De bijstands- en adviesverbintenis

In het kader van jouw contractuele aansprakelijkheid als architect, rust op jou een bijstands- en adviesverbintenis. Het komt erop neer dat je advies of bijstand dient te verlenen aan de opdrachtgever wanneer het voorwerp van het advies of de bijstand onlosmakelijk verbonden is met je wettelijke kerntaken als architect. Jouw wettelijke kerntaken bestaan uit het opstellen van de plannen en de controle op de uitvoering van de werken. Bovendien moet het verlenen van dat advies of die bijstand ook noodzakelijk zijn om deze twee kerntaken uit te voeren. Wanneer een bepaalde advies- of bijstandsvraag van de opdrachtgever deze toets niet doorstaat, valt de vraag in principe dus niet onder jouw advies- en bijstandsverbintenis.

Deze regel lijkt eenvoudig, maar we stellen vast dat er in de praktijk veel vragen rijzen in het kader van de rol van de architect bij een discussie tussen de opdrachtgever en de aannemer. Daarom passen we de algemene principes hieronder toe op deze specifieke situatie.

De taak van de architect bij discussies tussen de opdrachtgever en de aannemer

De bijstands- en adviesverbintenis valt uiteen in een aantal onderdelen zoals:

de technische bijstand (= kern van de verbintenis);
de bijstand bij de keuze van derden;
de financiële en budgettaire bijstand;
de juridische bijstand;
en de bijstand bij de oplevering en aanvaarding van de werken.

Wanneer er een discussie ontstaat tussen de opdrachtgever en de aannemer, komen bijna alle aspecten van de advies- en bijstandsverbintenis van de architect aan bod. Hierdoor is het soms moeilijk om af te lijnen tot waar de verplichting van de architect juist loopt.

Aan de hand van een opdeling van de discussies tussen de opdrachtgever en de aannemer in drie categorieën, namelijk technische, financiële en juridische discussies, geven we mee wat nu wel – en juist niet – tot jouw taak als architect hoort.

Technische discussies

Onder deze categorie vallen o.a. discussies over:

of werken al dan niet correct of volgens de regels van de kunst zijn uitgevoerd;
voorstellen van de aannemer om bepaalde materialen of uitvoeringsmethodes aan te passen.

Het spreekt voor zich dat advies- en bijstand omtrent technische aangelegenheden tot de kerntaak van de architect behoren. In die zin behoort het tot jouw bijstands- en adviesplicht om de opdrachtgever te adviseren over:

het al dan niet correct uitgevoerd zijn van de werken;
de geschiktheid van materialen voor de toepassing waarvoor ze zijn aangewend;
de eventuele voordelen, nadelen en risico’s van bepaalde uitvoeringsmethodes;
of de werken zijn uitgevoerd volgens wettelijke normen inzake brandveiligheid, (thermische)isolatie, verluchting, ruimtelijke ordening, ...

Er is ook een proactieve kant aan deze technische bijstandsverbintenis. Zo moet je de opdrachtgever verwittigen wanneer je vaststelt dat de aannemer de werken niet, niet correct, niet volgens de aanwijzingen van de opdrachtgever of niet volgens de wettelijke normen of de regels van de kunst uitvoert. Je moet dit zelfs doen zonder dat de opdrachtgever hier expliciet naar vraagt. Regelmatige werfbezoeken zijn daarbij alleszins een must.

Het is van belang om te benadrukken dat je als architect enkel en alleen de nodige (technische) informatie dient mee te geven aan de opdrachtgever, zodat deze vervolgens zelf op een geïnformeerde manier een beslissing kan nemen en deze kan meedelen aan de aannemer. Concreet wil dit zeggen dat het niet onder jouw bijstands- en adviesverplichting valt om:

al dan niet akkoord te gaan met het gebruik van een bepaald materiaal;
in de plaats van de opdrachtgever in te stemmen met een nieuwe uitvoeringsmethode;
de voorlopige oplevering te weigeren wegens de gebrekkige uitvoering van de werken.

Je dient de opdrachtgever in al deze gevallen te adviseren, maar de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid ligt enkel en alleen bij de opdrachtgever en niet bij jou.

Financiële discussies

De financiële discussies situeren zich voornamelijk op vlak van meer- en minwerken, vorderingsstaten, afrekeningen, overschrijdingen van het bouwbudget in het algemeen en financiële compensatie wegens niet of gebrekkig uitgevoerde werken.

Overeenkomstig artikel 16 van het Reglement van de Beroepsplichten, rust er op jou als architect een budgettaire adviesverbintenis: “Hij let erop ontwerpen voor te stellen die binnen de grenzen blijven van het in de opdracht vastgestelde programma en van de begroting die eruit voortvloeit, zoals blijkt uit de overeenkomst tussen de partijen. Worden tijdens de studie of tijdens de uitvoering van de werken wijzigingen aangebracht aan het in de overeenkomst vastgestelde programma, dan moeten deze alle het voorwerp zijn van een bijkomende overeenkomst die er de financiële weerslag zal van vermelden.”

In het kader van deze verbintenis moet je in de ontwerp- en uitvoeringsfase waken over het bouwbudget. Wat dit concreet inhoudt?

Je informeert actief naar de financiële mogelijkheden van de opdrachtgever.
Je moet de opdrachtgever informeren over de haalbaarheid van hetgeen de opdrachtgever voor ogen heeft (n.a.v. het programma van eisen).
Je moet een gedetailleerde raming opstellen n.a.v. het (zo definitief mogelijk) ontwerp.
Je moet de opdrachtgever informeren over de financiële gevolgen van bepaalde keuzes, zowel in de ontwerp- als in de uitvoeringsfase.
Je moet de opdrachtgever informeren over financiële gevolgen van zaken die gebeuren tijdens de uitvoeringsfase (bijvoorbeeld aannemer die wijzigingen voorstelt).

Je voornaamste plicht als architect bij financiële discussies tussen de opdrachtgever en de aannemer bestaat er m.a.w. in om de opdrachtgever (proactief) te waarschuwen wanneer het budget door bepaalde beslissingen van de betrokken partijen (opdrachtgever of aannemer) in het gedrang kan komen.

Je dient de opdrachtgever ook te waarschuwen voor abnormale prijzen en kan in dat opzicht de opdrachtgever adviseren of bepaalde meerwerken of afrekeningen correct zijn. Tot slot moet je er ook over waken dat de vorderingsstaten overeenkomen met de uitgevoerde werken en moet je de opdrachtgever melden wanneer vorderingsstaten, afrekeningen of facturen hoger liggen dan verwacht in het kader van het vooropgestelde bouwbudget. Uiteraard kan je dit enkel wanneer je inzage krijgt in deze stukken en je met andere woorden ook de zogenaamde 'controle van de rekeningen' voor jouw rekening neemt. Dit is geen wettelijk verplicht onderdeel van jouw opdracht als architect en moet dus contractueel worden afgesproken. Gelet op de inspanning en de aansprakelijkheid die hiermee gepaard gaan, voorzie je hiervoor ook best een vergoeding.

Ook hier is het van belang om te benadrukken dat je als architect de opdrachtgever enkel (financieel) moet informeren zodat de opdrachtgever vervolgens zelf een geïnformeerde keuze kan maken om bijvoorbeeld:

het programma van eisen aan te passen;
een bepaald materiaal niet te gebruiken of te vervangen;
een bepaald meerwerk wel of niet te aanvaarden;
een factuur te protesteren.

Het behoort niet tot jouw opdracht om in de plaats van de opdrachtgever meer- of minwerken goed te keuren, vorderingsstaten goed of af te keuren of facturen te protesteren. Dat is een exclusieve bevoegdheid van de opdrachtgever.

JURIDISCHE DISCUSSIES

In geval van zogenaamde juridische discussies, vraagt de opdrachtgever vaak aan de architect wat zijn rechten en plichten zijn en welke (juridische) stappen hij kan ondernemen t.a.v. de aannemer. Voorbeelden van vragen in dit kader zijn:

Wat moet ik doen als de aannemer failliet blijkt te zijn?
Wat zijn mijn rechten en plichten wanneer ik een factuur betwist en de aannemer vervolgens weigert de werken verder uit te voeren?
Wat moet ik doen als de aannemer plots onbereikbaar is?
Mag ik werken laten uitvoeren door een andere aannemer als ik niet tevreden ben over de eerste aannemer?
Kan ik mijn aannemingscontract opzeggen en zo ja, hoe?
De aannemer weigert compensatie voor minwerken. Wat moet ik ondernemen?

In het kader van artikel 17 van het Reglement van de Beroepsplichten, heb je als architect een 'juridische bijstandsverbintenis'. We stellen vast dat dit in de praktijk door de opdrachtgever zeer ruim wordt opgevat. De juridische bijstandsverbintenis houdt evenwel in geen geval in dat je moet optreden als juridisch (of fiscaal) raadsman.

Deze zogenaamde juridische bijstandsverbintenis beperkt zich namelijk tot de zaken die noodzakelijk zijn om jouw wettelijke opdracht als architect uit te voeren, zijnde het opstellen van de plannen en de controle op de uitvoering van de werken. Het gaat daarbij onder andere over wetgeving die door een architect in principe gekend moet zijn:

wetgeving waaraan de realisatie van een ontwerp moet beantwoorden (stedenbouw, EPB, veiligheidscoördinatie, brandnormen, ruimtelijke ordening, goederenrecht, …);
wetgeving om een aannemer geldig te contracteren (woningbouwwet, sociale en fiscale schulden, vestigingswetgeving in Wallonië en Brussel, inschrijving in de KBO, erkenning i.k.v. overheidsopdrachten, …);
wetgeving op de aanbesteding van werken in het kader van overheidsopdrachten.

Het behoort dus niet tot jouw bijstands- en adviesverplichting om de opdrachtgever te informeren over de contractuele rechten en plichten van de opdrachtgever of de aannemer. Daarvoor moet er namelijk vaak een grondige studie gebeuren van alle stukken zoals de aannemingsovereenkomst, brieven, algemene voorwaarden, e-mails, sms-en, … Bovendien behoren deze zaken tot juridische expertisedomeinen en geenszins tot de algemene kennis van de architect.

We wijzen er ook op dat het niet tot jouw opdracht behoort om de opdrachtgever een model aannemingsovereenkomst te bezorgen of juridisch advies te verstrekken omtrent specifieke bepalingen van de aannemingsovereenkomst. Wanneer je dit toch doet, geef je immers juridisch advies en kan jouw aansprakelijkheid in het gedrang komen wanneer achteraf blijkt dat je verkeerd advies hebt gegeven of zaken over het hoofd hebt gezien. Wanneer de opdrachtgever juridische vragen heeft over zijn aannemingscontract zowel m.b.t het sluiten van het contract, als tijdens de uitvoering of na de uitvoering van de aannemingswerken, dient hij juridisch advies in te winnen bij een raadsman.

Wanneer de opdrachtgever daarom verzoekt, kun je als architect wel de nodige informatie en stukken verschaffen zodat de opdrachtgever de aannemer bijvoorbeeld in gebreke kan stellen of een factuur kan betwisten. Zo kun je in dat geval technische documenten, correspondentie, werfverslagen etc. aan de opdrachtgever overmaken om zijn dossier te staven.

Wanneer de opdrachtgever en de aannemer onderling niet uit de impasse geraken en de discussie niet uitgeklaard geraakt, raden wij aan om de opdrachtgever te adviseren om een raadsman aan te stellen. Deze zal de opdrachtgever vervolgens een grondig juridisch advies kunnen bezorgen over zijn rechten en plichten en zal de opdrachtgever kunnen bijstaan in het opstellen van een ingebrekestelling, dagvaarding, factuurprotest of dergelijke.

BESLUIT

Wanneer er een discussie ontstaat tussen de opdrachtgever en de aannemer, kijkt de opdrachtgever vaak in jouw richting voor advies en bijstand. Het is daarbij van belang om te weten tot waar jouw bijstands- en adviesverbintenis als architect loopt. Zo vermijd je dat je heel wat prestaties moet leveren waarvoor je niet vergoed zal worden en dat je je aansprakelijkheid onnodig uitbreidt.

Samengevat heeft jouw advies- en bijstandsverbintenis enkel betrekking heeft op jouw wettelijke opdracht, zijnde het opstellen van de plannen en de controle op de uitvoering van de werken. Alle overige juridische en fiscale zaken vallen niet onder jouw bijstands- en adviesverbintenis en moeten door de opdrachtgever worden voorgelegd aan experten (juristen, fiscalisten, gerechtsexperts, verzekeringsexperts, …). Bovendien beperkt jouw opdracht zich tot het verlenen van bijstand- en advies aan de opdrachtgever die dan zelf een geïnformeerde beslissing moet nemen ten aanzien van de aannemer.