In "EPB-middens" is er heel wat te doen over het verplicht opladen van stavingsstukken. Volgens VEKA verandert er weinig, maar EPB-verslaggevers ervaren dit anders. Zij zien het als een "extra klusje" dat op zijn minst zal leiden tot bijkomend administratief werk. Hoe is het zover kunnen komen, wordt alles nu beter en waar staan we nu?
Wat voorafging
Bij de introductie van de EPB in 2006 werd de EPB-verslaggever een nieuwe speler binnen het ontwerp- en bouwproces. Van de verslaggever wordt verwacht dat hij of zij een voorcalculatie maakt, een EPB-startverklaring indient in opdracht van de aangifteplichtige en vervolgens rapporteert over de werkelijk uitgevoerde situatie via de EPB-aangifte.
Bij controles vanuit de overheid moet de verslaggever zich kunnen verantwoorden. De vorm en inhoud van die verantwoording was aanvankelijk niet zo strikt bepaald in de energieprestatieregelgeving. Bij sommige controles kon dat leiden tot onduidelijke situaties.
Verslaggevers worden door de opdrachtgever soms ervaren als een noodzakelijk kwaad en om die reden wordt hun opdracht niet zelden beperkt tot een soort van "minimale dienstverlening". De meeste verslaggevers hebben hier mee leren leven en de bikkelharde concurrentie voor een karig ereloon klinkt bekend in de oren.
Het gevolg is dat verslaggevers zeer efficiënt moeten werken. Vaak zijn ze niet zo nauw betrokken bij het bouwproces en voor het aanleveren van informatie zijn ze afhankelijk van de goodwill van derden. Die informatie bevat soms grote of kleine hiaten, onduidelijkheden of soms zelfs tegenstrijdigheden en komt bovendien mondjesmaat binnen.
Dat is te vermijden, want onduidelijkheid over de inhoud van de stukken leidt in de praktijk tot situaties waarbij de verslaggever speelbal kan worden in discussies tussen opdrachtgever, architect, aannemer, installateur, leverancier en overheid.
Aannemers en installateurs zijn niet altijd goed op de hoogte van wat een verslaggever nodig heeft en de architect dreigt belast te worden met administratieve taken die niet echt tot zijn of haar opdracht behoren.
Hoe dan ook staan of vallen strengere regels voor energieprestatie en binnenklimaat bij de kwaliteit van de handhaving ... Controles dus.
Maar wie is nu verantwoordelijk?
Het decreet benoemt sinds 2017 twee actoren.
- De aangifteplichtige wordt in het decreet aangewezen als verantwoordelijke voor het verzamelen en aanleveren van de stukken die nodig zijn voor de EPB-aangifte.
- De verslaggever krijgt ook een bijkomende verantwoordelijkheid. Hij of zij staat in voor het interpreteren van de stukken, het opzoeken van de juiste technische gegevens uit de aangeleverde documenten én voor het samenstellen en bijhouden van het technisch EPB-dossier.
Zo'n dossier bundelt alle relevante documenten uit het bouwproces die te maken hebben met de EPB en het bevat dus een bron van informatie over de maatregelen die getroffen zijn op de werf om de eisen na te leven, maar evengoed de uitvoeringsplannen en -details, achterliggende gegevens voor de berekening, technische fiches, offerten en facturen, foto's, verslagen, formulieren, ...
Het technisch (EPB-)dossier is in de meeste gevallen volledig digitaal en bevindt zich in de cloud of op de harde schijf van de verslaggever. Het dossier is opvraagbaar door overheid en stukken uit het dossier moet worden aangeleverd wanneer het VEKA de verslaggever daarom vraagt.
Dat laatste is niet zo uitzonderlijk. In opdracht van de Vlaamse Regering houdt het VEKA immers toezicht op het naleven van procedures en EPB-eisen. Controles op waarheidsgetrouwe rapportering gebeuren aan de hand van steekproeven, thematisch of via gerichte selectie. Klachten over de verslaggeving leiden automatisch ook tot controles.
EPB-verslaggevers worden dus wel degelijk gecontroleerd. De controles zijn streng en de boetes navenant. Verslaggevers zijn bovendien persoonlijk aansprakelijk voor de "fouten" of "vergissingen" die zij maken in hun aangifte. De administratieve boetes zijn niet verzekerbaar.
Naast het vervelende financiële aspect van zo'n boete spendeert een verslaggever vaak ook veel tijd aan het nazicht van de zaken die ten laste worden gelegd, de voorbereiding van een hoorzitting enzovoort. Geen wonder dat veel verslaggevers de risico's willen beperken en bijgevolg soms moeilijk doen.
