Tweedehands meubilair voorschrijven in een overheidsopdracht?

Eerst en vooral verduidelijken we graag twee zaken:

• Stoelen en tafels zijn los meubilair, en vallen dus niet onder de werken waarvoor de medewerking van een architect verplicht is. Een overheidsinstantie zal dit in de meeste gevallen rechtstreeks met de leverancier regelen (én apart aanbesteden – zie volgende punt). Je hebt als architect dan niet per se iets te zeggen, en je draagt in dit geval ook geen verantwoordelijkheden.
• Als de opdracht niet het vervaardigen, maar enkel het aankopen, huren of leasen en leveren van bestaande producten – in dit geval tweedehands stoelen en tafels – betreft, is dit een opdracht voor ‘leveringen’ en niet voor ‘werken’.

Opsplitsen van werken en leveringen

Het onderscheid tussen een opdracht voor werken en voor leveringen is belangrijk omdat er andere algemene aannemingsvoorwaarden van toepassing zijn.

Hierdoor kan de overheid bij een opdracht voor leveringen naast ‘prijs’ ook andere criteria toevoegen. Denk maar aan ontwerpaspecten (materialen, vormgeving, kleur), technische aspecten (het beoogde gebruik, afmetingen) of contractvorm (bv. volgens een circulair businessmodel zoals P-A-S of Product-As-Service). Dit zolang er geen eindeloze keuzemogelijkheid ontstaat en de gunning op basis van een objectief criterium kan gebeuren zoals de beste prijs-kwaliteitverhouding (art. 136 van wet op overheidsopdrachten). Daarnaast kan ook het ramingsbedrag een reden zijn om dit als een aparte opdracht uit te schrijven.

Veelal ligt de overweging hoe en of de splitsing in verschillende opdrachten gebeurt bij de aanbestedende overheid zelf.

Als het geraamd bedrag voor leveringen lager is dan 30.000 euro exclusief btw (drempelbedrag in 2024; het drempelbedrag wordt jaarlijks herzien), zal de meer eenvoudige gunningswijze (voorzien in art. 92 van de wet op de overheidsopdrachten) mogelijk zijn. De opdracht hoeft in dat geval niet openbaar aanbesteed te worden – een aanvaarde factuur volstaat. De opdrachtgever kan dan rechtstreeks (of op informeel advies van jou als architect) het gewenste product bij de gewenste leverancier uitkiezen, mits hij kan bewijzen dat hij drie verschillende potentiële deelnemers heeft geraadpleegd.

Opdracht voor levering van tweedehands meubilair

Als je als architect betrokken bent bij de opdracht voor levering van tweedehands los meubilair, raden we aan voldoende illustratief te zijn in je beschrijving over wat je precies verwacht. Voor een aantal zaken vraag je best een plan op bij de leverancier-inschrijver.

• Hoe zal de leverancier de technische kwaliteit waarborgen?
• En hoe zal de leverancier garanderen dat bij onvoldoende voorraad er toch nieuwe exemplaren aan toegevoegd kunnen worden?

Dit om te voorkomen dat je als architect zelf technische eisen moet beschrijven op basis van normen en dergelijke. Op deze wijze verschuift deze verantwoordelijkheid naar de inschrijver zelf, die het best geplaatst is om hierover te oordelen.

Totaalopdracht voor werken met lot meubilair uit hergebruik

Als alles in één keer wordt aanbesteed als algemene aannemingsopdracht voor werken, moet het gaan over het maken van los meubilair uit gerecupereerd materiaal, zoals:

• Materiaal gerecupereerd uit reststromen uit de ontmanteling/bouw van het voorliggende project. Denk aan banken die vervaardigd zijn uit de snijresten van de toegepaste CLT-elementen of die een herwerking zijn van materialen die gewonnen zijn uit de plaatselijke sloop. In het laatste geval is er een nauwkeurige beschrijving nodig van de zorgvuldige ontmanteling, schoonmaak, logistiek en verwerking van de te recupereren materialen.
• Materiaal dat aangekocht werd op de tweedehands (bouw)markt.

Daarbij plaatsen we een aantal belangrijke kanttekeningen:

• Een lot uit hergebruik zal 'kwetsbaarder' zijn, zowel financieel, kwalitatief als juridisch. Het is dan ook verstandig dit als apart perceel binnen de totale aannemingsopdracht aan te besteden, zodat de modaliteiten afzonderlijk gedefinieerd kunnen worden, en de rest van het dossier hierdoor niet 'verzwaard' wordt.
• Je kunt de meubels zelf ontwerpen of laten ontwerpen. Indien beschikbaar, kun je verwijzen naar detailtekeningen en technische en vormelijke vereisten. Of je kunt de neutrale bestekbeschrijving van vergelijkbare nieuwstaat-producten invoegen. We gaan ervan uit dat er een ontwerper-producent aangesteld wordt die in onderaanneming van de hoofdaannemer zal instaan voor het perceel “los meubilair uit hergebruik”, aan de voordeligste prijs conform bestek. Let dus op voor al te zware technische vereisten die niet realistisch zijn. Splits de bestekbeschrijving eventueel op in ‘technische specificaties (nieuw)’ en ‘technische specificaties (hergebruik)’, waarbij minder specificaties van toepassing zijn bij hergebruik. Vraag in het aanbestedingsdossier een afzonderlijke prijs op.
• Verder is het mogelijk een herzieningsclausule te voorzien, indien bv. het gerecupereerd materiaal toch niet geschikt zou blijken voor recuperatie of er onvoldoende voorradig zou zijn. Dit maakt het mogelijk om alsnog meubilair uit nieuw materiaal te garanderen volgens de vooraf gedefinieerde ‘technische specificaties (nieuw)’.

Dit artikel is onder voorbehoud van wijzigingen in de wetteksten en rechtspraak inzake de wet op overheidsopdrachten en de aanbestedingen voor werken en leveringen.