Architectuur ontstaat uit een samenwerking van veel betrokken partijen. In het digitale ecosysteem dat daardoor ontstaat, is de architect de curator van een gelaagd ontwerpproces, waarin elke beslissing en elke wijziging deel uitmaakt van een groter netwerk aan informatie, kennis en interpretatie. Het huidige bouwproces – van ontwerp tot nazorg – vraagt dan ook om transparantie en een doordacht beheer van informatie. Hierdoor is het beheren van de veelheid aan data en documenten een belangrijk onderdeel geworden van het takenpakket van de architect. Om de samenwerking tussen verschillende actoren in goede banen te leiden, is een gestructureerde aanpak van projectinformatie onmisbaar geworden. Een Common Data Environment (CDE), soms ook Construction Data Environment genoemd, biedt daarvoor een oplossing. Dit is een digitale omgeving waarin projectinformatie centraal wordt verzameld, beheerd en gedeeld.

Digitaal ecosysteembeheer

In het FMI-rapport The High Cost of Poor Data and Miscommunication uit 2018 blijkt dat 13% van alle werkuren in de bouwsector gespendeerd wordt aan het zoeken naar de juiste projectinformatie. Daarnaast gaat 35% van de tijd verloren aan inefficiëntie en blijft een groot deel van de beschikbare data onbenut. Hoewel het niet de meest recente cijfers zijn, illustreren ze wel een herkenbaar probleem: informatie is aanwezig, maar niet altijd toegankelijk of bruikbaar.

CDE is een relatief eenvoudige en laagdrempelige manier om gedurende het volledige bouwproces aan datamanagement te doen, zodat projectinformatie altijd en overal raadpleegbaar blijft, ongeacht je werkwijze.

Een CDE in een notendop

Het valt op dat in de bouwwereld het begrip ‘CDE’ op zich (nog) niet ingeburgerd is, maar men eerder van een ‘document management systeem’ spreekt.

In feite is een CDE minstens dit:

Eén enkele bron van waarheid: alle up-to-date-informatie staat op één plaats. Denk aan modellen, fiches, opmerkingen, rapporten, werfverslagen, communicatie, …
Toegankelijkheid: alles is online te consulteren.
Versiebeheer: controle over de laatst goedgekeurde versie van alle bestanden. Oudere bestanden en de daarop gemaakte opmerkingen blijven steeds beschikbaar voor eventuele traceerbaarheid.
Samenwerking: misverstanden worden vermeden omdat iedereen met dezelfde informatie werkt.
Workflow: verschillende communicatie- en validatieprocessen worden ondersteund, zoals goedkeuringen, vergunningen, revisies, vrijgaven van documenten en modellen en as-builtinformatie.

Het gebruik van een CDE is bijgevolg nuttig in vrijwel elk ontwerp- en uitvoeringsproces, ongeacht of er met BIM gewerkt wordt of niet. Het gaat uiteindelijk over het consequent opslaan, beheren en delen van informatie.

Wie BIM gewend is, zal de structuur uit de NBN EN ISO 19650 herkennen, met de vier klassieke statussen:

work in progress (WIP);
shared;
published;
archive.

Hoe werkt een CDE?

In de meeste gevallen wordt een CDE als volgt opgezet:

Schaf een project- of portfoliolicentie aan. Omdat alle betrokken partijen voordeel halen uit een centrale dataomgeving, kan het interessant zijn om de kosten te delen.
Maak een project aan en zet een mappenstructuur op volgens de verschillende projectfases.
Definieer de rollen van de betrokken partijen, zoals architect, studiebureau, aannemer en opdrachtgever.
Werk een workflow uit. Bepaal wie welk type document moet aanleveren, wie het valideert en wat er gebeurt wanneer een document wordt afgekeurd. Per stap kan je instellen hoe er gecommuniceerd wordt, bijvoorbeeld via automatische meldingen of e-mails. Eens zo'n workflow is uitgewerkt, kan dezelfde logica vaak ook voor andere projecten gebruikt worden. Het is wel aangewezen om de workflow eerst intern te testen voor het platform online gaat.
Koppel contactgegevens aan de verschillende rollen en beheer per partij de toegangsrechten tot het volledige platform of delen ervan.
Laad documenten op volgens een consequente naamgeving en de afgesproken structuur. Zodra een document wordt opgeladen, kan de workflow starten en kunnen opmerkingen rechtstreeks aan het document gekoppeld worden. Bij een herwerking wordt het bestand vervangen door een nieuwe versie, terwijl de historiek behouden blijft.
Maak op belangrijke momenten in het project een momentopname van het dossier. Zo blijft duidelijk welke documenten deel uitmaakten van een tussentijdse of definitieve goedkeuring.

Uit voorgaande mag blijken dat het interessant kan zijn om als architect zelf het initiatief te nemen bij het opzetten van een CDE. Zo behoud je het overzicht over communicatielijnen, verantwoordelijkheden en validaties. Hoewel de opstart een investering vraagt, verdient die zich vaak terug door minder zoekwerk, minder losse communicatie en een efficiënter beheer van het bouwdossier.

Beheer van een CDE

Hoewel architecten in Vlaanderen een ruimer takenpakket hebben dan in sommige buurlanden, is CDE hier nog geen ingeburgerd begrip. Veel architecten beheren hun documenten nog steeds via eigen FTP-servers of cloudomgevingen en zetten geen gedeelde omgeving op met opdrachtgevers, aannemers of studiebureaus. Vaak vormen de tijdsinvestering bij de opstart en het kostenplaatje een drempel.

Toch is de digitalisering in de bouwsector onomkeerbaar ingezet, al verloopt die niet voor iedereen aan hetzelfde tempo. Waar architecten zich vandaag nog sterk richten op CAD- en BIM-software, bevinden sommige grotere aannemers zich al in een volgende fase van digitalisering. Kleinere aannemers staan dan weer vaak nog aan het begin van dat traject.

Een kleiner project met een meer analoge bouwpartner wordt daardoor soms aangegrepen als argument om geen CDE op te zetten. Toch is dat niet altijd terecht. Net zoals BIM kent ook een CDE verschillende gradaties. Het hoeft geen alles-of-nietsverhaal te zijn.

Vaak zijn architecten voor gedeeld databeheer afhankelijk van het platform van de aannemer. Omdat er geen uniforme standaard bestaat, moeten zij zich telkens aanpassen aan een andere omgeving. Dat is weinig efficiënt en kan leiden tot miscommunicatie. Wie meerdere projecten opvolgt, werkt daardoor vaak in verschillende platformen tegelijk, elk met hun eigen logica, toegangsbeheer en werkwijze. Architecten zijn momenteel nogal te vaak ‘gast’ op een CDE-platform, en dat wordt ook zo aangevoeld.

Tegelijk begrijpen veel architecten die situatie. De aankoop, implementatie en het beheer van een eigen CDE vragen investeringen, terwijl aannemers tijdens de uitvoeringsfase vaak al een platform ter beschikking stellen waarvoor slechts een beperkte bijdrage wordt gevraagd.

BIM en DBFM

In theorie wordt over DBFM-projecten (Design, Build, Finance, Maintain) gesproken als geïntegreerde samenwerkingsmodellen waarin informatie gedurende de volledige levenscyclus van een project centraal wordt beheerd. In de praktijk blijkt echter dat veel projecten beperkt blijven tot een eenvoudigere Design & Build-formule: net voor de uitvoeringsfase komt het digitaal en centraal delen van de data en informatie pas ter sprake. Zoals gezegd beheren de meeste architecten hun dossiers nog steeds via eigen FTP-servers die vervolgens gekoppeld worden aan het platform van de aannemer.

Dikwijls beperkt de werking van het centrale platform zich tot het delen van het bouwdossier, technische fiches, werfverslagen en vorderingsstaten. Een doorgedreven gebruik van een CDE voor bijvoorbeeld clashcontrole, issue management of BIM-coördinatie blijft, zelfs bij grotere projecten, nog toekomstmuziek.

Realistischer is dat alle partijen via een duidelijke mappenstructuur en goed geregelde toegangsrechten op elk moment dezelfde, gevalideerde informatie kunnen raadplegen die wordt beheerd door de aannemer (de hoofdcontractant). Daarom blijft een vooraf bepaald protocol voor de workflow essentieel. Wie levert technische fiches aan? Wie valideert ze? Wanneer wordt informatie gedeeld met de opdrachtgever? En wie draagt uiteindelijk verantwoordelijkheid voor uitvoering, bestelling en betaling? Digitale tools kunnen veel ondersteunen, maar blijven afhankelijk van duidelijke afspraken tussen mensen. Binnen BIM-projecten krijgt dit vorm in een BIM-protocol waarin rechten, verantwoordelijkheden en informatiestromen worden vastgelegd.

Meerwaarde voor opdrachtgevers

De beslissing om met een CDE te werken, komt in de praktijk zelden van de opdrachtgever. Zelfs grotere opdrachtgevers zoals sociale huisvestingsmaatschappijen of ontwikkelaars – die beschikken over eigen lastenboeksystemen en/of classificatiestructuren – laten het opzetten van een concreet datamanagementsysteem meestal over aan vrije keuze. Toch zijn de voordelen van een CDE ook voor opdrachtgevers niet te onderschatten. Denk dan vooral aan het as-builtattest: zeker bij DBFM niet onbelangrijk. Maar ook het ondervangen van communicatiehiaten.

Er bestaan zelfs specifiek ontwikkelde tools voor particuliere opdrachtgevers van eengezinswoningen. Ze vertrekken vanuit een eenvoudige gedachte: wie de bouwervaring voor de bouwheer verbetert, legt ook de basis voor een betere samenwerking. Bouwprofessionals vergeten soms dat bouwen voor een leek een overweldigend en emotioneel proces is. Door alle projectinformatie centraal en consistent te beheren in een gestructureerd dossier, ontstaat meer overzicht en gemoedsrust.

Ook architecten plukken daar de vruchten van. Net in kleinere projecten ontstaat vaak een overvloed aan communicatie via e-mail, telefoon, WhatsApp, Dropbox, SharePoint en andere kanalen. Door communicatie en documenten te centraliseren, wordt heel wat chaos vermeden en blijft de informatie voor alle betrokken partijen toegankelijk.

Welk softwarepakket schaf je aan?

Er zijn wel tientallen softwareplatformen die dezelfde principes toepassen, elk met een eigen invalshoek. Dalux, Thinkproject, Trimble Connect, Autodesk Construction Cloud, BIMcollab, Pro4all, ZIGGU en BuildHive zijn slechts enkele voorbeelden van dataopslagsystemen. Sommige focussen op documentbeheer, andere op BIM-coördinatie, werfopvolging of communicatie. Daardoor is CDE voor veel bouwprofessionals geen bekende term, terwijl ze het concept vaak al dagelijks gebruiken. Dat verklaart meteen waarom gesprekken over CDE's soms wel eens verwarrend kunnen zijn: iedereen heeft het over hetzelfde principe, maar vaak over een ander platform.

Besluit

Ondanks de duidelijke voordelen wordt een CDE vandaag nog niet overal toegepast. Toch groeit het besef dat centraal informatiebeheer steeds belangrijker wordt in een bouwsector die verder digitaliseert. Misschien ligt de essentie uiteindelijk niet in de technologie zelf, maar in de bereidheid van alle betrokken partijen om projectinformatie niet langer te beschouwen als persoonlijk bezit, maar als een gedeelde verantwoordelijkheid. Pas dan wordt een CDE meer dan een digitaal archief: een omgeving waarin samenwerking daadwerkelijk vorm krijgt.

Voor wie zich verder wil verdiepen in de digitale toekomst van de bouwsector: in een tweede artikel verkennen we hoe organisaties kunnen doorgroeien van digitaal documentenbeheer naar datagedreven en zelfs voorspellend werken.