Wat met mijn architectenpraktijk na mijn overlijden?

Ondersteuning door boekhouder en notaris

Uiteraard zullen de boekhouder en de notaris alle vragen in detail kunnen beantwoorden. Het doel van dit artikel is om bondig de belangrijkste stappen op te sommen, zodat de nabestaanden niet volledig in het ongewisse zijn bij een overlijden.

4 zaken die de nabestaanden moeten regelen

Wat de nabestaanden concreet moeten doen, hangt af van verschillende factoren. De volgende vier stappen zijn van toepassingen bij:

• Eenmanszaken
• Vennootschappen die ontbonden zullen worden
• Vennootschappen die een andere activiteit zullen uitoefenen

In het hoofdstuk ‘Wat als je werkt onder een vennootschap?’ (zie verder) geven we nog wat extra duiding specifiek voor vennootschappen (en we leggen uit wat er moet gebeuren als de architectenvennootschap wél verdergezet wordt).

1. Breng de Orde op de hoogte

De nabestaanden moeten de Raad van de Orde op de hoogte brengen van het overlijden. Ze moeten bovendien een lijst bezorgen aan de Orde met de opdrachten die de architect aan het uitvoeren was, met telkens een stand van zaken.

Als architect-zaakvoerder zorg je dus best dat je naasten toegang hebben tot een actueel overzicht van je werk. Desnoods kan dit overzicht nagevraagd worden bij het Omgevingsloket, maar vanwege privacyredenen zal de overheid dit niet altijd (meteen) vrijgeven.

De Raad van de Orde doet het nodige voor de schrapping van de naam van de architect van de tabel.

2. Activeer de posterioriteitsdekking met de verzekeraar

Ook de verzekeraar beroepsaansprakelijkheid moet ingelicht worden over het overlijden. Samen met de nabestaanden kijkt de verzekeraar om de ‘posterioriteitsdekking’ te activeren uit de verzekeringspolis van de architect.

• Alle architecten zijn namelijk verplicht om een verzekering af te sluiten die hun aansprakelijkheid dekt voor vorderingen die worden ingesteld binnen een termijn van drie jaar, te rekenen vanaf de dag dat er een einde is gesteld aan de inschrijving op de tabel van architecten. Deze wettelijk verplichte posterioriteitspolis van drie jaar zal enkel waarborg bieden voor aansprakelijkheid wegens lichte verborgen gebreken.
• Architecten moeten zich bovendien verzekeren voor de tienjarige aansprakelijkheid, óók voor de periode na schrapping van de tabel van de Orde van Architecten. Deze deontologisch verplichte posterioriteitspolis zal naast de waarborg voor lichte verborgen gebreken ook waarborg bieden voor stabiliteitsproblemen onder de tienjarige aansprakelijkheid.

De posterioriteitsdekking vormt een bescherming voor de erfgenamen als er na het overlijden alsnog een aansprakelijkheidsvordering komt. Als blijkt dat de inmiddels overleden architect effectief aansprakelijk was, zullen de erfgenamen hoogstens geconfronteerd worden met de franchise van de verzekeringspolis.

Die bescherming komt natuurlijk met een kostprijs. Zodra de architect (wegens overlijden) uitgeschreven is op de tabel van de Orde, moet er een premie betaald worden aan vooraf bepaalde voorwaarden. Meer info hierover vind je in de posterioriteitsclausule in de algemene voorwaarden van de polis beroepsaansprakelijkheid.

3. Draag de lopende opdrachten over

Verder moeten de klanten van de architect op de hoogte gebracht worden van het overlijden. De nabestaanden gaan op zoek naar een opvolgende architect die de lopende opdrachten kan uitvoeren. De opdrachtgevers moeten hiervoor hun akkoord geven.

Het is dus belangrijk om een overzicht te bewaren van de architectenopdrachten die je uitvoert, samen met de contactgegevens van de klanten.

De overdracht gebeurt bij voorkeur met een ‘tegensprekelijke stand van de werken’ met de drie partijen (erfgenaam, opdrachtgever en nieuwe architect). Zo ontstaat achteraf geen discussie tot hoever de verantwoordelijkheid van de eerste architect reikt en vanaf waar de opdracht van de opvolgende architect begint. Deze overdracht kan bijvoorbeeld gebeuren door een addendum te laten ondertekenen bij het architectencontract met de vermelding dat geen verantwoordelijkheid wordt genomen voor delen van de opdracht die nog niet uitgevoerd zijn.

4. Licht de gemeenten in

Tot slot moeten de nabestaanden de gemeenten inlichten waar opdrachten van de architect in uitvoering waren, zodat de nodige aanpassingen kunnen doorgegeven worden in het omgevingsloket.

Wat als je werkt onder een vennootschap?

De zaakvoerder overlijdt en de erfgenamen, die geen architecten zijn, erven de aandelen. Hierdoor voldoet je vennootschap niet meer aan de wettelijke eis dat meer dan de helft van de aandelen in handen van architecten moet zijn.

Dan moeten de nabestaanden rekening houden met zowel de wet als de statuten.

We bekijken verschillende scenario’s.

Zijn er geen erfgenamen?

De vennootschap wordt van rechtswege ontbonden.

Zijn er wel erfgenamen?

De vennootschap krijgt een overgangstermijn van zes maanden om zich te regulariseren. In die periode kunnen de nabestaanden een architect aanstellen om de opdrachten op te volgen. Het kan gaan om een natuurlijk persoon of rechtspersoon die gemachtigd is om het beroep van architect uit te oefenen en ingeschreven is op een van de tabellen van de Orde of op een lijst van stagiairs. Gedurende deze overgangsperiode hoeft deze nieuwe architect nog niet verbonden te zijn aan de vennootschap.

De erfgenamen krijgen zo een half jaar de tijd om te beslissen of ze de vennootschap willen verderzetten als architectenvennootschap.

Wat als de erfgenamen beslissen om te stoppen met de vennootschap?

De erfgenamen kunnen de vennootschap laten ontbinden en vereffenen.

Volg verder de vier stappen uit het vorige hoofdstukje.

Wat als de erfgenamen beslissen om de architectenvennootschap te wijzigen naar een vennootschap met een ander doel?

Dat kan interessant zijn als er vastgoed in de vennootschap zit.

De erfgenamen kunnen het doel van de vennootschap wijzigen, zodat deze niet langer een architect-rechtspersoon is.

De erfgenamen-aandeelhouders duiden ook een nieuwe zaakvoerder. Die persoon hoeft dan geen architect meer te zijn.

Volg verder de vier stappen uit het vorige hoofdstukje.

Wat als de erfgenamen beslissen om de architectenvennootschap wél verder te zetten?

De erfgenamen doen het nodige om de vennootschap te laten regulariseren tijdens de overgangsperiode.

Zich regulariseren op bestuursniveau houdt in dat de vennootschap tijdens de overgangsperiode een nieuwe zaakvoerder (natuurlijke persoon of rechtspersoon) aanstelt die gerechtigd is om het beroep van architect uit te oefenen en ingeschreven is op de tabel van de Orde.

Op aandeelhoudersniveau houdt de regularisatie in (rekening houdend met de recente aanpassing van de wet Laruelle!) dat:

• finaal de meerderheid van het kapitaal en van de stemrechten in handen moet zijn van beroepsbeoefenaars (in plaats van zestig procent vóór de hervorming);
• en dat de meerderheid van de leden van het bestuur beroepsbeoefenaars moet zijn (in plaats van honderd procent vóór de hervorming).

Als de erfgenamen geen architecten zijn, zal hoogstens 49 procent van de aandelen bij hen kunnen blijven. Minstens 51 procent dient overgedragen te worden aan beroepsbeoefenaars.

In dit scenario zijn de stappen 2 (posterioriteitsdekking), 3 (overdracht dossiers) en 4 (aanpassing in om het omgevingsloket) niet nodig. Want de vennootschap is de verzekerde, de contractpartij van de klanten en de entiteit bekend in het omgevingsloket. Dat er een nieuwe zaakvoerder is, verandert hier niets aan.

Wat als de architect met een eenpersoonsvennootschap preventief een tweede vennoot aanduidt, bv. een familielid dat geen architect is?

Zoals gezegd, de meerderheid van het kapitaal en de stemrechten moet in handen zijn van beroepsbeoefenaars. Het familielid kan dan maximaal 49 procent krijgen.

Op bestuursniveau moet de meerderheid van de leden van het bestuursorgaan beroepsbeoefenaars zijn. En enkel zij mogen rechtstreeks handelingen verrichten die met het beroep verband houden. Het familielid kan dus niet naast de vennoot aangesteld worden als zaakvoerder/bestuurder omdat niet voldaan wordt aan de meerderheidsvereiste hiervoor.

Bij leven van de architect is dit uiteraard niet onmiddellijk een probleem, maar bij overlijden brengt de tweede vennoot ook de oplossing niet als je de vennootschap wil verderzetten als architectenvennootschap.

Het enige wat je kunt doen, is je erfgenamen inlichten dat ze de vennootschap gaan moeten vereffenen of omvormen.

En als nabestaanden nalaten deze stappen te zetten?

Als dit allemaal niet gebeurt, kan de Orde ingrijpen:

• De Orde kan melden dat de erfgenamen een aantal verplichtingen moeten nakomen (zie vier stappen).
• Als dit niet gebeurt, kan de Orde vragen om een tijdelijke bewindvoerder aan te stellen over de nalatenschap die de dringende verplichtingen afhandelt.