Waarom we fouten maken.
Sommige architecten voelen zich soms een beetje beledigd door de suggestie dat ze een checklist nodig hebben. “Ik doe dit al twintig jaar, ik weet heus wel hoe ik een dossier moet indienen”, hoor ik vaak. Een checklist gebruiken voelt als betutteling of als een nutteloos extra moetje.
In het boek The Checklist Manifesto – de grote inspiratiebron voor dit artikel – beschrijft chirurg Atul Gawande precies deze weerstand. Hij ontdekte dat professionals vaak falen, niet door onwetendheid, maar door onoplettendheid. In de chaos van een werkdag, met rinkelende telefoons, een constante stroom aan mails, aannemers met een “dringend probleem op de werf” en deadlines, laat ons menselijk werkgeheugen ons simpelweg soms in de steek.
Cijfers die voor zich spreken
De cijfers die Gawande presenteert uit de medische wereld zijn hallucinant! Na de invoering van een simpele Safe Surgery-checklist in acht ziekenhuizen wereldwijd, daalde het aantal ernstige complicaties met 36% en het aantal sterfgevallen met maar liefst 47%. Gewoon door een simpele checklist.
Hoewel het in de architectuursector zelden een zaak van leven of dood is, kunnen de gevolgen wel degelijk ingrijpend zijn. Denk aan de faalkosten op de werf omdat er bijvoorbeeld een meetstaatartikel vergeten is, of ontevreden klanten, of simpelweg de enorme hoeveelheid tijd die verloren gaat aan het herstellen van fouten die in vijf minuten voorkomen hadden kunnen worden.
De anatomie van een goede checklist
Een lijstje met vijftig punten dat ergens in een map stof staat te vergaren, is geen checklist. Om effectief te zijn in de praktijk, houd je best volgende voorwaarden in het achterhoofd.
Focus op de Killers
Noteer niet wat evident is. “Zet je computer aan” hoort niet op een checklist. Focus op de stappen die – als je ze vergeet – een impact hebben. Denk aan: “Zijn de brandnormen gecheckt tegen het definitieve ontwerp?” of “Is het niveau van de rioleringsaansluiting gekend en haalbaar?”.
De 5-9-regel
Houd het kort. Ons brein kan effectief tussen de vijf en negen items verwerken in een kritieke fase. Bevat je lijst meer punten? Dan wordt de verleiding groot om blind af te vinken. Splits lange lijsten liever op.
Kies je type: READ-DO vs. DO-CONFIRM
- Bij een DO-CONFIRM-lijst voer je de taak uit op basis van je expertise. Op een vast pauzemoment pak je de lijst erbij om te bevestigen dat je de kritieke punten niet bent vergeten. Voorbeeld: zie hieronder.
- Bij een READ-DO-lijst lees je elke stap en voer je die direct uit. Ideaal voor complexere taken. Voorbeeld: zie hieronder.
