kunnen meekijken of er zich geen onregelmatigheden voordoen.” 

 

Hoe vaak spreek je het best af met je boekhouder om de vinger aan de pols te houden?  

“Omdat de inkomsten van stagiairs relatief vaststaand zijn, is het voldoende om twee keer per jaar samen te zitten met een accountant, in december en in juni.  Wanneer iemand bijvoorbeeld op 1/9/2022 start met zijn stage, dan spreken we een eerste keer terug af begin december. Op dat moment maken we een prognose op tot het jaareinde. We bekijken of je voldoende sociale bijdragen betaalt en hoeveel je aan de kant moet zetten voor de belastingen. Voor de zomer spreken we nog eens af voor de fiscale aangifte. Ook dan maken we een tussentijdse prognose voor sociale bijdragen en belastingen.”  

Je loon berekenen 

Hoeveel houd je over van je inkomsten? Hoe weet je dus hoeveel loon je jezelf kan betalen?  

“Dit is een rekenvoorbeeld van wat een stagiair-architect netto overhoudt, voor inkomstenjaar 2022 en aanslagjaar 2023.” 

En als slotvraag: zijn er nog valkuilen of uitzonderingen waar je als startende (stagiair-)architect best rekening mee houdt? 

“Nee, er zijn weinig valkuilen. Stagiairs hebben een relatief vast inkomen.  Wat wel een aandachtspunt is, is dat de stortingen die je als stagiair ontvangt brutobedragen zijn. Dat geld is dus niet volledig beschikbaar. Daar moet je je sociale bijdragen, belastingen en alle andere beroepsmatige uitgaven, zoals de kosten van de boekhouder, nog van aftrekken.” 

 

TIP: Check de uurtariefcalculator van Unizo 

Heb je zelf geen idee welk uurtarief je moet vragen om je gewenste bruto inkomen te verkrijgen? Unizo ontwikkelde hiervoor een handige uurtariefcalculator: Tarief per uur | UNIZO.be. Dankzij die tool kan je als starter zelf een goed onderbouwd tarief voorstellen aan je stagemeester of opdrachtgever.