Eerst meten: waar gaat je tijd écht naartoe?
Wie net start, moet nog leren inschatten hoeveel tijd bepaalde opdrachten en projectfases werkelijk vragen. Vooral een voorontwerp kan veel meer uren opslorpen dan je vooraf denkt: onderzoek, inspiratie zoeken, overleg met klanten en collega’s, aanpassingen, … het telt allemaal mee.
Door die tijd bij te houden, bouw je stilaan je eigen referentiekader op. Kijk daarbij niet alleen naar projecturen, want ook administratie, prijszetting, marketing en andere taken die bij het runnen van je bureau horen kosten tijd. Neem dus ook je onderneming zelf mee in je registratie. Dat hoeft overigens niet tot op de minuut. Voor de ene architect werkt een gedetailleerde registratie per uur, voor de andere volstaat een overzicht per dagdeel. Kies een systeem dat jij kunt volhouden.
Dan begrijpen: wat vertellen die uren je?
Het wordt pas interessant wanneer je achteraf naar die cijfers kijkt. Hoeveel uren heb je uiteindelijk aan een project besteed? Welke fase liep uit? En stond je ereloon nog in verhouding tot de tijd die je erin hebt gestoken?
Die nacalculatie kan soms confronterend zijn. Een opdracht die op papier interessant leek, blijkt misschien veel minder rendabel dan gedacht. Omgekeerd kunnen andere projecten net beter uitvallen. Tijdsregistratie maakt zulke verschillen zichtbaar.
Na meerdere projecten ontstaan er patronen. Het kan blijken dat je op een bepaald type projecten telkens verlies maakt, terwijl andere structureel winst opleveren. Voor een starter is net dat zeer waardevol: je hoeft je inschattingen niet alleen op buikgevoel te baseren, maar verzamelt beetje bij beetje gegevens uit je eigen praktijk.
En dan bijsturen: betere prijzen, planning en keuzes
Met die informatie kun je vooruitkijken. Wie weet hoeveel tijd vergelijkbare opdrachten in het verleden vroegen, kan een volgend ereloonvoorstel realistischer opmaken. De informatie uit eerdere projecten laat je toe om je prijszetting bij te sturen en realistischere offertes op te maken. Je kunt ook duidelijker bepalen welke prestaties standaard in je opdracht zitten en wanneer extra werk een meerkost moet betekenen.
Hetzelfde geldt voor je planning. Als je weet hoeveel tijd een bepaald type project doorgaans vraagt, kun je beter inschatten wanneer er ruimte is voor een nieuwe opdracht. En na verloop van tijd helpt die informatie je zelfs bij grotere keuzes: welke projecten wil je vaker doen? Welke moet je anders prijzen? En welke passen misschien minder goed bij het bureau dat je wilt uitbouwen?
Begin zo snel mogelijk
Je hoeft niet meteen een uitgebreid softwaresysteem op te zetten dat tijdsregistratie, boekhouding en facturatie aan elkaar koppelt. De essentie is: je uren registreren en achteraf analyseren. Dat kan – zeker in het begin – zelfs met een spreadsheet. Registreer je uren per project en liefst ook per projectfase. Voeg daarnaast categorieën toe voor bepaalde taken zoals administratie, marketing en prijszetting.
Wie toch software wil gebruiken, heeft de keuze tussen diverse tools zoals Harvest, Odoo, Teamleader en Toggl. Daarnaast bestaan er oplossingen die specifiek voor architectenbureaus ontwikkeld zijn, zoals ArchX Cloud. Let bij je keuze vooral op de manier waarop een tool omgaat met projecten en projectfases: architectuurprojecten zijn vaak complex en hebben een lange doorlooptijd. Idealiter kun je zowel projecturen als niet-projectgebonden tijd overzichtelijk registreren en achteraf analyseren.
Hoe vroeger je start met tijdsregistratie, hoe beter. En ja, dat vraagt wat discipline, maar de informatie die je ervoor terugkrijgt, helpt je om veel beter onderbouwde keuzes te maken voor je kantoor.
Wist je dat?
NAV-leden krijgen 10% korting op ArchX Cloud, software die specifiek ontwikkeld is voor architectenbureaus.
