Sinds 2014 is de aanwezigheidsregistratie op werven een vast gegeven in de bouw. De aanwezigheidsregistratie werd verplicht omwille van een groeiend probleem van sociale fraude, waarbij buitenlandse arbeiders illegaal werden gedumpt op bouwwerven, zonder enige sociale bescherming.

De aanwezigheidsregistratie is van toepassing voor alle werken boven het drempelbedrag van 500.000 euro excl. btw.

  • Als er meerdere nevenaannemingen zijn, dan moeten die voor de bepaling van het bedrag van de werken allemaal worden opgeteld.
  • Naast aannemers, moeten ook de bouwdirectie ontwerp en uitvoering en de veiligheidscoördinatoren zich registreren. Onder bouwdirectie worden ook de architecten bedoeld.

Architecten eerst vrijgesteld, dan weer niet

In 2016 werden architecten vrijgesteld van de aanwezigheidsregistratie. Dit gedoogbeleid kwam er na een tussenkomst van NAV bij toenmalig minister Kris Peeters.

Maar in 2021 trok de nieuwe minister van Werk Pierre-Yves Dermagne hier een streep door. Hij trok het gedoogbeleid met onmiddellijke ingang in.

Momenteel ben je dus verplicht om je voor elke werf boven het drempelbedrag en voor elk werfbezoek te registreren. De boetes kunnen heel hoog oplopen als je dit niet doet. De strafrechtelijke boetes bedragen 800 tot 8.000 euro en de administratieve boetes variëren tussen de 400 en 4.000 euro. Meestal wordt overgegaan tot een administratieve boete.

Werfmelding

Vooraleer er een aanwezigheidsregistratie kan gebeuren moet de werf eerst gemeld worden. De werfmelding is niet hetzelfde als de aanwezigheidsregistratie en gebeurt via een andere online toepassing.

De werfmelding moet gebeuren door de hoofdaannemer. Als er geen hoofdaannemer is, dan gaat deze taak over op de eerste aannemer op de werf. De werfmelding moet gebeuren voor

  • elke werf vanaf 5.000 euro excl. btw met minstens één onderaannemer;
  • of voor elke werf vanaf 30.000 euro excl. btw.

De werfmelding gebeurt elektronisch vóór het begin van de werken, via de portaalsite www.socialezekerheid.be.

In de werfmelding worden de verschillende onderaannemers of nevenaannemers toegevoegd. De architect wordt gemeld door de hoofdaannemer onder de rubriek ‘Bouwdirecties’. Het unieke werfmeldingsnummer wordt dan doorgegeven aan de architect en aan alle onderaannemers. Als de werken niet gemeld zijn, kan je als architect ook geen aanwezigheidsregistratie doen.

Hoe kan je je aanwezigheid registreren?

Er zijn verschillende mogelijkheden om je te registreren.

  • Online, vooraf
    Je kan de onlinedienst van de overheid gebruiken. Je gaat hiervoor naar de website van de sociale zekerheid (www.socialsecurity.be) onder het tabblad ‘ondernemingen’. Daar vind je de link naar de toepassing van Checkinatwork. De toepassing werkt met een kaartlezer en de e-ID.
  • Smartphone
    Naast de onlinedienst op kantoor kan je ook gebruikmaken van de mobiele onlinedienst via de smartphone. Dan gebeurt de registratie via een scan van de QR-code die uithangt op de werf.
  • Online, op de werf
    Tot slot kan de hoofdaannemer ook een laptop op de werf voorzien om toegang te geven tot de toepassing.

De aanwezigheidsregistratie moet bij elk bezoek opnieuw gebeuren, vóór je de werf betreedt. We geven ook mee dat je je desgewenst ook tot 36 dagen vooruit kan aanmelden.

Met het unieke werfnummer kan je jezelf op de werf aanmelden in Checkinatwork.

  • Werknemers worden automatisch weergegeven en kan je selecteren in het tabblad.
  • Zelfstandige medewerkers verschijnen niet automatisch in die lijst. Zelfstandigen moeten worden ingegeven onder de optie ‘werknemer toevoegen’. Daar kan je het rijksregisternummer en/of het ondernemingsnummer van het kantoor ingeven. De toepassing voegt deze zelfstandige medewerkers dan toe aan het kantoor, zodat je ze dan bij een volgende aanmelding kan selecteren. Je krijgt dan de foutmelding "Dimonanummer niet gekend voor deze werknemer", maar deze foutmelding mag je negeren.

Veel voorkomende vragen

Hoe moet ik andere architectenbureaus ingeven?

Onderaannemers en nevenaannemers zoals andere architectenbureaus geef je best niet volgens bovenstaande oplossing in. Je kan beter het unieke werfmeldingsnummer doorgeven aan de betrokken bureaus, waarna zij hun eigen aanwezigheidsregistratie in Checkinatwork doen. Hiervoor vullen zij het werfmeldingsnummer in bij ‘werf toevoegen’. Er kan dan gevraagd worden aan de aannemer om deze architecten toe te voegen bij de opmerkingen in de werfmelding.

Is het een probleem als de medewerker toch niet opdaagt na een registratie?

Maandelijks de aanwezigheden doorgeven is alleen verstandig als je redelijk zeker bent van de aanwezigheden. Als een medewerker geregistreerd is en om een of andere reden toch niet aanwezig kan zijn, dan moet je dat aangeven in de toepassing. Als je op de naam klikt, kan je selecteren dat de persoon toch niet aanwezig zal zijn. Hierbij moet je de reden van afwezigheid aangeven. Voor architecten kan hier bv. administratieve redenen gekozen worden.

De opdrachtgever vraagt ons om de aanwezigheidsregistratie van de hoofdaannemer en onderaannemers te controleren. Maar valt dat onder onze verantwoordelijkheid?

De check-ins van de hoofdaannemer en de onderaannemers controleren behoort niet tot de verantwoordelijkheden van de opdrachtgever van de werken, van een studiebureau of van de bouwdirectie belast met het ontwerp of met de controle op de uitvoering.

De aangevende aannemer die optreedt als bouwdirectie belast met de uitvoering, is verantwoordelijk voor de organisatie van de aanwezigheidsregistraties op een werkplaats van de personen die tot zijn of haar keten behoren.

De hoofdaannemer is dus verantwoordelijk voor de aanwezigheidsregistratie van de personen binnen zijn of haar eigen keten van onderaanneming. Wat Checkinatwork betreft, kan de hoofdaannemer contractueel vastleggen dat zijn of haar onderaannemers zelf moeten instaan voor de registratie van hun eigen personeel en dat van hun eventuele onderaannemers.

Maar strikt juridisch blijft de hoofdaannemer steeds medeverantwoordelijk, dus in dat geval moet hij of zij wel nog controleren of diens onderaannemers de check-ins effectief versturen.

De aanwezigheidsregistratie is verplicht voor werken boven de 500.000 euro. Wat als de raming lager was, maar het drempelbedrag overschreden wordt tijdens de werken?

Als het bedrag lager is dan 500.000 euro, gebeurt er verder geen aanwezigheidsregistratie. Maar als de kostprijs tijdens de werken boven de 500.000 euro gaat, is de aanwezigheidsregistratie wél vereist. Je vraagt dan het unieke werfmeldingsnummer aan de eerste aannemer die de aangifte heeft gedaan. Alle aannemers en de architect moeten vanaf dit moment hun aanwezigheidsregistratie uitvoeren.

Hoe gebeurt de registratie van een werf waarbij tegelijkertijd een tweewoonst nieuw gebouwd wordt? De twee woningen hebben een aparte bouwheer. Elke woning wordt gerealiseerd voor een bedrag onder de 500.000 euro, maar voor de twee woningen samen is het bedrag hoger dan 500.000 euro.

Aangezien de aangifte van de werken op het contractuele niveau tussen bouwheer en aangevende aannemer moet gebeuren, is het hier niet mogelijk om slechts één werkmelding te doen. De twee woningen hebben immers verschillende opdrachtgevers (normaal gezien zijn er dus ook twee bouwvergunningen) en bijgevolg dient de eerste aangever ook twee werkmeldingen te doen. Of deze bouwplaatsen onderworpen zijn aan de verplichte aanwezigheidsregistratie hangt vervolgens af van de respectievelijke bedragen.

Wat met de aanwezigheidsregistratie als de klant een doe-het-zelver is?

Als privépersonen hun eigen woning bouwen, zijn er twee scenario’s:

  1. Particulieren bouwen hun eigen huis zonder een beroep te doen op een aannemer of andere ondernemingen/zelfstandigen. In deze situatie is er geen meldingsplicht van de werken en dus geldt er evenmin Checkinatwork.
  2. Particulieren bouwen hun eigen huis maar doen voor bepaalde fases wel een beroep op een aannemer of andere ondernemingen/zelfstandigen. Zodra er een aannemer werken uitvoert aan dit project moet er een werkmelding ingediend worden. Als de bouwplaats onderworpen is aan de verplichte aanwezigheidsregistratie, moeten alle personen die geviseerde werken uitvoeren (dus ook privépersonen) én de vertegenwoordigers van de bouwdirecties hun aanwezigheid registreren. De eigenaar kan een check-in doen met diens rijksregisternummer en het KBO-nummer van de aangevende aannemer. Uiteraard zal dit een opmerking genereren in Checkinatwork, maar gezien de uitzonderlijke situatie is dat normaal en mag deze genegeerd worden.

Je moet ingelogd zijn om deze pagina te kunnen raadplegen.

Login

Nieuwe account aanmaken?

Silvia

Ir.-arch. Silvia De Nolf

Adviseur studiedienst

NAV

Gerelateerde artikelen