Wanneer je na je opleiding je stage of eerste werkervaring aanvat, komen er heel wat administratieve verplichtingen op je af. Begin je als zelfstandig (stagiair-)architect, dan moet je ook een boekhouding voeren. Wij vroegen raad aan de specialisten van SBB Accountants & Adviseurs over hoe je dat aanpakt. Zo neem je een vliegende start en kom je nadien niet voor onaangename verrassingen te staan.
Wat zijn de eerste stappen die je op het vlak van boekhouding moet ondernemen?
Sofie Cillis, SBB Accountants & Adviseurs: “Je opent een aparte rekening die je specifiek voor je zelfstandige activiteit gebruikt. We geven stagiair-architecten altijd het advies om de maandelijkse vergoedingen op die rekening te laten storten. Als je iets moet betalen voor je zelfstandige activiteit, dan moet je dat ook van die rekening doen. Let er daarnaast op dat je van alle beroepsmatige uitgaven een bewijsstuk hebt. Uitgaven worden in de boekhouding verantwoord door middel van bewijsstukken: facturen, btw-bonnetjes of andere betaalbewijzen.”
Hoe bepaal je voor welke ondernemingsvorm je kiest, en of je voor een enkelvoudige of dubbele boekhouding kiest?
“De meeste stagiair-architecten starten met een eenmanszaak. In de praktijk merken we dat een vennootschap nog geen fiscaal voordeel voor hen oplevert. Na de stage kan je eenmanszaak omgevormd worden naar een vennootschap, als dat interessant zou blijken. Als je inkomsten beperkt zijn, is een vennootschap nog niet interessant. Een vennootschap is duurder in oprichting en ook de kost van een accountant is hoger bij een vennootschap. Het type boekhouding – enkelvoudig of dubbel – hangt af van de gekozen ondernemingsvorm.”
Moet je als startende architect vandaag al rekening houden met Peppol of elektronische facturatie?
Antwoord: “In principe moet je inderdaad al met Peppol rekening houden. Iedereen die btw-plichtig is, moet in een B2B-context elektronische facturen via Peppol kunnen versturen én ontvangen. Doe je dat niet, dan riskeer je niet alleen een boete, maar kan ook de aftrek van de btw op een niet-correct verstuurde factuur geweigerd worden.”
“Wanneer je als stagiair-architect uitsluitend in opdracht van je stagemeester werkt, hoef je echter geen btw-nummer te hebben en dus ook niet via Peppol te factureren. In dat geval maak je gewoon een ereloonnota zonder btw op. Je kan er wel vrijwillig voor kiezen om toch een btw-nummer aan te vragen, bijvoorbeeld om de btw op je beroepskosten te recupereren. In dat geval moet je wél via Peppol factureren.”
Werken met een accountant
Wanneer contacteer je eigenlijk het best een accountant? Neem je contact op vóór je start?
“Ja, het liefst voor de start. Op die manier kan je geïnformeerd en correct opstarten. We overlopen dan het stappenplan van de opstart: wat moet in orde gebracht worden? We bespreken het voeren van de boekhouding. We vragen na welke kosten je zal maken, of je investeringen zal doen, …”
Wat doet een accountant concreet voor je bij de start? En wat moet je zélf doen?
“De accountant regelt in de praktijk meestal de opstartformaliteiten: aanvraag van je ondernemingsnummer, de inschrijving bij het sociaal verzekeringsfonds, de keuze om eventueel toch te opteren voor het statuut van btw-belastingplichtige als je geen eigen opdrachten doet, maar enkel in opdracht van je stagemeester werkt.”
“Wij verwachten dat ondernemers regelmatig hun facturen, bewijsstukken, … digitaal aanleveren op ons boekhoudkundig platform. Dat heeft als voordeel dat je als starter zelf een goed zicht hebt op je cijfers. En wij kunnen meekijken of er zich geen onregelmatigheden voordoen.”
Hoe vaak spreek je het best af met je boekhouder om de vinger aan de pols te houden?
“Omdat de inkomsten van stagiairs relatief vaststaand zijn, is het voldoende om twee keer per jaar samen te zitten met een accountant, in december en in juni. Wanneer iemand bijvoorbeeld op 1/9/2022 start met zijn stage, dan spreken we een eerste keer terug af begin december. Op dat moment maken we een prognose op tot het jaareinde. We bekijken of je voldoende sociale bijdragen betaalt en hoeveel je aan de kant moet zetten voor de belastingen. Voor de zomer spreken we nog eens af voor de fiscale aangifte. Ook dan maken we een tussentijdse prognose voor sociale bijdragen en belastingen.”
Je loon berekenen
Hoeveel houd je over van je inkomsten? Hoe weet je dus hoeveel loon je jezelf kan betalen?
“Dit is een rekenvoorbeeld van wat een stagiair-architect netto overhoudt, voor inkomstenjaar 2025 en aanslagjaar 2026.”
Welke kosten kunnen architecten allemaal inbrengen?
Antwoord: Het algemene principe is dat je alle kosten die je maakt en die nodig of nuttig zijn om belastbare inkomsten te verwerven of te behouden, fiscaal in aftrek kan brengen. Het kan gaan om de kosten van je bureau (huurgelden wanneer je huurt of afschrijvingen wanneer je het gebouw hebt gekocht), bureaumateriaal, verwarming en elektriciteit voor je bureau, autokosten, restaurantkosten (voor zover het om beroepsmatige etentjes gaat), een pc of smartphone, maar bijvoorbeeld ook de factuur van je accountant of je boekhoud- en facturatiesoftware. Sommige kosten zijn wel slechts beperkt aftrekbaar, zoals auto- of restaurantkosten.
Raad je aan om reserves op te bouwen? Zo ja, hoeveel zet je dan best aan de kant per maand?
Antwoord: Het is uiteraard aan te bevelen om de nodige financiële reserves op te bouwen. Het is echter onmogelijk om daar een vast bedrag op te plakken. Dat hangt af van je concrete situatie, zoals de hoogte van je inkomsten en je kostenstructuur. Heb je bijvoorbeeld een groot architectenbureau met personeel en een eigen gebouw dat je moet financieren en onderhouden, dan is dat een heel andere situatie dan die van een architect die alleen werkt vanuit een bureau thuis. Ben je een beginnende architect met beperkte inkomsten, dan moet je er uiteraard ook voor zorgen dat je voldoende overhoudt om iets opzij te kunnen zetten.
En als slotvraag: zijn er nog valkuilen of uitzonderingen waar je als startende (stagiair-) architect best rekening mee houdt?
“Nee, er zijn weinig valkuilen. Stagiairs hebben een relatief vast inkomen. Wat wel een aandachtspunt is, is dat de stortingen die je als stagiair ontvangt brutobedragen zijn. Dat geld is dus niet volledig beschikbaar. Daar moet je je sociale bijdragen, belastingen en alle andere beroepsmatige uitgaven, zoals de kosten van de accountant, nog van aftrekken.”
TIP: Check de uurtariefcalculator van SBB, Liantis en Unizo
Heb je zelf geen idee welk uurtarief je moet vragen om je gewenste bruto-inkomen te verkrijgen? In samenwerking met Liantis en Unizo ontwikkelde SBB hiervoor een handige uurtariefcalculator: www.calculatorbrutonetto.be. Dankzij die tool kan je als starter zelf een goed onderbouwd tarief voorstellen aan je stagemeester of opdrachtgever.
