Veel vragen over btw ontstaan tijdens de architectenstage. Wanneer is een stagiair btw-plichtig? Verandert er iets als hij of zij eigen opdrachten begint uit te voeren? En wanneer is de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen interessant?
Heeft een stagiair een btw-nummer nodig?
Veel stagiair-architecten denken dat ze geen btw moeten aanrekenen omdat ze vrijgesteld zijn. Maar de werkelijkheid is toch anders: wie uitsluitend voor zijn stagemeester werkt, wordt door de btw-administratie in principe niet als btw-plichtige beschouwd. Dat heeft te maken met de bijzondere manier waarop de architectenstage georganiseerd is. Hoewel een stagiair sociaalrechtelijk als zelfstandige wordt beschouwd, aanvaardt de btw-administratie dat er tijdens de stage een vorm van ondergeschiktheid bestaat tussen stagiair en stagemeester.
Daardoor is er geen btw verschuldigd op de vergoeding die de stagemeester betaalt. Kortom: dit is geen btw-vrijstelling, maar een vaststelling dat de stagiair voor deze activiteit niet als btw-plichtige wordt beschouwd.
Wie uitsluitend voor zijn stagemeester werkt, heeft dus geen btw-nummer nodig en hoeft geen btw aan te rekenen. Op de factuur moet dan verwezen worden naar de administratieve beslissing E.T.9.195 van 13 juni 1972.
Wat als een stagiair ook eigen opdrachten uitvoert?
Dan verandert de situatie. Vanaf het moment dat een stagiair voor eigen klanten werkt, wordt hij in principe btw-plichtig. Ook al gaat het slechts om een kleine verbouwing voor familie, een studieopdracht voor een particulier of een samenwerking met een ander kantoor.
Belangrijk daarbij is dat die btw-plicht niet enkel geldt voor de eigen opdrachten. In principe wordt de volledige activiteit als architect dan aan btw onderworpen, inclusief de prestaties voor de stagemeester. Veel starters zijn zich daar niet van bewust. Een beperkte nevenactiviteit kan dus al belangrijke gevolgen hebben voor de administratieve verplichtingen.
Welk btw-stelsel is het meest geschikt?
Wie btw-plichtig wordt, moet bepalen welk btw-stelsel van toepassing is.
Voor veel starters is de btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen een interessante piste. Die regeling kan toegepast worden zolang de jaarlijkse omzet niet hoger is dan 25.000 euro. Op de factuur moet dan de vermelding ‘Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen’ worden opgenomen.
Het voordeel is duidelijk: de stagiair hoeft geen btw aan te rekenen aan zijn klanten en zijn administratieve verplichtingen zijn beperkter dan in het gewone btw-stelsel.
Daar staat wel een belangrijk nadeel tegenover. Hij of zij kan geen btw recupereren op beroepskosten en investeringen. Denk aan een laptop, software, opleidingen, kantoorinrichting of andere kosten die vaak voorkomen tijdens de opstart van een architectenkantoor.
Of de regeling interessant is, hangt dus sterk af van de concrete situatie. Iemand die voornamelijk voor particulieren werkt, heeft er voordeel bij geen btw te moeten doorrekenen. Iemand die vooral voor bedrijven of andere btw-plichtige klanten werkt, ervaart die voordelen minder omdat zijn klanten de btw zelf kunnen recupereren.
Wat op het eerste gezicht de eenvoudigste oplossing lijkt, is dus niet altijd de financieel meest interessante keuze.
Nieuwe verplichting voor kleine ondernemingen
Sinds 2025 geldt er bovendien een bijkomende administratieve verplichting voor ondernemingen die gebruikmaken van de vrijstellingsregeling.
Ook wie geen btw-plichtige klanten heeft, moet jaarlijks zijn omzet melden via de klantenlisting (jaarlijkse opgave van je btw-plichtige klanten aan de fiscus).
Indien er geen klanten op te geven zijn, gebeurt dit via een zogenaamde nihil-listing. (een klantenlisting waarin je aangeeft dat er niets te melden valt).
De vrijstellingsregeling betekent dus niet dat alle administratieve verplichtingen verdwijnen.
Laat je begeleiden
De btw-regels voor startende architecten zijn minder vanzelfsprekend dan ze op het eerste gezicht lijken. Afhankelijk van de activiteiten kan een architect niet-btw-plichtig zijn, onder de vrijstellingsregeling vallen of onder het gewone btw-stelsel terechtkomen.
Bij twijfel is professioneel advies aangewezen. Een gesprek met een boekhouder kan veel vragen beantwoorden en helpt onaangename verrassingen achteraf te vermijden.
