Verzendtermijnen voor gunningsbeslissing, gunningsverslag en aanvangsbevel?

Gunningsbeslissing en gunningsverslag

De aanbestedende overheid moet de inschrijvers in kennis stellen van de gemotiveerde gunningsbeslissing. Dit is een beslissing van (het bevoegd orgaan van) de aanbestedende overheid waarbij de begunstigde van de opdracht wordt aangeduid.

De beslissing moet dus gemotiveerd zijn: hiervoor wordt vaak verwezen naar het gunningsverslag. In dat verslag is in principe te lezen waarom een bepaalde offerte is uitgekozen en dus beter was dan de andere offertes.

Aangezien de motivatie vereist is, worden de gunningsbeslissing en het gunningsverslag in de praktijk meestal gelijktijdig verzonden (uitgezonderd bij kleine opdrachten).

Er is niet onmiddellijk een maximumtermijn voor het verzenden van de gunningsbeslissing. In de wet staat enkel dat deze verstuurd moet worden “onmiddellijk na het nemen van de gemotiveerde gunningsbeslissing” (Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies).

Verder dient nog rekening te worden gehouden met de verbintenistermijn. Het is aangewezen de opdracht te gunnen vooraleer deze termijn is verstreken (al kan er wel nog om een verlenging van de verbintenistermijn worden gevraagd).

Wachttermijn en aanvangsbevel

De vraag stelt zich of de aanbestedende overheid samen met de gunningsbeslissing ook een aanvangsbevel moet overmaken aan de gekozen inschrijver (en dus onmiddellijk overgaat tot het sluiten van de opdracht). Hier bestaat er een onderscheid tussen opdrachten die wel en niet Europees bekendgemaakt moeten worden.

• Bij opdrachten die Europees bekendgemaakt moeten worden, geldt een verplichte termijn van 15 kalenderdagen (de wachttermijn) tussen gunning en sluiting van de opdracht. Die geldt ook voor opdrachten voor werken waarvan het bedrag van de goed te keuren offerte (excl. btw) meer dan de helft bedraagt van de drempel voor Europese bekendmaking. Deze termijn geeft aan de inschrijvers van wie de offerte niet is gekozen de tijd om een procedure op te starten om de schorsing van de gunningsbeslissing te vorderen. Op die manier kan de inschrijver (áls zijn kritieken terecht zijn) de opdracht zelf nog gegund krijgen, in plaats van achteraf genoegen te moeten nemen met een schadevergoeding.
• Bij andere opdrachten is de wachttermijn van 15 kalenderdagen niet verplicht. Dit neemt evenwel niet weg dat een teleurgestelde inschrijver nog steeds binnen een termijn van 15 kalenderdagen een vordering tot schorsing van de gunningsbeslissing kan instellen. Hoewel niet verplicht, is het daarom wel aangewezen om steeds 15 dagen te wachten tussen de kennisgeving van de gemotiveerde gunningsbeslissing en de sluiting van de opdracht (bv. door het verzenden van het aanvangsbevel).

Zowel bij Europees bekendgemaakte als bij andere opdrachten is er niet onmiddellijk een maximale termijn voor het betekenen van het aanvangsbevel. Opnieuw moet echter rekening gehouden worden met de verbintenistermijn.