Wat zijn jouw taken als architect bij een overheidsopdracht?

Aanbestedende overheden vragen bij een overheidsopdracht vaak meer van de architect dan wettelijk tot diens takenpakket behoort. Er wordt verwacht dat de architect adviezen verleent over de aanbestedingsprocedure, de keuze van de kandidaat, problemen met inschrijvers, controle van de rekeningen, …

Dit is riskant voor de architect, aangezien hij of zij daarmee het aansprakelijkheidsrisico vergroot. Bovendien zal de architect meer prestaties leveren dan bij andere opdrachten, wat druk kan zetten op de winstmarge. Het is dus belangrijk om te weten wat nu juist wel en niet jouw taken zijn bij een overheidsopdracht en waar je extra rekening mee moet houden.

De gunningsfase

Geef géén juridisch advies!

Administratief bestek

De gunningsprocedure moet leiden tot de keuze van een aannemer. Hiervoor stelt de architect de technische opdrachtdocumenten op, zoals het technisch bestek en de plannen. Het is hoofdzakelijk op basis van de technische opdrachtdocumenten dat de aannemers een prijs zullen aanbieden.

Naast het technisch bestek is er nog een administratief bestek. Sommige aanbesteders vragen dat de architect ook dit document opstelt. Hier moet je op je tellen passen. Aan de ene kant klopt het natuurlijk dat architecten de opdrachtgever moeten helpen bij de keuze van de aannemer en dat ze erover moeten waken dat alle mededingers gelijke kansen hebben. Maar aan de andere kant moet je als architect niet per se instaan voor de opmaak van het volledige administratieve bestek. Dit is namelijk niet altijd even evident. Zo bevat het administratief bestek, naast een aantal standaardbepalingen, ook heel wat zaken die bepalend zijn voor het verdere verloop van de gunningsprocedure. Denk aan de keuze van de plaatsingsprocedure, de invulling van de selectiecriteria, de wijze waarop prijs moet worden gegeven, de keuze en omschrijving van de gunningscriteria en beoordelingsmethode, of er opties en varianten kunnen worden aangeboden en de concrete invulling van de contractuele bepalingen. Over deze zaken moet de aanbestedende overheid (eventueel in samenspraak met de architect) grondig nadenken en keuzes maken. Bovendien vereist de opmaak van het administratief bestek de nodige kennis van de wetgeving overheidsopdrachten én van de wijze waarop de rechtspraak hieraan invulling geeft.

De inhoud van het administratief bestek kan een grote invloed hebben op het verder verloop van de plaatsingsprocedure. Als dit bestek fouten bevat die nog moeilijk recht te zetten zijn na de opening van de offertes, kan het zijn dat de procedure moet worden stopgezet en opnieuw moet worden opgestart. Heb jij als architect het bestek opgesteld? Dan loop je het risico dat de aanbesteder het tijdverlies en de extra kosten op jou verhaalt.

Daarom adviseren we om het administratief deel van het bestek mee te laten opstellen door de aanbestedende overheid. Wanneer je deze taak als architect toch zelf doet, raden we aan we om minstens bepaalde elementen uit het administratief bestek te laten invullen door die aanbestedende overheid (zie hierboven). Best adviseer je ook dat de aanbesteder zich juridisch laat bijstaan bij verdere vragen.

Onderzoek offertes en opmaak gunningsverslag

Hetzelfde geldt voor het onderzoek van de ontvangen offertes en het opstellen van het gunningsverslag. Ook deze taken besteden bepaalde aanbestedende overheden graag uit aan hun architect. En ook dat is niet zonder risico. Bij het onderzoek en de beoordeling van de offertes moet je vaak beslissingen nemen die een impact hebben op de uiteindelijke rangschikking van de aannemers.

Er kunnen verschillende vragen opkomen. Mogen bepaalde documenten (die niet gevoegd waren bij de offerte) nog opgevraagd worden bij een aannemer? Voldoen de aannemers aan de vooropgestelde selectiecriteria? Moet er een prijsverantwoording worden gevraagd aan een of meerdere inschrijvers of volstaat een toelichting? Is een offerte onregelmatig en is die onregelmatigheid dan substantieel? Mag of moet een vergissing worden verbeterd? Welke score wordt per gunningscriterium toegekend?

Niet-gekozen inschrijvers voeren regelmatig procedures over deze punten. Als een rechtbank zo’n kandidaat in het gelijk stelt, en als daarbij het gunningsverslag van de architect aan de basis ligt van de procedure, kan de aanbestedende overheid zich op haar beurt richten tot de architect.

Natuurlijk siert het architecten dat ze opdrachtgevers maximaal willen ontzorgen. Maar ook hier is het belangrijk dat je geen keuzes maakt die een juridische impact hebben. Verwerk die dus niet zelf in het gunningsverslag.

Uitgangspunt is dat de architect in hoofdzaak technische bijstand levert (wat ook een technisch nazicht van de ingediende offertes inhoudt). Zodra er juridische vraagstukken opdoemen, wijs je de aanbestedende overheid hier best op. Het is aan de aanbestedende overheid om een standpunt in te nemen en juridisch advies in te winnen bij, welja, een jurist.

Het voorgaande wil niet zeggen dat de architect geen enkele rol heeft bij het gunningsverslag. Zo moet je de aanbestedende overheid adviseren bij het bepalen van de economisch meest voordelige offerte. En ook de volgende taken horen volgens de rechtspraak tot de architectenopdracht: het rekenkundig nazicht van de offertes, het verwerken van opmerkingen van de inschrijvers rond hoeveelheden en de nodige rekenkundige bewerkingen om tot een rangschikking van de offertes te komen. Dit zijn resultaatsverbintenissen die je dus correct moet uitvoeren.

De uitvoeringsfase

Rol van leidend ambtenaar opnemen? Bezint eer ge begint!

Bij de uitvoeringsfase kan de overheid aan de architect vragen om ook op te treden als leidend ambtenaar. Mogelijk staat dit zo in de opdrachtdocumenten waarmee de architect zelf wordt aangesteld, soms wordt dit ook pas gevraagd wanneer de aannemer wordt aangesteld.

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten (AUR) definieert de leidend ambtenaar als “de persoon belast met de leiding van en de controle op de uitvoering van de opdracht” (zie artikel 2,7° AUR). De leidend ambtenaar heeft twee taken:

• de leiding van de opdracht;
• de controle op de uitvoering van de opdracht.

De taken van de leidend ambtenaar lijken misschien op die van de architect, maar er is wel degelijk een verschil. Het voorwerp van de taak is namelijk anders. De leidend ambtenaar voert de leiding en de controletaak van de opdracht uit. De architect voert de leiding en de controletaak uit van de uitvoering van de werken.

De leidend ambtenaar is de essentiële contactpersoon voor de aanbesteder bij een overheidsopdracht. Hij of zij moet:

• controleren of en in welke mate de opdracht wordt uitgevoerd volgens de contractuele afspraken;
• optreden als projectmanager, aanspreekpunt van de opdrachtnemer;
• alle nodige initiatieven nemen zodat de werken in overeenstemming met de opdrachtdocumenten worden voltooid.

Deze drie taken behoren niet tot het gebruikelijke takenpakket van de architect. Wees hiervan bewust als je overweegt om de taak van leidend ambtenaar op jou te nemen.

Bovendien is het van belang dat, als je als architect wil optreden als leidend ambtenaar, je goed nagaat over welke bevoegdheden en/of mandaten je beschikt. Als architect-leidend ambtenaar ben je namelijk ‘extern’, in tegenstelling tot bijvoorbeeld een ambtenaar van de aanbestedende overheid zelf die dan ‘intern’ is. Als ‘externe’ leidend ambtenaar heb je enkel die bevoegdheden die jou uitdrukkelijk zijn toegekend. Een ‘interne’ leidend ambtenaar daarentegen heeft volheid van bevoegdheid, tenzij deze bevoegdheid is ingeperkt door de aanbestedende overheid.

Als architect-leidend ambtenaar heb je dus geen automatische vertegenwoordigingsbevoegdheid en kun je geen rechtsgeldig proces-verbaal van ingebrekestelling opstellen en betekenen aan de aannemer. Alleen de aanbestedende overheid beschikt dan over die bevoegdheid. Dit neemt niet weg dat je als architect-leidend ambtenaar wel tijdig de aanbesteder moet informeren over het opstellen van zo’n proces-verbaal en dat je dit in ontwerp moet opstellen. Daarna is het echter aan de aanbesteder om dit te ondertekenen en te verzenden.

Deze principes gelden ook voor het nazicht van de vorderingen, het keuren van materialen en het al dan niet toestaan van de (voorlopige) oplevering. Ook voor deze handelingen moet je als externe architect-leidend ambtenaar een expliciete bevoegdheid of mandaat hebben gekregen. Zo niet, komt dit enkel en alleen toe aan de aanbestedende overheid.

Het is belangrijk om goed te weten wat je wel of niet mag of kan doen. Want wanneer je als architect-leidend ambtenaar handelt buiten je mandaat of bevoegdheid, loop je het risico op aansprakelijkheidsvorderingen.

Zorg tot slot ook dat de gemaakte afspraken ook duidelijk zijn opgenomen in je eigen architectenovereenkomst met de aanbesteder en in het administratief bestek met de aannemer. Zo is het ook voor de aannemer duidelijk welke rol jij als architect op jou neemt en wat jouw bevoegdheden zijn.

Kortom: de rol van leidend ambtenaar is niet vrijblijvend. Het gaat verder dan de vertrouwde taken en verantwoordelijkheden van de architect. Bedenk dus goed of je deze taak wil en kan aanvaarden en hou hier rekening mee als je de architectenovereenkomst opstelt en je ereloon berekent.