Het veld van publieke opdrachten is de voorbije decennia danig veranderd. Naast de klassieke aanbestedingsprocedures wordt steeds vaker naar alternatieve procedures en contractvormen gegrepen, waarin verschillende bouwpartijen zich al in het eerste stadium, met name de wedstrijd, in een bouwteam aan elkaar verbinden. De Design & Build-procedure, een samenwerkingsvorm tussen ontwerper(s) en hoofdaannemer, is daarbij nog steeds de meest toegepaste, maar inmiddels zijn ook DBM (Design, Build & Maintain), DBFM (Design, Build, Finance & Maintain) en zelfs DBFMO (Design, Build, Finance, Maintain & Operate) in bepaalde sectoren goed ingeburgerd.
Elke letter telt?
Geert Bekaert heeft vanuit zijn functie bij assar architects vooral ervaring met D&B- en DBM(O)-procedures, maar vraagt zich openlijk af of alle extra letters wel zo’n wezenlijk verschil maken. “Als het gaat over het ontwerp en de architecturale kwaliteit, dan heeft de aannemer zonder twijfel de grootste impact op het verhaal. Ook de partijen die instaan voor onderhoud (Maintain) en exploitatie (Operate) hebben weliswaar een inbreng, maar dat gaat doorgaans meer over technieken, materialen, looplijnen, enzovoort. Die zaken zijn minder rechtstreeks verbonden aan het globale concept. De financierder, tot slot, is volgens mij zelden echt betrokken bij het ontwerp. Uiteraard houdt die zich bezig met het budget en de return on investment, maar dat komt uiteindelijk toch weer neer op de aspecten Build, Maintain en Operate. Hij gaat niet oordelen of het ene concept beter of slechter is dan het andere.”
Waarop de verschillende letters en contractvormen volgens Bekaert dan weer wel een cruciale impact hebben, is op de wedstrijdprocedures. “Hoe meer partijen zich al in de wedstrijdfase aan elkaar moeten verbinden, hoe kleiner natuurlijk het speelveld wordt. Daartegenover staat dat de complexiteit van het gevraagde alsmaar groter wordt.”
Wedstrijden
Om zonder al te veel kleerscheuren door het wedstrijdlandschap van D&B-, DBFM- en andere procedures te navigeren, raadt Bekaert architecten vooral aan om gericht te kandideren. “In dit soort situaties is het des te belangrijker om in te zetten op die wedstrijden waarin je, op basis van je referenties en ervaringen, ook daadwerkelijk een goede kans maakt. Daarnaast is een verscherpte aandacht voor de cijfers geen overbodige luxe. Dat speelt op twee niveaus: het projectbudget enerzijds en de biedvergoeding anderzijds. Bij een D&B-formule kunnen architecten doorgaans wel inschatten of het voorziene budget realistisch is, maar hoe meer aspecten daaraan toegevoegd worden, hoe moeilijker het wordt. In zo’n geval is een open overleg met de betreffende partners onontbeerlijk.”
Wat de biedvergoeding betreft, staat Bekaert ervan versteld dat er zelfs voor dergelijke complexe procedures soms niet meer dan enkele duizenden euro’s aangeboden worden. “Als je weet dat de architect al snel 1.500 uur in zo’n wedstrijdontwerp investeert, dan is dat absurd. In zo’n geval kan je je misschien beter onthouden. Of je kan in gesprek gaan met de aannemer. Het gebeurt namelijk dat aannemers zelf een deel van jouw vergoeding voor de wedstrijdfase bijpassen. Hun risico is op dat moment immers kleiner, terwijl hun potentiële winst aanzienlijk groter is.”
Nog een aandachtspunt voor wie op dergelijke opdrachten wil kandideren, tot slot, is snelheid. “Bij projecten waarvoor je heel specifieke expertise hebt, zal je misschien zelf gevraagd worden, maar in de meeste gevallen zijn het toch architecten die het initiatief nemen om een team samen te stellen. Aangezien er vaak maar een aantal partijen zijn die in aanmerking komen of gegeerd zijn – dat is bijvoorbeeld steeds vaker het geval bij studiebureaus – kan je het je niet veroorloven om daarbij op je lauweren te rusten. Bij elk telefoontje geven wij daarenboven heel duidelijk mee tegen wanneer we een antwoord verwachten. Niet een week of twee weken later, maar bijvoorbeeld al meteen de dag nadien.”

De uitbreiding van de basisschool en de bouw van een technisch atelier voor het Maerlant Atheneum in Blankenberge verliep via een Design & Build-procedure, in opdracht van GO. De opdracht ging naar assar architects en Vandenbussche Bouw.
De juiste partners
Toch is de selectie van de betrokken partijen niet iets waarbij je over één nacht ijs mag gaan. “Een goed partnerschap is dé crux voor een succesvol D&B-verhaal”, meent Bekaert. “In tegenstelling tot bij een klassieke aanbesteding, heb je in dit soort formules eigenlijk geen volwaardige onafhankelijkheid meer. De ontwerpbeslissingen zijn ook niet eerst doorgesproken met een bouwheer die daarop zijn akkoord heeft gegeven. Heb je een aannemer tegenover je staan die elk voorstel afslaat en enkel het strikt noodzakelijke wil doen, dan kan je daar bijgevolg maar weinig aan doen.”
Vertrouwen, een open communicatie en een gedeelde visie. Dat zijn de zaken die Bekaert in een partnerschap vooropstelt. “Na verloop van tijd weet je heel goed met wie je in dergelijke procedures een goede samenwerking kan uitbouwen, maar indien je nog geen ervaring hebt met DBFM en konsoorten, is het soms moeilijk te voorspellen. In zo’n geval ga je best af op ervaringen uit klassieke aanbestedingen. Het is weliswaar niet zo dat elke aannemer met wie je in een klassiek bouwtraject continu hebt moeten touwtrekken per definitie een slechte partij is in een bouwteam – die situatie is ook voor hen heel anders –, maar het geeft je ten minste een startpunt. Samenwerken met een aannemer die niet wil communiceren over de finale prijs, is in ieder geval geen goed idee. Als er in de eerste fase al geen transparantie is, dan is de kans op een open communicatie in het verdere verloop van het traject immers klein.”
Duidelijk afsprakenkader
Nog een voordeel van werken met partijen met wie je al eerder succesvolle projecten hebt opgeleverd, is dat je weet wat je van elkaar mag verwachten. “In dit soort projecten is er geen lastenboek waarin je de beoogde kwaliteit tot in detail kan vastleggen. Wat je in de wedstrijdfase aflevert, is evenmin voldoende om de architecturale kwaliteit te garanderen. Dat betekent dat je finaal ook niets hebt om af te dwingen of af te toetsen. Heb je in het verleden al met de betrokken aannemer samengewerkt, dan heeft die meestal echter wel al een idee van welk kwaliteitsniveau je als ontwerper nastreeft en kan hij of zij dat van meet af aan in rekening brengen. Dat vereenvoudigt de zaken. Al blijft ook een open communicatie doorheen het traject natuurlijk van essentieel belang. Net als in andere projecten lopen in dergelijke opdrachten zaken mis, moet er bespaard worden, enzovoort. In een goed team worden die zaken onderling besproken en wordt er een gezamenlijke oplossing gezocht.”
Alleen maar vertrouwen op een goede verstandhouding gaat echter een brug te ver. Een duidelijk afsprakenkader, op papier, blijft ook voor Bekaert een noodzakelijke fundering. “Afhankelijk van het vertrouwen dat je in je partners hebt, kan je in een bestek meer of minder kwaliteitsparameters vastleggen. Daarnaast denk ik vooral aan afspraken over je ereloon en welke taken daar concreet tegenover staan. Sta je als architect wel of niet in voor de coördinatie van de ingenieurs? Moeten ook het studiebureau akoestiek en eventuele andere consultants van jouw potje betaald worden? Wie modelleert wat in het BIM-model? Dergelijke zaken leg je best zo vroeg en duidelijk mogelijk vast: idealiter al in de wedstrijdfase; uiterlijk bij je Best and Final Offer (BaFO). Al moet je er ook rekening mee houden dat vooral het vastleggen van de kwaliteitsparameters al een verregaande status van ontwerp, en bijgevolg veel tijd, vergt. Ben je in de BaFO-ronde nog niet de enige resterende partij, dan is het afwegen welke investering en dus welk risico het waard is.”

Zorghotel Drie Eiken in Edegem was een D&B-project in opdracht van UZA - Monica vzw. Het nieuwbouwproject met 68 kamers werd gerealiseerd door assar architects en Ibens.
De ideale wereld
Wie erin slaagt om een goed team samen te stellen en daarin een vlotte, transparante samenwerking uit te bouwen, heeft volgens Bekaert in ieder geval een grote stap gezet richting een efficiënt bouwtraject en een kwalitatief eindresultaat. “Bouwen is de voorbije decennia enorm complex geworden. Zowel op vlak van bouwmethode als wat betreft technieken en afwerkingen is er tegenwoordig een enorme diversiteiten aan mogelijkheden en oplossingen. Daarenboven is alles met elkaar verweven, wordt alles meer bemeten en zijn er talrijke normen om rekening mee te houden. In die context loont het echt om alles gelijktijdig en in een vroege fase vast te leggen. Want wat als je een ontwerp uitwerkt op basis van snelbouwstenen, maar de aannemer beslist nadien dat kalkzandsteen een betere of goedkopere keuze is, waardoor de maatvoering verandert? Hoeveel tijd, middelen en energie kost het dan om niet alleen de structuur, maar ook alle technieken aan te passen en te controleren of alle oppervlaktes, doorgangen en draaicirkels wel nog steeds aan de normen voldoen? Het voordeel aan D&B- en gelijkaardige procedures is dat al die zaken meteen besproken worden en dat alles in principe dus maar één keer getekend moeten worden. En precies omdat er minder herdacht, herberekend en hertekend moet worden, blijft er meer tijd en budget over voor de zaken die er echt toe doen: de kwaliteit van het ontwerp, van materialen, enzovoort. In een ideale wereld – bij een goede samenwerking – is dit met andere woorden zeker een goed systeem.”
Over Geert Bekaert
Geert Bekaert is architect en partner bij assar architects in Antwerpen. Het internationale bureau profileert zich als partner voor inclusieve architectuur en heeft een bijzondere expertise in zorginfrastructuur, institutionele projecten, grootschalig bedrijfsvastgoed en stedenbouwkundige projecten. Vooral bij vele van de publieke opdrachten in portefeuille wordt regelmatig in bouwteam gewerkt.