“Stop met architectuur te verkopen als een all-you-can-eatbuffet”

Dringend toe te voegen aan het architectenwoordenboek: scope creep. Oftewel: een opdracht die gaandeweg groter wordt dan aanvankelijk werd afgesproken en begroot. “Het is een fenomeen dat we allemaal kennen en dat aan onze winstmarges knabbelt. Dit correct aanpakken kan een grote impact hebben op je kantoor. En als we dat met z’n allen doen, uiteindelijk ook op de hele sector”, aldus Paulien Gekiere van Dear Architects.

Paulien, jij wil het begrip 'scope creep' heel graag ingeburgerd krijgen bij architecten. Waarom?

“De term komt uit de reclamewereld en is voor de meeste architecten onbekend. Maar in onze sector is hij superrelevant omdat het helemaal niet uitzonderlijk is dat een opdracht gaandeweg groter wordt dan aanvankelijk werd afgesproken. Door er een naam aan te geven, hoop ik dat architecten inzien dat het een courant fenomeen is én dat ze het sneller herkennen en ingrijpen.”

Wat kan er allemaal aan de basis liggen van een scope creep?

“Architectuuropdrachten zijn groot, complex en divers. Op dag één moeten we een prijs maken voor een traject dat één tot vijf jaar kan duren. Je kunt dan onmogelijk voorzien wat er onderweg allemaal zal gebeuren. Scope creep kan ontstaan door externe omstandigheden, maar ook door de klant zelf. Een vergunningsaanvraag die stroef verloopt, een aannemer die slecht werk levert of een plotse vraag van de opdrachtgever om ook het vast meubilair te ontwerpen: je kunt onmogelijk op dag één alles voorzien en daar al afspraken over maken met je klant. Maar als dergelijke zaken zich voordoen, mogen de financiële gevolgen niet zomaar voor de architect zijn. Integendeel, geen enkele architect dwingt een opdrachtgever om aan een project te beginnen. Het is de opdrachtgever die de architect aanstelt om hem bij te staan met advies en deskundigheid. Het financiële risico van onvoorziene omstandigheden hoort dan ook bij hem te liggen.”

Hoe moeten architecten omgaan met scope creep?

“In een ideale wereld zouden we een extra marge nemen om ons in te dekken, maar dat laat de markt niet toe: die dwingt ons vaak net om scherp te prijzen. Daarom is het belangrijk om je scope goed te omschrijven en scope creep tijdig te detecteren. Daarmee bedoel ik dat je aan het begin van het traject heel duidelijk maakt aan je klant wat in de opdracht zit en wat niet. Dat is dan de scope en daar zet je een prijs tegenover.”

“Vandaag verkopen we architectuur nog te vaak als een all-you-can-eatbuffet: ‘ik zorg ervoor dat je project gerealiseerd wordt, no matter what it takes.’ Daar moeten we van af. Omschrijf wat je doet, wat de limieten zijn, welke documenten je levert … Hoe beter je dat doet, hoe duidelijker het wordt wanneer er sprake is van scope creep.”

“Voor de klant is dat bovendien transparant en voorspelbaar. Als die iets extra vraagt, kun je meteen duidelijk maken dat het buiten de initiële opdracht valt en er dus extra betaald voor zal moeten worden. Dat heeft hem de kans om er nog van af te stappen. Zo’n gesprek pas achteraf voeren is veel moeilijker, omdat je je klant dan voor een voldongen feit zet.”

Hoe kun je scope creep tijdig herkennen?

“Een goede tijdsregistratie is daarbij heel belangrijk. Tijdens de NAV-opleiding ‘Kostencalculatie & prijsstrategie’ leer ik je hoe je daarmee tijdig ziet aankomen dat er te veel uren naar een project gaan. Wanneer dat gebeurt, moet de financieel verantwoordelijke of vennoot samen met de medewerker die aan het project werkt uitvlooien hoe dat komt. Onze eerste reflex is vaak om te denken: we werken te traag. Maar misschien zijn er externe omstandigheden en is er sprake van scope creep. Dat moet je dus uitzoeken.”

Welke invloed heeft scope creep op de kostprijs van een project?

“Door de scope goed af te bakenen, kun je in eerste instantie concurrentiëler aanbieden. Je hoeft je dan niet op voorhand in te dekken tegen alles wat mogelijk kan mislopen. Je bepaalt je scope op basis van een soort ideaal scenario. Doen er zich tijdens het traject onvoorziene omstandigheden voor, dan zal de kostprijs uiteraard oplopen.”

En wat doet scope creep met de winstgevendheid van een architectenkantoor?

“Scope creep vreet enorm aan je winstmarges. Mochten we dat als sector kunnen elimineren, dan zou dat een enorme impact hebben. Correct vergoed worden voor de extra diensten die je levert, maakt een enorm verschil voor je winstmarge. In de opleiding werken we daarrond aan de hand van concrete voorbeelden.”

Reageren klanten begripvol als je aangeeft dat iets buiten de scope valt?

“Ik ben ervan overtuigd dat hoe helderder en preventiever je over die dingen communiceert, hoe minder discussies je krijgt. Niets zeggen omdat je problemen met je klant wilt vermijden, is geen goed idee, want achteraf moet je het gesprek toch voeren. Bovendien creëer je daarmee een cultuur. Als je al in de offertefase duidelijk communiceert, gaat je klant ook verwachten dat je dat tijdens het verdere traject blijft doen. Het kan zijn dat klanten daarop afhaken, maar wil je zo’n klant?”

Voor de extra taken raad jij dus aan om in regie te werken?

“Dat is inderdaad de makkelijkste manier. Bij elke prijsafspraak die je uitstuurt, moet je je regietarief meegeven. Je klant kent dat tarief dan vanaf het begin. Je kunt natuurlijk ook een forfait afspreken voor extra werk, maar het sop moet de kool waard zijn. Een forfait bepalen kost ook tijd.”

Moeten we scope creep proberen te voorkomen?

“Nee. Bij een architectuuropdracht is het nu eenmaal moeilijk te voorkomen dat een traject anders loopt dan je dacht. Waar ik naartoe wil, is dat we extra werk niet als iets negatiefs zien, maar als een extra bestelling. Als een klant je zo veel vertrouwen geeft dat hij gaandeweg meer met jou wil doen, dan is dat des te beter toch? Zie het als een opportuniteit, maar ga er goed mee om. Correct vergoed worden voor de diverse en complexe diensten die je levert, vraagt om voortdurende bijsturing en dialoog.”