Wat is e-facturatie?

Gestructureerde elektronische facturen zijn facturen die rechtstreeks tussen de software van de verzender en ontvanger worden uitgewisseld. Een PDF of factuur via e-mail is dus niet voldoende en zal vanaf 2026 niet langer volstaan. Met e-facturatie wordt de factuur automatisch verwerkt, zonder manuele tussenstappen.

Voor wie geldt de verplichting?

De verplichting geldt enkel voor facturatie tussen btw-plichtige ondernemingen (B2B). Facturen naar particuliere klanten vallen hier niet onder. Toch zal je als architect met alleen maar particuliere klanten ook aanpassingen moeten doorvoeren: je moet namelijk gestructureerde elektronische facturen van je leveranciers kunnen ontvangen. Denk bijvoorbeeld aan facturen voor softwarelicenties of andere diensten. Conclusie: elke architect zal stappen moeten ondernemen.

Waarom nu al voorbereiden?

Je facturatiesoftware moet kunnen werken via het PEPPOL-netwerk, het Europese systeem voor veilige en gestructureerde e-facturatie. De overstap vraagt tijd en mogelijk extra investeringen, bijvoorbeeld voor nieuwe software of updates. Gelukkig voorziet de overheid in ondersteunende fiscale maatregelen.

Verhoogde investeringsaftrek

Vanaf 1 januari 2025 verhoogt de investeringsaftrek voor digitale investeringen van 15,5% naar 20% (voor zelfstandigen en kleine vennootschappen). Deze aftrek geldt niet enkel voor investeringen in e-facturatie, maar geldt voor digitale investeringen in het algemeen, zoals investeringen in boekhoudsoftware, klantenrelatiebeheer, e-commerce en cyberveiligheid.

Verhoogde kostenaftrek

Tussen 2024 en 2027 mogen kleine vennootschappen en zelfstandigen een verhoogde kostenaftrek van 120% toepassen op abonnementen voor factureringssoftware. Ook kosten voor bijhorende adviesverlening, zullen in aanmerking komen voor deze verhoogde kostenaftrek.

Beide maatregelen zijn complementair en kunnen samen worden toegepast.

Hoe bereid je je voor?

  1. Controleer of je huidige software conform de PEPPOL-standaard is. Op de website van de federale overheid vind je een lijst met conforme softwareoplossingen.
    1. Staat je softwareoplossing niet op de lijst? Neem contact op met je softwareleverancier en vraag of er een integratie met e-facturatie gepland staat.
    2. Staat je softwareoplossing wel in de lijst? Zorg dan zeker dat jouw pakket e-facturatie bevat en neem zo nodig een bijkomende module.
  2. Maak zo snel mogelijk een beslissing om over te stappen naar geschikte software indien nodig en controleer of je gebruik kan maken van de fiscale gunstmaatregelen.

Wacht niet tot het laatste moment

Begin in 2025 al met de nodige voorbereidingen. Zo zorg je ervoor dat je kantoor volledig klaar is voor de overstap naar e-facturatie in 2026.

Eline

Eline Debast

Juridisch adviseur

NAV