Opdrachten binnenhalen via wedstrijden, het is common practice in ons architectuurlandschap. Op zich is het een formule die kan werken. Het geeft opdrachtgevers de kans om de beste partner voor hun project te vinden en het geeft architecten de kans om nieuwe, anders vaak onbereikbare, opdrachtgevers aan te spreken. Het probleem zit hem in de wijze waarop die wedstrijden worden uitgeschreven. Er wordt veel te veel werk gevraagd voor een veel te kleine vergoeding. Dit zet de markt onder druk en zorgt voor onnodige problemen in het vervolgtraject van de opdracht. NAV is ervan overtuigd dat het beter kan.

Samen met een werkgroep werken Eline Debast, juriste bij NAV, en Silvia De Nolf, ir.-architect en ervaringsdeskundige, al een paar jaar aan dit traject. Op dit moment ontwikkelen ze in overleg met de Vlaamse overheid een nieuwe aanstellingsleidraad die voor een betere wedstrijdcultuur moet zorgen.

Waarom is dit zo’n belangrijk dossier voor NAV?

Eline Debast: “Dit is niet alleen belangrijk voor NAV, het is belangrijk voor de hele architectensector. In een wedstrijdformule levert een architect zijn core business, namelijk het ontwerpen, al aan zonder daarvoor correct betaald te zijn en zonder een garantie op een opdracht. Dat ondermijnt de hele sector. Er zijn heel wat andere dossiers aan gekoppeld. Het resulteert in een groot aantal onbetaalde uren en zet druk op de arbeidsvoorwaarden voor architecten.”

Silvia De Nolf: “We vinden dat de overheid een voorbeeldfunctie te vervullen heeft. Zij zijn ten slotte één van de grootste opdrachtgevers in de bouw. Hun impact op de markt is dus groot. Zij kunnen als katalysator werken om de architectuursector gezonder te maken door in die wedstrijdfase andere condities te creëren. Vaak wordt gezegd dat architecten maar niet moeten meedoen aan slechte wedstrijden, maar zo werkt de markt niet. Veel bureaus hebben de overheidsopdrachten gewoon nodig. Bovendien zijn het vaak ook opdrachten waarmee je als architect je maatschappelijke meerwaarde kunt aantonen. Veel kantoren zijn echt gemotiveerd om dat te doen, het is dan ook cynisch dat ze daar financieel op afgestraft zouden worden.”

Veel vragen voor weinig geld

Wat schort er dan juist aan de wedstrijdcultuur op vandaag?

Eline Debast: “Het grootste probleem is dat opdrachtgevers niet beseffen wat ze eigenlijk vragen aan de architecten. Daardoor vragen zij heel veel voor weinig geld. Bovendien is het ereloon vaak één van de belangrijkste, zo niet het belangrijkste, gunningscriterium. Die combinatie van een enorme onbetaalde workload en maximale concurrentie op de erelonen zorgt voor een onhoudbare sociale werkomgeving. Dit heeft ook voor de opdrachtgevers zelf een keerzijde. Ze beoordelen een kantoor en een ontwerp in wedstrijdfase op een te beperkt aantal aspecten. De huidige wedstrijdcultuur zet zo niet alleen de markt onder druk, maar ook de ontwerpkwaliteit.”

Silvia De Nolf: “Een belangrijk onderdeel voor een optimaal ontwerpproces is het contact met de opdrachtgever. Het gaat om een vraag- en antwoordtraject om in te schatten waar de opdrachtgever de prioriteiten legt. In een wedstrijdformule is dit niet mogelijk. Ook het feit dat in veel gevallen het aantal inschrijvers niet beperkt wordt, zorgt ervoor dat de slaagkansen sterk afnemen. Er ontstaat een opbodcultuur van steeds meer uitgebreide dossiers om toch maar de opdracht binnen te halen.”

Eline Debast: “Een bijkomend probleem dat we vaak zien bij overheden is dat men een jury aanstelt zonder kennis van zaken. Vaak is die samenstelling politiek beïnvloed en worden eisen gesteld die niet per se overeenstemmen met het voorziene budget of met de noden. Zo krijg je in wedstrijdfase een (schets)ontwerp dat eigenlijk niet optimaal is. Bovendien zijn deze personen in de uitvoeringsfase out of the picture en dat zorgt voor de nodige problemen.”

Wedstrijd in twee fasen

Hoe kan het beter?

Eline Debast: “Ons voorstel bestaat erin wedstrijden in twee fasen uit te schrijven. In een eerste fase stellen we voor een algemene bureaupresentatie te vragen waarin ze de visie, samenstelling en aanpak van het bureau uitlichten. Indien de opdrachtgever op zoek is naar een ontwerper en minder naar een ontwerp, kan deze fase zelfs al volstaan om een keuze te maken.”

“In deze eerste fase kunnen ook een aantal referenties opgevraagd worden. Een belangrijke kanttekening daarbij is dat we de termijn daarvoor willen verlengen. Nu is het wettelijk bepaald referenties van de laatste drie jaar op te vragen. Men kan daarvan afwijken, maar niet zonder motivatie. In de bouwwereld is dit compleet absurd. Een doorlooptijd van een bouwproject is veel langer, zeker als we spreken over ziekenhuizen, scholen of overheidsgebouwen. Slechts een beperkt aantal kantoren in België kunnen dergelijke referenties voorleggen. Dit laat geen mogelijkheid voor architecten om hun opdrachtenportefeuille te doen groeien en zet kantoren onder druk om veel gelijksoortige projecten binnen een te korte tijdspanne aan te nemen. Het is ook voor de opdrachtgever niet opportuun gezien het de concurrentie minimaal maakt.”

“Heeft de opdrachtgever nood aan een projectspecifieke visie of echt aan een ontwerp, dan kan men aan een beperkt aantal architecten in een tweede fase bijvoorbeeld een visie, een schetsontwerp of in uitzonderlijke gevallen zelfs een voorontwerp vragen. Voor een Design and Build kan dit laatste bijvoorbeeld nodig zijn. Hierbij is het noodzakelijk duidelijk te definiëren wat de maximale delivereables zijn. Het gaat bij een visie bijvoorbeeld niet om ontwerppresentaties met 3D’s, uitgewerkte plannen of schetsen. Het gaat wel over het beschrijven van een projectspecifieke aanpak in een maximaal aantal tekens, pagina’s, … Die maxima moeten ook worden afgedwongen o.a. om architecten tegen zichzelf te beschermen.”

“Om onnodig werk voor zowel architect als opdrachtgever te vermijden, stellen we voor in die tweede fase de kandidaten te beperken tot drie deelnemers. Volgens wetenschappelijk onderzoek is drie een optimum. Een vierde of een vijfde partij daarbij voegen, geeft geen toegevoegde waarde.”

Faire vergoeding

Silvia De Nolf: “Die bewuste aanpak in twee fasen, geeft het voordeel dat de gevraagde prestaties verminderen in wedstrijdfase. Dit maakt het betaalbaar voor de opdrachtgever om een eerlijke vergoeding te bieden. Want ook dat is essentieel voor de verbetering van de wedstrijdcultuur.”

Eline Debast: “De biedvergoeding is intussen verplicht. Die wetswijziging is een verwezenlijking van ons team bij NAV. Maar het bedrag ervan staat nog steeds op losse schroeven. De opdrachtgever kan dus kiezen hoeveel biedvergoeding ze koppelen aan die tweede fase. We zijn blij dat er op zijn minst een bewustwording is, maar dit is zeker nog niet optimaal. Als NAV blijven we daar dan ook heel hard aan werken.”

Silvia De Nolf: “Ons voorstel voor het bedrag van die biedvergoeding is 80% van het werkelijk geleverde werk. Momenteel botsen we daar nog een beetje met de overheid. Zij vinden dat veel, maar dat moet vooral een incentive zijn om minder te vragen.”

Meer ontwerpvisies en minder voorontwerpen

Eline Debast: “Ook voor overheden en opdrachtgevers zelf, is deze manier van werken kostenbesparend op verschillende vlakken. Het vragen van een uitgewerkt voorontwerp in wedstrijdfase impliceert dat de opdrachtgever op voorhand een heel gedetailleerd programma moet hebben. We zien dat dit in de praktijk vaak niet het geval is. Met als gevolg dat de voorgestelde ontwerpen niet voldoen aan wat men voor ogen had of op zijn minst nieuwe vragen oproept. Dan moeten ze vijf tot soms zelfs tien ontwerpen beoordelen. Dit alles vraagt tijd en kennis van zaken.”

Silvia De Nolf: “Ook op lange termijn kan een betere wedstrijdformule kostenbesparend werken. We horen van heel veel overheidsopdrachten dat de realisatiekosten een stuk duurder uitkomen dan voorzien. Dat komt veel minder voor met een ontwerp dat in overleg met de opdrachtgever en over een realistische tijdsspanne gemaakt is. Het is dan veel makkelijker om af te checken of het programma van eisen wel voldoet aan het budget of omgekeerd. Samen kunnen ze dan het programma van eisen aanpassen aan het budget.”

Kiezen voor een ontwerper in plaats van een ontwerp

Silvia De Nolf: “Met een project dat in wedstrijd is goedgekeurd, gaat dat niet zomaar. Dat ontwerp is goedgekeurd, niet de ontwerper. Een goed voorbeeld daarvan is het casino in Middelkerke. Daar kon achteraf niet veel meer aangepast worden omwille van juridische redenen. Het maakt een project juridisch heel kwetsbaar en laat de deur open voor procedures en vertragingen.”

Eline Debast: “Op die manier motiveren we opdrachtgevers om te kiezen voor een ontwerper en niet voor een ontwerp. Eigenlijk moet er een klik zijn tussen beide partijen. Het ontwerpproces wordt belangrijker dan het ontwerp. Dat is positief. Anders reduceer je een architect tot het volgen van een programma van eisen. Een architect kan veel meer dan dat. Een ontwerper kan opdrachtgevers bijstaan in het definiëren van de optimale ontwerpopdracht.”

“We merken dat dit ook een moeilijk punt is voor architecten zelf. Voor de inrichting van ons nieuwe kantoor in Gent, schreven we ook een wedstrijd uit volgens deze principes om dit te toetsen aan de praktijk. We botsten op feedback van een aantal architecten die zich beperkt voelden. Architecten zijn heel visueel ingesteld en werken vaak liever met beelden en schetsen in plaats van woorden. Aan het eind van het traject kregen we wel positieve commentaren. Met een beperkte inspanning hadden ze het gevoel een reële kans gehad te hebben om de wedstrijd binnen te halen. In die zin willen we met die maatregelen ook de architect zelf beschermen. Het is ook een cultuur die moet veranderen.”

Nieuwe aanstellingsleidraad voor de Vlaamse overheid

Welke concrete acties nemen jullie om dit te bereiken?

Silvia De Nolf: “Voor het facilitair bedrijf van de Vlaamse overheid hebben we een aanstellingsleidraad opgemaakt waarin al deze zaken zijn opgenomen. Het facilitair bedrijf is de beheerder van het onroerend goed van de overheid en schrijft veel aanbestedingen uit. Zij hebben ook een draaiboek ‘overheidsopdrachten’ op de website staan. Ons doel is die aanstellingsleidraad in het draaiboek van de overheidsopdrachten te laten opnemen. Want dat draaiboek dient om andere overheden de nodige informatie te verlenen. Kleinere gemeentes, steden en vzw’s kunnen op die manier vinden hoe ze een overheidsopdracht kunnen aanbesteden. Op die manier kunnen we heel veel opdrachtgevers bereiken die het draaiboek overheidsopdrachten gebruiken.”

Eline Debast: “We proberen de overheden bij de hand te nemen door middel van een beslissingsboom om te bepalen welke wedstrijdformule ideaal is voor dat specifiek project en hoe men dit in de markt kan zetten, welke juridische procedures er moeten gevolgd worden. Daarbij hoort ook telkens een kosten-batenanalyse, want elke keuze heeft natuurlijk zijn voor- en nadelen. Opdrachtgevers hierop wijzen, kan hen helpen om te kiezen voor een procedure die echt aansluit bij hun noden. Idealiter wordt dat een webtool, waarbij men heel eenvoudig de stappen kan volgen.”

Sensibiliseren van de overheid en opdrachtgevers

Silvia De Nolf: “Daarnaast is het de bedoeling dat we andere overheden kunnen sensibiliseren. Zo zouden we in de toekomst ook de Regie der Gebouwen kunnen benaderen omdat zij federaal werken.”

Eline Debast: “Dat sensibiliseren doen we ook op een andere manier. Als we op een wedstrijd stoten die niet volgens deze best practices opgesteld is, dan schrijven we die overheden aan en proberen we hen duidelijk te maken wat de effecten daarvan zijn op de sector. We staan via de helpdesk ook onze leden zelf bij om te duiden welk zaken juridisch niet correct zijn en welke niet volgens de principes lopen. We doen daarbij ook een beroep op externe adviseurs die gespecialiseerd zijn in overheidsopdrachten. Dit alles zullen we blijven doen. We zijn ervan overtuigd dat als we op de nagel blijven kloppen, verandering mogelijk is.”

Triene

Triene Gheysens

Ir.-architect en copywriter

Gerelateerde artikelen