E-mails als officiële kennisgeving? Het mag, maar let op de voorwaarden

Als architect verstuur je vandaag bijna alles via mail: plannen, werfverslagen, opmerkingen, herinneringen, aanmaningen, … Maar wist je dat e-mail tot voor kort juridisch niet erkend werd als een officiële vorm van kennisgeving?

Dat is veranderd. Communicatie via mail of andere digitale communicatiemiddelen, zoals sms of whatsapp, wordt nu onder bepaalde voorwaarden aanvaardt.

Welke zijn de voorwaarden?

In het Nieuw Burgerlijk Wetboek staat nu zwart op wit dat een kennisgeving via e-mail rechtsgeldig is, als de ontvanger de mail heeft gelezen, of er minstens redelijkerwijs kennis van had kunnen nemen. In het laatste geval moet de geadresseerde voordien akkoord gegaan zijn met elektronische communicatie via dat specifieke e-mailadres of digitaal kanaal (zoals sms, WhatsApp, …).

Wat betekent dat in de praktijk voor architecten?

Als je als architect een formele boodschap verstuurt (bijvoorbeeld bij een contractbreuk, probleem met een aannemer, een formele ingebrekestelling of een werf- of opleveringsverslag), dan is het belangrijk dat je kan aantonen:

• Dat de mail is aangekomen en gelezen.
  Bij voorkeur heb je een leesbevestiging, of krijg je een reactie terug. In dat geval is het duidelijk dat de boodschap is toegekomen.
• Geen sluitend bewijs? Dan moet je twee dingen aantonen:
  • Dat de mail is verstuurd naar een e-mailadres waarvan je weet dat de andere partij het gebruikt (én dat je geen foutmelding kreeg).
  • Dat de ontvanger eerder heeft laten weten dat je dat adres mag gebruiken voor dit soort communicatie. Dat kan expliciet zijn (bijvoorbeeld in een contract), of impliciet, op basis van gewoonte.

En wat als je op zeker wil spelen?

Wil je absoluut vermijden dat iemand achteraf zegt "die mail heb ik nooit gehad", of “die mail zal in mijn spam terecht zijn gekomen”, dan is een aangetekende zending nog altijd de veiligste optie. Dat geldt zeker wanneer er in contracten of algemene voorwaarden staat dat officiële kennisgevingen aangetekend moeten gebeuren, bijvoorbeeld bij de beëindiging van een overeenkomst, een ingebrekestelling of belangrijke updates.

Checklist voor rechtsgeldige e-mails

Als je als architect mails verstuurt die juridische gevolgen kunnen hebben, hou dan rekening met het volgende:

• Verstuur met een leesbevestiging of vraag steeds om reactie en volg je mails goed op.
• Voorzie een clausule in je overeenkomst waarbij de opdrachtgever instemt met communicatie via e-mail en dit naar een specifiek e-mailadres:
  “De opdrachtgever bevestigt hierbij uitdrukkelijk dat de architect alle communicatie in het kader van deze overeenkomst per e-mail kan versturen naar het volgende e-mailadres: ***@***.**. E-mails verstuurd naar voormeld e-mailadres zullen worden beschouwd als e-mails waarvan de opdrachtgever redelijkerwijze kennis had kunnen nemen.”
• Dubbelcheck dat je geen foutmelding krijgt en dat je het juiste adres gebruikt.

Twijfel je of voel je dat de opdrachtgever de ontvangst van de e-mail zal betwisten? Stuur ook nog even een aangetekend schrijven mee. Zeker in conflicten of gevoelige situaties kan dat het verschil maken.