E-handtekening: rechtsgeldig voor architectuurovereenkomsten?

De hamvraag: mag je een architectuurovereenkomst digitaal ondertekenen?

Het simpele antwoord: ja. Voor architectuurovereenkomsten geldt in België geen wettelijke verplichting tot een handgeschreven handtekening. Een digitale ondertekening is dus volledig aanvaardbaar, ongeacht het type e-handtekening (hou wel rekening met het verschil in bewijswaarde – zie verder).

Wil je je verdiepen in de wetgeving rond elektronische handtekeningen? 🤓 Dan verwijzen we je graag door naar artikel 8.1,3° van het Nieuw Burgerlijk Wetboek (NBW) en de Europese eIDAS-verordening.

Welke soorten e-handtekeningen zijn er? En hoe zit het met de bewijswaarde?

We onderscheiden drie soorten e-handtekeningen: gewone, geavanceerde en gekwalificeerde e-handtekeningen. Elke soort heeft een andere bewijswaarde.

1. Gewone elektronische handtekening

Voorbeelden: een gescande handtekening, een handtekening in een PDF zonder bijkomende controle, het invoeren van een pincode of wachtwoord zonder extra controle.

• Is principieel geldig, maar heeft de laagste bewijswaarde.
• Bij betwisting moet degene die zich erop beroept (bijvoorbeeld de architect) aantonen dat de handtekening authentiek is.

2. Geavanceerde elektronische handtekening (AES)

Voorbeelden: DocuSign, SignRequest, Odoo en gelijkaardige platformen die werken met identiteitscontrole, verificatie via sms-code, tweefactorauthenticatie, …

• Is principieel geldig
• Heeft een hogere bewijswaarde door technische waarborgen (audit trail, tijdstempels, IP-adres).
• Is nog steeds niet automatisch gelijkgesteld met een handgeschreven handtekening, maar is in de praktijk wel sterker dan bijvoorbeeld een gescande handtekening.
• Bij betwisting moet degene die zich erop beroept (bijvoorbeeld de architect) aantonen dat de handtekening authentiek is.

3. Gekwalificeerde elektronische handtekening (QES)

Voorbeelden: eID, itsme®-ondertekening.

• Is principieel geldig.
• Biedt de hoogste rechtszekerheid.
• Wordt automatisch gelijkgesteld met een handgeschreven handtekening.
• Bij betwisting ligt de bewijslast bij de tegenpartij (bijvoorbeeld de opdrachtgever).

Is een gescande handtekening ook een elektronische handtekening?

We verklapten het antwoord hierboven al: ja. Een gescande handtekening geldt als een gewone e-handtekening en kan dus bewijswaarde hebben.

De bewijspositie wordt sterker wanneer de opdrachtgever in een e-mail bevestigt dat hij het ondertekende document zelf in bijlage heeft toegevoegd. Wil je meer weten over de bewijswaarde van e-mails? Check dan dit artikel dat we hierover schreven.

Is het zinvol om een ondertekeningsplatform te gebruiken?

We noemden al enkele platformen. Voor veel architecten zijn die zeker interessant.

Digitale ondertekeningsplatformen:

• verhogen de bewijswaarde van de handtekening;
• bieden een duidelijk audit trail;
• versnellen de administratieve opvolging;
• zijn handig bij het beheren van meerdere overeenkomsten.

Daar staat een kostprijs tegenover. Het nut hangt dus af van:

• hoeveel overeenkomsten je afsluit;
• je administratieve workflow;
• het type opdrachtgevers waarmee je werkt.

Zijn er uitzonderingen?

Ja. In sommige domeinen, zoals overheidsopdrachten, gelden specifieke regels en wordt vaak een gekwalificeerde elektronische handtekening verplicht.

Raadpleeg in die gevallen de relevante regelgeving.

Samengevat

• Alle elektronische handtekeningen zijn in principe geldig.
• Alleen een gekwalificeerde elektronische handtekening is automatisch gelijkgesteld aan een handgeschreven handtekening.
• Voor architectuurovereenkomsten zijn zowel gewone als geavanceerde e-handtekeningen bruikbaar, maar geavanceerde of gekwalificeerde handtekeningen bieden veel sterkere zekerheid.
• Digitale ondertekeningsplatformen zijn een efficiënte en juridisch veilige keuze, maar hebben een kostprijs. Weeg dus de voordelen af tegen deze kostprijs.