Samen bouwen begint met samen praten
Een bouwproject is teamwork. Jij ontwerpt, de aannemer bouwt, maar vergeet je klant niet. Die wil niet aan de zijlijn staan, maar mee betrokken worden.
Particuliere klanten bouwen vaak maar één keer in hun leven. Ze kennen de termen niet, snappen het bouwproces nog niet en hebben geen idee wat ze van jou mogen verwachten. Dat maakt heldere communicatie essentieel.
Stel, je start een project voor een jong koppel dat hun eerste huis bouwt. Tijdens de kennismaking leg je het volgende uit:
- Welke fases er zijn en hoe lang elke fase gemiddeld duurt.
- Wie wat doet. Wat doe jij als architect? Wat behoort niet tot jouw taken? Wat verwacht je van je klant? Maak hiervan een helder en compact overzicht.
- Hoe je communiceert. Bijvoorbeeld: “In de ontwerpfase zien we elkaar elke drie weken. Vragen mag je ondertussen via mail stellen, maar de antwoorden worden tijdens een meeting gebundeld. In de aanbestedingsfase zien we elkaar minder, maar krijg je van mij elke twee weken een korte mail met een update.”
Als je vanaf dag één helder communiceert, voorkom je misverstanden en bouw je vertrouwen op.
Weg met die mailbox-chaos
“Kan je een nieuwe WeTransfer maken? De link is vervallen.”
“Waar kan ik het laatste verslag vinden?”
Van deze ‘nutteloze’ mails word je niet blij. Ze kosten je tijd en energie.
De oplossing? Centraliseer alles op één plek. Daar kan je klant altijd de laatste plannen vinden, de planning checken, een verslag nalezen, … Geen losse documenten meer, geen zoekgeraakte bijlagen, maar één digitale hub waar jij en je klant alles vinden. En het mooie? Het bespaart jou tijd en je klant hoeft niets meer zelf te archiveren. Hoe je dit praktisch aanpakt, lees je zo dadelijk …
Uiteraard bezorg je op het einde van het project alle relevante documenten wel in één keer aan je klant.
Breek de radiostilte
Je bent hard aan het werken aan het uitvoeringsontwerp, je zit tot over je oren in de details, en voor je klant … is het stil. Radiostilte.
Dan komt de onvermijdelijke vraag: “Waarom duurt dit zo lang? Het ontwerp is toch klaar? Je hoeft toch maar gewoon offertes op te vragen.”
En niet veel later volgt de conclusie: “Architecten zijn zo duur!” Voor je klant lijkt het alsof er niets gebeurt, terwijl jij net het zwaarste werk levert.
De oplossing? Meer communiceren, zeker in de fases dat je je klant minder ziet. Laat zien wat je doet door bijvoorbeeld elke twee weken een update te sturen: “Deze week heb ik offertes opgevraagd bij drie aannemers voor de ruwbouw. Het uitvoeringsdossier voor de technieken is bijna klaar, volgende week deel ik de finale versie.”
Een update hoeft niet lang te zijn, maar het toont: “Hé, we zijn bezig voor jou.” Zo voelt je klant zich betrokken en snapt hij of zij wat voor werk je allemaal levert.
Vragen, vragen, vragen? Maak een FAQ!
Klanten stellen altijd dezelfde vragen.
“Hoe werkt dat omgevingsloket?”
“Wanneer komt mijn vergunning?”
“Is het 6% of 21% btw bij een renovatie?”
“Kan ik mijn badkamertegels al kiezen?”
Als jij voor elke vraag een lange mail typt, ben je uren zoet. Dat is zonde van je tijd. Wat als je die antwoorden nu eens verzamelt op één plek?
Maak een lijstje met de vragen die je altijd krijgt en zet er heldere antwoorden bij. Je klant vindt zelf de info, bijvoorbeeld in een gedeeld document of een Notion-pagina, en voelt zich gehoord. Want jij bent de vragen voor. En jij hoeft niet steeds in herhaling te vallen. Win-win!
Praktisch aan de slag: hoe doe je dit?
Je kan dit redelijk eenvoudig oplossen door gebruik te maken van een gedeelde map. Eerlijk is eerlijk, een streling voor het oog is dat niet en je klant kan nog steeds overweldigd geraken door de veelheid aan info die erin staat.
Een klantenportaal kan een oplossing zijn. Klinkt geweldig, maar hoe begin je eraan? Hieronder vind je alvast drie manieren om het aan te pakken:
- Website met beveiligde pagina
Laat je websitebouwer een afgeschermd deel maken waar klanten inloggen. Handig, maar vaak prijzig. Waak erover dat je zelf dingen kan aanpassen en niet steeds afhankelijk bent van een externe partij. - Specifieke tools zoals bv. Ziggu
Er zijn kant-en-klare platformen zoals Ziggu, speciaal voor bouwprojecten. Het biedt ruimte voor documenten, updates, korte communicatie, verslagen, … Ideaal als je iets professioneel wilt zonder zelf te knutselen. Nadeel? Er hangen maandelijkse abonnementskosten aan vast, dus check of het past bij je budget. - Notion: goedkoop en flexibel
Met Notion maak je een portaal op maat in je eigen huisstijl: documenten, een FAQ, een tijdlijn, een overzicht per fase, noem maar op. Het is betaalbaar, je beheert het zelf en het groeit mee met je bureau. Weet wel dat Notion een leercurve heeft, maar daarna? Een fluitje van een cent.
Lijkt dit veel werk? Eerlijk, het opzetten kost wat tijd. Maar je wint uren terug omdat je niet meer achter vragen en documenten aanholt. En je klanten? Die zijn blij met de extra service. Want wie wil er nu niet een architect die alles netjes op een rijtje heeft?
Werkt dit voor iedereen?
Laten we realistisch zijn: niet elke klant springt een gat in de lucht bij een klantenportaal. Een professionele bouwheer die al honderd projecten deed, heeft minder behoefte aan jouw FAQ. Maar particuliere klanten? Die zitten vaak vol vragen en onzekerheden. “Neem ik wel de juiste beslissing? Wat komt hierna?”
Voor hen is een portaal goud waard. Ze voelen zich gehoord, krijgen grip op het proces en vertrouwen je nog meer.
En ja, de ene klant zal actiever meedoen dan de andere. Sommigen checken wekelijks je updates, anderen kijken eens per maand. Dat maakt niet uit. Het feit dat jij die info aanbiedt op één plaats is van onschatbare waarde.
Samengevat: geef prioriteit aan je communicatie
Met een klantenportaal maak je het jezelf makkelijk en je klant blij. Je bouwt niet alleen gebouwen, je bouwt relaties. En dat begint met een simpele stap: neem je klant mee, stap voor stap, van de eerste schets tot oplevering.
Dus, waar wacht je op? Dump die overvolle mailbox, zet die FAQ online en laat zien dat jij de architect bent die het anders doet. Wedden dat je klanten straks niet alleen je ontwerpen, maar ook je aanpak bewonderen?
Over Ineke Verbruggen
Ineke Verbruggen is architect en helpt (interieur)architecten met een efficiënte bureau-organisatie. Minder chaos en meer winst in je architectenbureau is haar doel. Met IENS wil ze haar steentje bijdragen om de architectuursector gezonder te maken.
