Regelmatig duiken er problemen op bij architecten die een eerste gesprek hebben gehad met een potentiële opdrachtgever en een voorontwerp maken of zelfs een stedenbouwkundige vergunning verkrijgen zonder dat er hiervoor iets op papier is vastgelegd. Veel architecten en ook opdrachtgevers gaan ervan uit dat een mondeling akkoord wel volstaat. Je wil laten zien dat je flexibel en constructief bent, niet iemand die meteen met een papier zwaait.

Wat als het misloopt?

Stel: de opdrachtgever verandert van gedacht of vindt dat jij “zomaar wat getekend hebt” en weigert te betalen. Zonder tastbaar bewijs van jullie afspraak heb je geen poot om op te staan. Zeker niet als je je ereloon via juridische weg wil afdwingen.

Overeenkomstig artikel 1315 van het oude Burgerlijk Wetboek geldt de algemene bewijsregel dat “hij die de uitvoering van een verbintenis vordert, het bestaan daarvan moet bewijzen” – in dit geval dus de architect. In het nieuwe Burgerlijk Wetboek werd deze regel geherformuleerd in artikel 8.4 van Boek 8: “Hij die meent een ander in rechte te kunnen aanspreken, moet de rechtshandelingen of feiten bewijzen die daaraan ten grondslag liggen (…)”.

Wat helpt jou wél vooruit?

Je zal dus als architect moeten kunnen aantonen dat er een overeenstemming bestaat tussen jou en de opdrachtgever met betrekking tot het voorwerp en de prijs van enige overeenkomst en dat de prestaties zijn geleverd op vraag en voor rekening van de opdrachtgever.

Tot en met 3.500 euro kan je dit aantonen met zogenaamde 'alle middelen van recht'. Dat wil zeggen dat je dus niet per se een schriftelijke overeenkomst nodig hebt; ook mailverkeer, sms-berichten of WhatsApps waaruit blijkt dat de opdrachtgever akkoord ging met je voorstel kunnen volstaan. Is je opdrachtgever geen consument? Dan gelden deze regels zelfs voor opdrachten boven de 3.500 euro.

Toch raden wij aan om de gemaakte afspraken vast te leggen in een effectieve voorontwerpovereenkomst. Daarin beschrijf je kort en krachtig wat jij precies doet in deze fase, wat je daarvoor aanrekent en wat er gebeurt als de samenwerking eventueel zou stoppen. Neem hierin ook afspraken rond auteursrecht over je ontwerp op. Zo voorkom je discussies over details en moet je niet wakker liggen over het bewijs van je afspraken.

Niet onbelangrijk: indien je als architect een discussie hebt over het invorderen van je ereloon en je hebt een rechtsbijstandsverzekering die deze discussies dekt, dan zal de verzekeraar van deze polis in principe enkel juridische bijstand verlenen op voorwaarde dat er een geschreven overeenkomst bestaat. Deze voorwaarde zal vermeld staan in de Algemene Voorwaarden van je verzekeringspolis.

Kortom: durf professioneel te zijn, van bij het begin. Dat is geen teken van wantrouwen, maar van vakmanschap.

Tekst opgemaakt door Ides Ramboer. Eindredactie door Eline Debast, juridisch adviseur NAV.