“Omgevingsmanagement verhoogt de kans op slagen van een project”

Vergunningsdossiers lopen steeds vaker vast, ook wanneer het ontwerp inhoudelijk sterk is en de procedure correct wordt gevolgd. De gemengde expertencommissie vergunningen schuift daarom de omgevingsmanager naar voren als schakel tussen project en omgeving. Wat betekent dat voor architecten, die vaak tussen initiatiefnemer, overheden en andere betrokkenen opereren?

We vroegen het aan Veerle De Beuckeleer en Marian Mys, die elk vanuit hun praktijkervaring een duidelijke visie hebben op waar het vandaag spaak loopt en waar mogelijke oplossingen liggen. Marian vertrekt vanuit haar ervaring als omgevingsambtenaar en als architect-adviseur ruimtelijke ordening. Veerle brengt haar expertise als omgevingsbemiddelaar, aangevuld met ervaring in beleidswerk bij de Vlaamse overheid en als algemeen directeur van lokale besturen.

Veerle en Marian, jullie hebben allebei jarenlange ervaring in omgevingsprocessen. Wat gaat er fout in de vergunningsdossiers die vandaag vastlopen?

Veerle De Beuckeleer: “Vandaag ligt de focus sterk op het ontwerp en de procedure. De context wordt onvoldoende meegenomen, terwijl daar net de sleutel ligt om dossiers een doorstart te geven. Het gaat daarbij niet alleen over communicatie of participatie van inwoners. Omgevingsmanagement gaat in essentie over het volledige krachtenveld rond een project: initiatiefnemer, politici, administraties. In het netwerk van alle betrokkenen uit die organisaties ontstaan vandaag de grootste knelpunten én kansen.”

Marian Mys: “Zeker in kleinere gemeenten is dat nog scherper. Daar bevinden ambtenaren, beleid en burgers zich dicht op elkaar. De personeelscapaciteit is beperkt, terwijl de regelgeving steeds complexer wordt en de burgers veeleisender. In veel gevallen is daar één omgevingsambtenaar verantwoordelijk voor de advisering aan het college, zowel voor eenvoudige als complexe dossiers. Dat maakt het systeem kwetsbaar.”

Niet enkel bij grote projecten

De expertencommissie stelt voor om een omgevingsmanager aan te stellen in het vergunningsproces. Een goede zaak?

Veerle: “Het is een goede zaak dat de commissie het strategisch belang van omgevingsmanagement voor een omgevingsvergunning onderstreept. Net zoals het ontwerp en de juridische toets verdient ook de ‘procesarchitectuur’ de nodige aandacht. Belangrijk: omgevingsmanagement is volgens mij breder dan de rol van omgevingsmanager. Het is iets waar alle betrokkenen verantwoordelijkheid voor dragen. Een aparte rol kan helpen, maar is niet altijd noodzakelijk of hoeft niet altijd uitgebreid te worden ingevuld.”

Hoe wordt omgevingsmanagement vandaag al toegepast, en waar zitten de lacunes?

Veerle: “Vandaag kennen we de intendanten bij grote Vlaamse infrastructuurprojecten. Belangrijk is dat we omgevingsmanagement niet herleiden tot de taak van één persoon of enkel inzetten bij zo’n groot project.

Het is eerder een andere manier van werken die al bij de eerste schets begint: je kijkt niet alleen naar het ontwerp, maar ook naar het proces: de betrokken actoren en hoe je overleg en communicatie organiseert. In Nederland is er al de traditie om dit in een omgevingsmanagementplan te beschrijven, waarbij de vergunningsprocedure een onderdeel is en niet de leidraad.”

Marian: “Veel van die elementen zitten vandaag al impliciet in processen zoals bij de opmaak van een RUP, waar je werkt met een procesnota. Alleen trekken we die aanpak nog te weinig door naar vergunningsdossiers. Het gebeurt dus al wel, maar zonder duidelijke structuur of benaming.”

Architect moet niet alles zelf doen

Architecten belanden nu vaak in een bemiddelende rol. Moeten zij die rol volgens jullie opnemen, of ligt die verantwoordelijkheid bij een externe?

Marian: “Het wordt problematisch als we verwachten dat architecten die rol structureel opnemen. Ze moeten vandaag al regelgeving opvolgen, ontwerpen en de uitvoering coördineren. Als je daar ook nog per definitie de coördinatie van het overleg tussen alle betrokken diensten en omwonenden bij legt, wordt het gewoon te veel.”

Veerle: “Het gaat er niet om dat architecten alles zelf moeten doen, maar wel dat ze het proces mee bekijken en bespreekbaar maken. Dat is vandaag vaak de missing link. In de praktijk kan dat heel concreet: een gesprek organiseren met de gemeente over het proces en niet alleen over het ontwerp, samen met de opdrachtgever de aanpak bepalen.”

Marian: “In de praktijk werken architecten meestal via vooroverleg met de gemeente en toetsen ze het ontwerp af. Dat is al een vorm van participatie in je ontwerpfase. Hoe ver je daarin moet gaan, is vandaag niet altijd duidelijk. Moet je als architect bij elk project de buurt gaan bevragen? Je moet de omgeving en context begrijpen, maar dat is iets anders. De inschatting van wanneer en hoe je stakeholders betrekt, kan een proces maken of bemoeilijken.”

Veerle: “Het gaat er niet om dat je standaard participatie organiseert, maar dat je bewust inschat wanneer en hoe je de omgeving betrekt. Daar kunnen een dienst omgeving, een communicatieambtenaar of een schepen bij helpen, en ook de opdrachtgever kan daar anderen voor inschakelen.”

Stap voor stap

Hoe vertaalt zich dat vandaag concreet naar de praktijk van de architect in het vergunningsproces?

Marian: “Voor architecten blijft het zoeken om je weg te vinden in procedures, adviserende administraties, adviesraden en politieke fora. Waar wordt nu wat finaal beslist en wat is dan belangrijk voor het ontwerp? Het is niet altijd duidelijk hoe je dat praktisch moet aanpakken. Ons architectenbureau werkt via vooroverleg met de gemeentelijke administratie. Soms wordt een ontwerp op een GECORO of in een kwaliteitskamer besproken, maar daar valt de beslissing niet. Hoe vind je hier je weg in en hoeveel besprekingen zijn er nodig?”

Veerle: “Voor mij begint het met bewustzijn. Kijk niet alleen naar het ontwerp en de regelgeving, maar ook naar de context en de betrokken partijen. Breng die in kaart en maak daarover afspraken met opdrachtgever en overheid. In de praktijk helpt het om dat stap voor stap te doen: eerst de stakeholders in kaart brengen, daarna afspraken maken over wat je samen wil bereiken en hoe je wil samenwerken, en pas daarna het traject en de vergunningstrategie verder uitwerken.”

Die onduidelijkheid speelt niet alleen voor architecten, maar ook binnen de overheid zelf. Waar ontstaat vandaag de meeste rolverwarring?

Marian: “Wanneer er onzekerheid is door de complexiteit van de regelgeving. Dan werkt een ambtenaar of politicus soms heel strikt binnen het wettelijke kader, terwijl er in werkelijkheid nog beleidsruimte is. Dan wordt een advies snel als vaststaand gezien, terwijl er eigenlijk nog afweging mogelijk is.”

Veerle: “Als je niet expliciet maakt waar de harde wettelijke grenzen liggen en waar beleidsruimte zit, wordt afstemming moeilijker. Er zijn vandaag ook uiteenlopende thema’s die met elkaar ‘in competitie’ gaan. Die verschillende maatschappelijke belangen worden vandaag nog onvoldoende benoemd en gewogen in de beoordeling voor een vergunning. Ik geef een voorbeeld om dit te illustreren. Er is nood aan extra kinderopvang, maar een crèche opstarten moet kwaliteitsvol gebeuren en vraagt een aanzienlijke investering. Logischerwijs zoekt zo’n initiatief een locatie nabij een school of woonwijk. Waar daar vroeger weinig discussie over was, duiken vandaag bij vergunningsaanvragen vragen op rond parkeren of het geluid van spelende kinderen. Het zou helpen om die afwegingen explicieter te benoemen, zowel tijdens een openbaar onderzoek als in de beoordeling door de omgevingsambtenaar en in de uiteindelijke besluitvorming van het college. Juridisch is dat vandaag misschien niet doorslaggevend, maar het is zeker ook niet uitgesloten. Dergelijke afwegingen overstijgen bovendien de dienst omgeving en raken aan het lokale beleid in zijn geheel, waardoor het wenselijk is om daar een meer genuanceerde dialoog over te voeren.”

Impact is niet hetzelfde als schaal

Jullie wijzen ook op kleinere projecten met grote impact. Waarom zijn die zo kwetsbaar?

Veerle: “Impact is niet hetzelfde als schaal. Een woonproject van 15 tot 20 eenheden kan in een dorpskern al heel gevoelig liggen. Die weerstand gaat vaak niet alleen over het project zelf, maar over onderliggende bezorgdheden: verlies van eigenheid, verkeersdruk, draagkracht van de buurt, ... Maar het kan ook intern complex zijn. Denk aan een onderneming die iets wil organiseren in een historisch gebouw, waar de omgevingsambtenaar plots moet afstemmen met een consulent Onroerend Erfgoed, Agentschap Natuur en Bos, ... Voor een lokaal bestuur zonder positieve ervaring met interbestuurlijk overleg zorgt dat voor onzekerheid.”

Kan je een concreet voorbeeld geven van een traject waarbij omgevingsmanagement de oplossing bleek?

Veerle: “In Zottegem werkte ik aan de heraanleg van een winkelstraat in het centrum. Bij de presentatie van het eerste ontwerp hadden handelaars een advocaat ingeschakeld, waarna het bestuur mij als omgevingsbemiddelaar aanstelde. Er waren duidelijke spanningen: het behoud van beschermde bomen tegenover noodzakelijke riolering, en discussies rond parkeren. Hoewel er samen met een studiebureau een evenwichtig ontwerp lag, waren niet alle diensten, inwoners en handelaars van bij de start betrokken. Het college gaf mij de tijd en het mandaat om met sleutelfiguren in gesprek te gaan en zo de uitdagingen en kansen scherp te stellen. Daar startte het omgevingsmanagement. De winkelstraat bleek historisch een belangrijke ontmoetingsplek waar verhalen gedeeld worden. Via een publiekscampagne verzamelden we die verhalen en koppelden we er meteen de vraag aan wat belangrijk is voor de heraanleg. Intern werd het projectteam versterkt en de voorzitters van adviesraden fungeerden als klankbord. Alle betrokkenen maakten duidelijke afspraken over de samenwerking. Zo kwam er opnieuw beweging in het dossier. Niet omdat iedereen akkoord was, maar omdat er opnieuw dialoog mogelijk werd. Dat is de essentie van omgevingsmanagement.”

Ook met beperkte middelen

Zo’n aanpak vraagt natuurlijk ook tijd en middelen. Wie zal daar volgens jullie voor moeten instaan?

Veerle: “Omgevingsmanagement is een vorm van preventie. Het verhoogt de kans op slagen van een project en kan vermijden dat je later in procedures of conflicten terechtkomt. Het hoeft niet zwaar of duur te zijn. Soms volstaan enkele gerichte gesprekken of sessies om duidelijkheid te creëren. Wie het initiatief neemt, draagt niet noodzakelijk alle uitgaven. Bij de start van een project is het nog even zoeken hoe een en ander georganiseerd wordt. Je kan afhankelijk van de schaal van het project of de impact op de omgeving met enkele partijen een klaverbladfinanciering opnemen. Dan verdeel je de uitgaven als er nood is aan een procesbegeleiding over een langere periode. Je merkt dat overheden ook nadenken om te investeren in omgevingsmanagement of een pool van omgevingsbemiddelaars.”

Marian: “Ik denk dat we daar nog een mentaliteitsshift moeten maken. Nog niet iedereen is vandaag al mee in dat verhaal. Het principe zou standaard ingebed moeten worden in een proces van idee tot uitvoering. De meerwaarde zal dan wel snel blijken.”

Een netwerk wordt belangrijker

Wat kan je als architect vandaag al doen?

Veerle: “Versterk je netwerk. Dat kan eenvoudig door eens een gesprek aan te vragen, niet over een concreet dossier maar om te begrijpen wat er lokaal speelt en waar de gevoeligheden liggen. Een lokaal bestuur kan dat ook één keer per jaar organiseren voor architecten en ondernemers. Dat maakt het makkelijker om concrete dossiers te bespreken.”

Marian: “Wees realistisch over je rol. Je hoeft niet alles zelf te doen. Zoek de samenwerking met opdrachtgever en overheid op en maak duidelijke afspraken.”

Tot slot: jullie leggen soms duidelijk andere accenten.

Marian: “Klopt. Als architect van opleiding heb ik al verschillende rollen opgenomen. Als ik voor het architectenbureau werk, leg ik ook andere accenten dan wanneer ik gemeentelijke omgevingsdiensten ondersteun. Het is fijn om verschillende perspectieven te bespreken. Daar leren we van bij. En soms is het gewoon we agree to disagree (lacht).”

Veerle: “En dat moet kunnen. De praktijk toont de uitdagingen, maar tegelijk groeit het besef dat een andere manier van werken nodig is om projecten vooruit te krijgen.”